Na nákup s iPhonem

Pokud používáte iPhone, může se vám hodit tip na zajímavou aplikaci pro tvorbu nákupních seznamů. Jste-li "GTD pozitivní", nejspíš máte ve svém systému několik nákupních seznamů pro různé typy obchodů jako je hypermarket, sport, hobbymarket, knihkupectví a nejspíš pro jejich vedení používáte stejný software jako pro ostatní GTD seznamy. Nebo možná požíváte standardní "Notes" na iPhonu. Já jsem také dříve všechny nákupní položky evidoval spolu s ostatními, nejprve v RTM, posléze v aplikaci Life Balance, kterou používám nyní. Nicméně aby se nehromadily položky typu "koupit mléko", "koupit jogurty" atd. a seznam neúměrně nenarůstal, používal jsem vždy jeden záznam (úkol) pro daný kontext, např. "@Potraviny" a jednotlivé nákupní položky jsem pak uváděl do poznámky.

Existuje však pohodlnější řešení - specializované aplikace na nákupní seznamy. Je jich hodně, bezplatných i placených - nijak jsem složitě nevybíral a zvolil jsem tu, co v dané době byla uváděna jako nejoblíbenější. Jde o bezplatnou aplikaci ShopShop.
Výhodou je především obrovská ergonomie, jak při vytváření seznamu, tak při vlastním pobíhání po obchodě.

          

K hlavním vlastnostem:

• Program si pamatuje již jednou vložené položky, takže pokud jednou vložíte "mléko", příště ho jen klepnutím vyberete ze seznamu (můžete zadat i množství) nebo pokud máte seznam delší, rychle se k položce dostanete tak, že začnete psát začátek textu. Po pár nákupech máte seznam dobře naplněný a vytvoření seznamu před běžným nákupem je otázkou několika vteřin.
  
• Díky tomu, že jsou k dispozici již použité položky, nemusíte také příliš přemýšlet, když vyrážíte na pravidelné doplnění zásob do ledničky a kuchyně - a také na nic důležitého nezapomenete. Nemusíte si vzpomínat "co tak ještě", ale vyberete ze seznamu.
  
• Položkám snadno posouváním můžete nastavit pořadí - to se hodí, pokud např. víte, že po vstupu supermarketu, kam chodíte pravidelně, je zelenina a ovoce, potom jogurty a sýry atd... Neběháte potom po obchodě sem a tam, případně nemusíte seznam procházet opakovaně jako když ho máte nesetřiditelný napsaný rukou na lístku papíru (který na rozdíl od mobilu taky snadnějí někde založíte - aspoň já tedy ano, a zkuste si pak prozvonit papír z druhého papíru :-).
  
• V prodejně pak po vložení zboží do košíku položku přeškrtnete, od vyřízených položek můžete seznam pročistit tlačítkem Clear. Vše je velmi rychlé a nemusíte stojíce u regálu něco složitě řešit.
  

Aplikace je jednoduchá a jednoúčelová - ten jeden účel ale plní dokonale a jak už jsem zmínil, vše je opravdu velmi ergonomické. Jedinou nevýhodnou je snad fakt, že seznam použitch položek je společný pro všechny nákupní seznamy (těch může být více a můžete si je pojmenovat), takže při zadání položky "křížový šroubovák" do seznamu hobbymarketu se bude nabízet i při vytváření seznamu na nákup potravin ... Mně osobně tato věc ale moc nevadí, protože ShopShop používám opravdu jen pro nákupy v potravinách, ostatní věci k nákupu vedu v Life Balance, protože se obvykle vztahují k nějakým projektům, takže je mám pro přehlednost u nich.

Pokud používáte iPhone a zatím žádnou nákupní aplikaci nevyužíváte, ShopShop určitě zkuste.

Timemanagement není o minutách

Je zajímavé, kolik prostoru se v literatuře nebo na seminářích o timemanagementu věnuje technikám, umožňujícím zaplnit časové mezery, využít každou minutu. Znám také pár lidí, co takhle fungují - prostor mezi většími úkoly vyplní za každou cenu nějakou aktivitou. Stejně tak pokud dělají nějakou činnost, kde nemůžou přímo pracovat na nějakém úkolu, třeba při řízení auta, vyplní tanto "hluchý" čas beze zbytku telefonáty, poslechem audioknih atd.
Aby jsme si rozuměli - čas je určitě dobré a potřebné využívat efektivně a pokud těch časových mezer je moc a nebo jsou dlouhé, je samozřejmě přínosné je zaplnit. Nesmí to ale jít přes určitou zdravou míru - a to především proto, že také potřebujete nějaký čas na přemýšlení.
Vím o čem mluvím, sám jsem v určitém období dosáhl takové "dokonalosti" ve yužívání pracovního času (tedy ve smyslu jeho vyplňování úkoly, ne ve smyslu skutečně efektivního využítí, proto ta "dokonalost" v uvozovkách ...), že jsem začal cítit, že to co mi vlastně chybí, je čas na přemýšení ... I když se člověk snaží mít mind like water, ten průběžný brainsorming je také užitečný a pak si člověk naopak nemusí vyhrazovat čas na "promyšlení projektu XY". Takže ta časová mezera je nakonec taky využita, na přemýšlení.
Někdy i jen tak, na volné přemítání, mně ale přitom mnohdy napadají ty nejlepší myšlenky.
Je to o tom, nevyplňovat časové mezery drobnými úkoly fanaticky, ale jen pokud je to přínosné.

Timemanagement není o minutách, ale o prioritách.

Life Balance - skvělá aplikace pro time management

Pokud pro organizaci času a úkolů používáte metodiku Getting Things Done, možná jste zjistili, že zvládáte daleko víc věcí na nižší úrovni, tj. jednotlivých drobných úkolů a povinností, na druhé straně ale možná máte pocit, že se nedostatečně věnujete věcem, které pro vás jsou dlouhodobé priority. GTD uplatňuje přístup zdola nahoru, tj. díky zvládnutí záplavy drobných úkolů by jste měli mít více času a energie na vyšší úrovně organizace času, jako je stanovení hodnot, priorit, dlouhodobých cílů apod. Této části se autor David Allen ve své knize věnuje poměrně okrajově - ne proto, že by tato část měla menší význam (to právě naopak), ale spíše proto, že přístupu shoda dolů (tj. od hodnot k cílům a od nich k úkolům) se věnuje celá řada dalších autorů (doporučit lze určitě klížky Stephena Coveye nebo Jacka Canfielda).

Při uplatňování GTD se však můžete občas dostat do situace, že ve snaze vyřešit co nejvíce úkolů (tj. odškrtnout co nejvíce položek na vašich To Do listech pro jednotlivé kontexty) spadnete do pasti řešení věcí neprioritních - možná urgentních, ale bez větší vazby na vaše dlouhodobé cíle. Budete tak produktivnější z hlediska kvantity, ne však efektivnější z hlediska  zaměření na priority. Důvodem je to, že kdykoliv se rozhodujete, jakou další práci vykonáte v daném kontextu (v práci, u počítače, doma ...), po přihlédnutí k času a energii, kterou máte k dispozici, by jste měli zvolit úkol s nejvyšší prioritou - toto rozhodování musíte dělat stále znovu a znovu, přičemž se spoléháte především na svoji intuici.
Tento postup má svoje úskalí, časem nejspíše narazíte na to, že když se podíváte zpět na uplynulý den, týden nebo měsíc, splnili jste spoustu úkolů, ale mnoho prioritních věcí zůstalo stát. Permanentní rozhodování o prioritách je poměrně náročné, protože svým způsobem vyžaduje mít v hlavě pro okamžik rozhodnutí všechny relevantní projekty a cíle - avšak držení věcí v hlavě je jedna z věcí, kterou se GTD naopak snaží potlačit. Problém rizika nižšího zaměření na priority je podle mého jedním z hlavních úskalí aplikace GTD.

Proč o tom píšu? Protože jsem narazil na zajímavé řešení tohoto problému, kterým je aplikace Life Balance . Jedná se o software pro správu úkolů a času pro Windows, Mac, Palm a iPhone. Z mého pohledu se jedná vlastně o implementaci GTD, avšak s několika velmi zajímavými vlastnostmi.

Jak Life Balance funguje? Základem je část, nazvaná Outline, kde si ve stromové struktuře nadefinujete jednotlivé oblasti života, např. práce, rodina, zdraví/kondice, osobní rozvoj atd. Ty se pak dále větví na projekty, podprojekty (do libovolné hloubky) a nakonec na jednotlivé úkoly. U každého úkolu tak ve stromu jasně vidíte jeho vazbu směrem nahoru až k nejvyšší úrovni. Příkladem může být vaše práce, která se dělí na jednotlivé oblasti - řekněme že jste majitelem firmy a tu si v Life Balance rozdělíte na Finance, Obchod, Marketing, Logistiku, Provoz, Personalistiku atd. Toto větvení dále rozčleníte, např. Marketing na venkovní reklamu, péči o stálé zákazníky a web. Takto můžete postupuvat dále, a hloubka může být pro různé větve odlišná, dle potřeby. K jednotlivým oblastem pak můžete přidat aktuální projekty, k nim pak úkoly. Úkolem je položka nejnižší úrovně, tedy taková položka, která již nemá podpoložky. To mimochodem přesně odpovídá filozofii GTD, neboť pokud daná záležitost vyžaduje více kroků (akcí), jde o projekt. V LB tak stačí úkolu přidat podúkol a hned se z něj stává projekt. Allen by zaplesal :-)

Pro jednotlivé položky se v LB nastavuje jednak důležitost (importance), a to velmi zajímavým způsobem - posuvníkem. Nemusíte tedy uvažovat o prioritě v intencích A/B/C nebo 1-5 apod. ale prostě pocitově posunete posuvník mezi minimální hodnotou none na levé straně a maximální essential na pravé staně. Ale pozor. Nejde o prioritu, ale důležitost - rozdíl vysvětlím za chvíli. A další podstatná věc: důležitost (nebo chcete-li význam) nastavujete ne absolutně, ale ve vztahu k nadřazené položce. Např. u úkolu tedy nastavujete, jak je důležitý pro příslušný projekt, nikoliv ve srovnání se všemi vašimi úkoly (což je super, protože je to mnohem snadnější).

Dále položkám nastavíte, kdy mají být hotovy, a to buď ponecháním výběru na volbě Once, kterou použijete, pokud úkol nemá pevný termín nebo nastavením konkrétního data - také můžete úkol označit jako opakovaný, např. každé 2 týdny. U termínovaných úkolů pak nastavujete položku Lead time, tj. čas nutný na přípravu.

A nyní se dostáváme k prioritizaci úkolů. V záložce To Do najdete seznam úkolů k vykonání, který můžete filtrovat dle kontextů (ty se v LB označují Places a ještě se k nim dostaneme). Zde ale najdete největší změnu, oproti jiným systémům - a jde o to, co jsem již naznačil, tj. že vám Life Balance usnadňuje rozhodování o tom, který úkol upřednostnit a navíc se zřetelem nejen na jeho urgentnost dle termínu, ale zejména s ohledem na jeho skutečnou důležitost. Úkoly totiž LB zařazuje do To Do seznamu sám a také stanovuje pořadí položek (prioritu) -  chtělo by  se říci na základě vlastního uvážení :), ale buďmě přesnější - na základě interního algoritmu. U každého úkolu vyhodnotí, jakou jste mu posuvníkem přiřadili význam v rámci projektu, ale také jaký význam má projekt v rámci kategorie a tak dále až ke kořeni stromu - jaký význam má kategorie v dané oblasti vašeho života. Dále zohlední termín splnění úkolu stejně jako termín splnění projektu, do nějž spadá, pokud jsou nastaveny. Svůj význam zde také najde Lead time - když nastane doba na přípravu, LB vám začne úkol podstrkovat do To Do listu a postupně ho s blížícím se termínem posouvá v seznamu výš a výš. Poslední věc, která je zohledněně při tvorbě To Do seznamu (tedy jeho dynamické generování z Outline) pro daný kontext (Place) je balancování mezi jednotlivými oblastmi vašeho života (odtud název Life Balance). Úplně na začátku, o čemž jsem se zatím nezmínil, totiž nastavíte pro jednotlivé oblasti života (nebo jiné kořenové kategorie, pokud se rozhodnete používat program jinak - sami tvůrci zde uvádí ve vzorových datech spíše hlavní cíle) na koláčovém grafu žádoucí rozdělení času resp. úsilí mezi jednotlivé oblasti. Vždy při splnění úkolu se připočte k dané oblasti určitý kredit (podle toho, jak u daného úkolu, projektu nebo kategorie nastavíte - opět intuitivně posuvníkem- tzv. Effort, pod kterým si můžete představit třeba čas, ale lépe opravdu úsilí, protože i krátký úkol vám může sebrat hodně energie) a pokud věnujete některé oblasti více nebo méně úsilí než jste si stanovili jako žádoucí, LB podle toho koriguje, které úkoly zařazuje a v jakém pořadí do To Do listu. Věnujete-li se tedy napříkad příliš práci na úkor rodiny nebo osobního rozvoje, LB vám začne podstrkovat do To Do listů úkoly z těchto oblastí.

Funguje to opravdu skvělě, nemusíte se zabývat prioritizací úkolů, LB to dělá za vás - předpokladem je samozřejmě správné nastavení parametrů u jednotlivých položek (zejména Importance, Effort, Lead time). Vždy máte pro jednotlivé kontexty k dispozici aktuální To Do list a to jednak seřazený podle priorit s přihlednutím k opravdu dlouhodobým prioritám a jednak bez úkolů, na které je dost času a objeví se samy později (např. si nastavíte úkol Posekat trávník jednou za 2 týdny s Lead time 2 dny a po jeho splnění na vás tento úkol nebude nikde (na rozdíl třeba od Remember The Milk , kde se objeví znovu na konci seznamu) vykukovat a stresovat díky vizuálnímu zvětšívání délky seznamu, objeví se zase až 2 dny před dalším termínem.

Výborně jsou propracované také Places, které odpovídají kontextům GTD. Place nastavujete pro každou položku - můžete také využít možnosti Anywhere, tedy kdekoliv. Places ale mají 2 další velmi zajímavé možnosti. Jednak je to možnost nastavení, že některý place zahrnunuje jiný. Např. place Telefon může být zahrnutý v places Doma i Práce. Takže se vám na obou  místech mohou ukazovat i naplánované telefonáty. Já třeba mám udělané places na jednotlivé podřízené, takže když úkolu např. přidělím place Novák a jinému Blažek, oba se mi mohou ukazovat v Agendas resp. Waiting For (viz. GTD kontexty v originále, nevím jak jsou pojmenované v českém překladu) a ty zase v rámci Work. Pokud mám poradu s Blažkem, vyberu si ale jen place Blažek ... Když se chci soustředit na práci na počítači a tyto úkoly v rámci Work nevidět, zvolím příslušný place Computer, který je jinak také zahrnutý ve Work ...
Nebo položka Errands (pochůzky) mi zahrnuje Shopping (nákupy) a ta zase Hypermarket, Hobbymarket, Sportshop atd. Pokud jsem tedy v OBI nebo Bauhausu, zobrazím si (na iPhone, pro který existuje nativní aplikace Life Balance, synchronizovaná s desktopovou verzí) To Do pro place Hobbymarket, ale pokud mám obecně víc času na vyřízení pochůzek, zobrazím si place Errands a mám v něm zahrnuté i ty věci k nákupu v hobbymarketu.  A zde se uplatní další vlastnost places - Hours. Je možné v kalendáři přehledně označit otevírací doby jednotlivých places, takže se pak úkoly v Errands To Do listu zobrazují jen pro places, které mají zrovna otevřeno. Toto s výhodou používám opět pro Agendas/WaitingFor, neboť pro podřízené mám vyzačenou jejich pracovní dobu, takže když si přivstanu a jsem v práci v 7 ráno, nemotají se mi v seznamu Work položky, vztahující se k lidem, kteří přijdou až na osmou. Po osmé mi tam pak samy přískočí - super :-)

Zajímavé také je, že pokud s Life Balance průběžně pracujete, podstatně se zkrátí doba potřebná pro týdenní plánování (resp. GTD weekly review) neboť celý váš systém se vlastně aktualizuje průběžně a dynamicky.

Life Balance je prostě skvělý program, určitě ho doporučuji vyzkoušet - k dispozici je i 30 denní verze. Nenechte se odradit trošku obstarožněji vypadajícím uživatelským rozhraním (na to, jak jsem to skvělý program, má design jako z roku 2000 :-) a ovládáním, které se může na první ozkoušení zdát trochu neohrabané. Stáhněte si demo z webu Life Balance, dejte si nějaký čas na vyzkoušení a určitě si zvyknete - objevíte také určitě pár vychytávek, které jsem zapoměl zmínit - můžete se s ostatním podělit zde v komentářích pod článkem ...

O jednu se podělím i já: jde o možnost částo Outline exportovat a později importovat do větví. To je super pro opakované projekty, např. přípravu každoročního setkání zákazníků. Nebo si můžete vyexportovat seznam úkolů souvisejících s odjezdem na lyžařský výlet (co zabalit atd.) a za rok si seznam zase naimportovat snadno k projektu ...

Na Life Balance jsem zcela přešel z dosavadního RTM (které má mimochodem od tohoto týdne také k dispozici nativní iPhone aplikaci, pěkně zpracovanou) a rozhodně nelituji, naopak.

Dopis do budoucnosti

Když někam směřujete, není na škodu se jednou za čas zastavit a mrknout do mapy, jestli jste nesešli ze správné cesty. Stejně tak pokud si stanovíte nějaké cíle, je dobré si určit nějaké body na cestě, kdy si zkontrolujete, jak jste na tom a zda vaše aktivity skutečně odpovídají cílům, zda vás dovedou tam, kam chcete.
V krátkodobém měřítku to můžete dělat v rámci měsíčního nebo i týdenního plánování.
Stává se ale, že se člověk nechá pohltit řešením operativních záležitostí, rutinou nebo se příliš vrhá za aktuálními příležitostmi, takže párkrát po sobě najde výmluvu proč musí ten či onen krok nutný k dosažění cíle odložit. Případně odkládá nutné nepříjemné rozhodnutí nebo změnu a funguje dál stejně, ze setrvačnosti. A když se to pak posčítá, zjistí že uběhlo pár měsíců nebo i rok a vlastně se neposunul nikam dál. Udělal spoustu práce, ale cíl je stejně daleko jako byl. Před půl rokem si předsevzal, že bude jíst zdravěji, ale jeho jídelníček vypadá stejně jako na začátku. Rozhodl se propustit zaměstnance, který na svou práci nestačí, ale zatím to jen odkládal. Chtěl se začít učit anglicky, ale zatím pro to nic moc neudělal. Setrvačností jede pořád ve starých kolejích.
Proti této pasti setrvačnosti se mi osvědčil následující trik. Jednou zhruba za půl roku si posílám dopis do budoucnosti. Existuje na to super služba FutureMe.org (tedy něco jako "MeBudoucíJá.org"). Tato služba vám umožňuje napsat sám sobě (nebo po zaregistrování i někomu jinému) email, který vám pak pošle v určené datum v budoucnosti.
Takže si vždy napíšu mail ve stylu "Ahoj Coudy, tak jak to jde? Teď v říjnu 2008 jsi se rozhodl pro to a pro to. Je to pro tebe důležité, tak pokud jsi toho nedosáhl, měl by ses nad sebou zamyslet. Nehledej výmluvy, proč to nešlo a něco s tím sakra hned udělej! atd. atd. Měj se, Coudy". Super na tom je, že když mi mail dorazí, obykle mě to překvapí (jako dnes :-), protože mezitím na to tak trochu pozapomenu ... Takže mně to přiměje opravdu vyskočit ze stereotypu a zamyslet se, zda to kde jsem, odpovídá tomu, co jsem si před nějakou dobou poslal. Pokud ne, je to ten správný "wake up call", který mě probudí a vrátí zpátky na správnou cestu. Vřele doporučuji.
Jinak napsání mailu přes FutureMe úmyslně vůbec nemám v plánovacím systému, ale mail vždy píšu po obdržení předchozího - to proto, že se mi opravdu docela osvědčilo, že "nečekané" obržení vzkazu z minulosti na sebe upoutá patřičnou pozornost.
A 2 tipy na závěr: FutureMe umožňuje prohlédnout si vzkazy, co si posílají ostatní, pokud je tedy označili jako veřejné - doporučuji pár si jich přečíst pro inspiraci. Ten poslední tip asi napadne každého - kromě "motivačních" půlročních nebo ročních mailů asi také neodoláte poslat si něco do budoucnosti vzdálené třeba 20 let :-) Doufejme, že FutureMe a vaše mailová adresa v té době budou fungovat ...

Zen To Done - svěží esence z GTD

Jste-li "GTD pozitivní" (pokud nevíte co to GTD je, přečtěte si starší příspěvek, kde jsem se snažil základy Getting Things Done popsat) a rozumíte anglicky, mrkněte se na Zen To Done od Leo Babauty - k dostnání je jako elektronická kniha v PDF. ZTD je jakási esence nebo derivát z GTD. Možná ještě lépe: ZTD je moderní svěží pohled na GTD a něco málo navíc. Zaměřuje se hodně na praktickou aplikaci 10 hlavních zvyků a důraz klade hlavně na akci, plánování se snaží udržet v rozumých mezích (přeplánování resp. přeorganizování je jedním z možných důsledků nezvládnuté aplikace GTD ...). Pokud jste knihu Getting Thing Done (česky vyšlo jako Mít vše hotovo) od Davida Allena četli a hledáte něco navíc, ZTD si rozhodně přečtěte, těch necelých 10 USD za to stojí. Bez předchozího seznámení s GTD ale dle mého ztrácí Zen To Done srozumitelnost, autor evidentně s předchozí znalostí GTD počítá ...

Nová kniha od Davida Allena

David Allen, autor knížky Getting Things Done - The Art of Stress-Free Productivity (česky vyšlo nedávno jako Mít vše hotovo) vydá na začátku příštího roku novou knížku Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life. Už jsem si ji objednal (tedy při objednávání jsem si původně nějak nevšiml,že jde o předobjednávku, takže jsem ji spolu s dalšími knižkami jako třeba Tribes: We Need You to Lead Us od Setha Godina hodil do košíku a až v potvrzovacím mailu jsem si všiml data dodání celé objednávky v půlce ledna 2009 :-) a věřím, že tentokát mě Allen nezklame. Po skvělé GTD jsem bez váhání koupil i jeho druhou knížku Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life, která mě totálně zklamala - typická nastavovaná polívka bez nových myšlenek, prostě rychlé využití úspěchu GTD k dalšímu prodeji. Tentokrát věřím že Allen už se svým jménem takto hazardovat nebude, takže se na Making It All Work docela těším...

Zacněte každý den důležitým úkolem

Pokud máte ujasněné svoje cíle, nepochybně vám pomůže, pokud každý den uděláte něco pro jejich realizaci. Není to tak složité. Ať je cíl sebevětší - a třeba se zdá nesplnitelný, je možné ho rozdělit na menší úkoly a ty případě ještě na menší podúkoly - jak víme, i slon se jí po kouskách :-) A pokud každý den splníte malý úkol, zapadající do vašeho plánu k dosažení velkého cíle, nakonec tohoto cíle dosáhnete. Stejně tak jako když naporcujete slona na malé kousky, strčíte je do mrazáku a každý den sníte jeden kousek, nakonec slona sníte. Kdyby ho před vás dal někdo v celku, řekli by jste - tohle nikdy nemůžu sníst.
Pokud si tedy stanovíte velký cíl a rozdělíte ho na malé úkoly, pracujte na něm den po dni, kousek po kousku, úkol po úkolu.
Do vašeho denního plánu zahrňte vždy aspoň jeden úkol, důležitý pro dosažení vašeho velkého cíle. Aby jste ho ale s jistotou splnili, vypěstuje si důležitý zvyk - takovýmto úkolem vždy začínejte den. Pokud si ho naplánujete na později, může se vám stát, že ve víru aktuálních událostí na které budete muset reagovat, se k němu nedostanete. Proto je důležité takovýmto úkolem vždy začít - přesněji obecně je vůbec dobré všechny priority dne naplánovat na začátek dne a méně důležité věci jako je papírování, vyřizování mailů a věci, které přinese den, nechat až na odpoledne.
Doporučuji si tyto úkoly (pokud zvyk teprve zavádíte, je lepší začít jen s jedním takovýmto úkolem denně - později mohou být 2 až 4, ale ne víc ...) v kalendáři/diáři nějak výrazně vyznačit - já pro ně používám v kalendáři Outlooku výrazně odlišnou barvu.
Kromě toho, že tímto zvykem jednoznačně dosáhnete splnění vašich cílů, získáte také dobrý pocit z toho, že den začnete splěním důležitého úkolu a budete mít víc chuti do další práce.

Poznámka: Ověření pravdivosti teorie uvedené v tomto příspěvku nebylo prováděno na živém slonu, pouze na dortu ve tvaru slona :-)

Ideální čas na denní plán

Asi netřeba zdůrazňovat důležitost plánování vašich aktivit - na dlouhodobé, střednědobé, týdenní a denní bázi. Každý, kdo chce něčeho dosáhnout ví, že plánování mu v tom pomůže a čas do něj investovaný se bohatě vrátí.
konkrétní doba, kterou si vyhradíte na revizi dlohodobějších plánů, je celkem lhostejná, důležité je pouze vyhradit si nerušený čas, aby jste se mohli na tuto činnost soustředit.
Zajímavá je ale otázka ideálního načasování denního plánování. Z dlouhodobé zkušenosti vím, že je nezbytné mít denní program vyjasněný den předem. Přispívá to ke klidu, jistotě a omezení stresu. Prostě víte co vás příští den čeká a nehlodá vás nejistota.
Kdy však plán na další den připravit? Značná část literatury (např. Jack Canfield, Brian Tracy) doporučuje plánování večer před usnutím se zdůvodněním, že podvědomí v noci pracuje na přípravě řešení úkolů. Ano, i mně se opakovaně stalo, že jsem nějaký problém vyřešil ve spánku - prostě jsem se probudil a znal jsem řešení problému, o kterém jsem už nějakou dobu přemýšlel. Nebo se mi dokonce vyjevil problém, který jsem dosud nijak významně nevnímal, i s řešením.
Zdálo by se tedy, že doba večer krátce před usnutím může být na přípravu plánu na další den optimální. Mně ale nevyhovuje, a to z jednoho prostého důvodu. Právě připomenutí náročných zítřejších úkolů před spaním se mi několikrát vymstilo podstatným zhoršením spánku - probouzením v noci a přemýšlením o problémech místo spaní.
Čas před usnutím nepovažuji proto na plánování za příliš vhodný, daleko víc se mi osvědčilo naplánovat další den jako poslední věc před ukončením práce. Má to ještě jednu výhodu. Člověk tak může pracovní část dne jednoznačně uzavřít a také ví, že další den má připravený - může tedy daleko lépe "vypnout" a věnovat se relaxaci, rodině, sportu ... Rozplánování zítřka (včetně určení priorit) se tak stane jakousi uzávěrkou pracovní části dne a to vede dle mých zkušeností k zvýšení celkové pohody.

Spravná chvíle je právě teď

Pokud se rozhodnete věnovat nějakému byznysu, začněte ihned. Spousta lidí nikdy nezačne, protože čekají na správnou chvíli. Žádná taková ale nepřijde, protože nic jako správná chvíle neexistuje. Přesněji - ta správná chvíle je teď. Když nezačnete ihned, začnou vás přepadat pochybnosti, pohltí vás rutina, ztratíte nadšení.
Pokud budete čekat na lepší podmínky, ztrácíte zbytečně čas. Jestli třeba potřebujete kapitál, aby jste byznys mohli rozjet v patřičném měřítku, nečekejte se startem, až ho seženete. Rozjeďte byznys v menším a souběžně shánějte kapitál. Budete už ale ve hře. Spoustu věcí se naučíte a začnou se vám objevovat příležitosti či kontakty, ke kterým by jste se při pouhém čekání na zajištění kapitálu nedostali.

Berte to jako zásadu: Vždy se snažte být he hře. Nečekejte a začněte. Správná chvíle je právě teď.

WhatTasks - další GTD aplikace pro iPhone

Nedávno jsem psal o zajímavé GTD aplikaci OmniFocus pro iPhone. Na Appstore se objevila další, která se zdá pro tento účel vhodná, s názvem WhatTasks (kromě toho je tam několik dalších To-Do aplikací, ale ty nejsou dle mého názoru až tak vhodné pro GTD).
Vypadá to, že výběr aplikací tohoto typu bude pro iPhone velký - trochu mě překvapuje, že u aplikací pro Windows Mobile tomu tak není. Nebo máte nějaký tip?

Jak zbohatnout - aneb stačí jediná dovednost

Při procházení statistik tohoto blogu na Google Analytics mně zaujala jedna věc: velká část čtenářů po přečtení článku, na který přišli přes vyhledávač nebo odkaz na jiném webu, klikne na odkaz štítku "bohatství".
Toto téma vás evidentně zajímá a tak i když (materiální) bohatství je jen jednou (a ne zcela nutnou) součástí úspěchu, dám vám v tomto příspěvku jednoduchý návod, jak ho dosáhnout.
Není to dokonce ani tak těžné, jak by se mohlo zdát.
Aby jste dosáhli bohatství, potřebujete totiž zvládnout jedinou věc, a tou je motivace.
Zdá se vám to málo? Věřte, že to tak jednoduché není, protože tuto dovednost musíte zvládnout hned na třech úrovních:

1. 
   Motivovat sebe. Musíte opravdu chtít, musíte se motivovat natolik, aby jste byli ochotni něco obětovat, pokud to bude nutné. Třeba značnou porci vašeho času a zejména pohodlí.
   
2. 
   Motivovat někoho, aby vám dal peníze. Opravdu. Aby jste zbohatli (v materiálním smyslu slova) znamená to, že vám někdo dá svoje peníze. Když pomineme penězokazectví pak to, že budete mít peníze znamená, že vám jiní lidé dají ty svoje. Pokud podnikáte nebo chcete podnikat, znamená to, že musíte motivovat vaše zákazníky, aby vám platlili za vaše zboží nebo služby. Pokud chcete dosáhnout bohatství jako zaměstnanec (což je nepochybně těžší, pokud se bavíme o opravdovém bohatství), musíte motivovat toho, kdo vás platí, aby vás platil co nejlépe. Nebo si najít někoho jiného a motivovat jeho.
   
3. 
   Motivovat ostatní, aby pro vás pracovali. Jako podnikatel můžete rozvíjet svůj byznys prostřednictvím zaměstnanců mnohem rychleji. Jako zaměstnanec budete v mnoha případech pro zaměstnavatele cennější a bude ochoten vám lépe platit, pokud budete schopni vést a řídit další lidi.
   

To je vše. Opravdu.

Pokud jste čekali zaručený návod, jak zbohatnout, máte ho. Jenom je třeba ho uchopit, řídit se tímto pravidlem a úspěch se dostaví.
Pokud jste čekali naprosto konkrétní postup krok za krokem, na jehož konci by bylo vytoužené bohatství, asi jste zklamaní. Takový návod samozřejmě neexistuje - pokud by existoval, řídil by se jím každý a už by jste ho znali.

Snad vám ale tento příspěvek umožní uvědomit si význam motivace. Možná zjistíte, že pro zbohatnutí sami nemáte dostatečnou skutečnou motivaci, že je pro vás vlastně podstatné něco jiného, co by jste třeba museli omezit nebo obětovat.
Nebo si uvědomíte, že zbohatnout chcete, ale že chtít nestačí. Že se musíte motivovat k tomu, aby jste na tomto cíli systematicky pracovali.
Třeba se zamyslíte nad tím, zda vaše zákazníky motivujete jen k tomu, aby přišli k vám na prodejnu (na webovou stránku, stáhli si demoverzi vašeho software) nebo k tomu, aby si něco koupili - tedy aby vám dali svoje peníze. Zda vašeho zaměstnavatele motivujete k tomu, aby byl ochoten vám platit víc - protože umíte něco, co má hodnotu za kterou je ochoten si připlatit.
A možná začnete přemýšlet, jak motivovat lidi co pro vás pracují k tomu, aby zvládli svou práci lépe, třeba převzali část té vaší a uvolnili vám tak ruce, aby jste se mohli věnovat dalším projektům, které vás posunou dál.

Jisté je, že pokud zvládnete umění motivace, bohatství se se zárukou dostaví.

Getting Things Done III. - Pravidlo dvou minut

Jednou z velmi důležitých součástí GTD je pravidlo dvou minut. Jak je jednoduché, tak je užitečné :-)
Toto pravidlo říká: Cokoliv můžete udělat během 2 minut, udělejte ihned.
Pokud tedy při zpracování kontejneru narazíte na záležitost, kde další akce potřebná k jejímu vyřešení zabere méně než 2 minuty, ihned ji udělejte - bez ohledu na její prioritu. Důvod je prostý: zaznamenání do systému (tedy do příslušného seznamu) a následné i opakované se vracení k záležitosti v rámci probírání seznamů v příslušném kontextu by v součtu zabralo času víc. Navíc splnění i jednoduchého úkolu vám dodá dobrý pocit a energii.
2 minuty jsou samozřejmě jen jakýmsi vodítkem - podle vaší konkrétní situace nebo aktuálního vytížení si můžete pravidlo upravit třeba na 3 nebo 5 minut.
Podstatné ale je, správně odhadnout dobu, kterou daná záležitost zabere, aby jste se u ní "nezasekli" na dobu podstatně delší. Například "Zavolat Karlovi a domluvit se na víkend" můžete opravdu zvládnout za 2 minuty - pokud se ale s Karlem zapovídáte, může to zabrat času podstatně víc.
Horkými kandidáty na uplatnění pravidla 2 minut je valná část emailů - hodně lidí dělá chybu, že si došlé emaily přečte a i ty, kde stačí stručná odpověd "ok" nebo delegování přeposláním "prosím zařiď to a dej mi vědět, jak to dopadlo", případně vymazání, neřeší ihned. Takto se k mnohému mailu vrací několikrát, mají plný Inbox ve kterém ztrácí přehled a v nejhorším případě tyto maily přesouvají do nějaké složky "vyřídit později", kde obvykle zahnívají delší dobu. Narůstá tak ale počet nevyřešených a nerozhodnutých záležitostí, o čemž podvědomí ví a příspívá to k nárůstu stresu díky ztrátě pocitu kontroly.
Pravidlo 2 minut je jednou z kritických součástí GTD, protože jeho neuplatňování může vést až k přeorganizování - tedy ke stavu kdy systém timemanagementu sám požírá nepřiměřené množství času.
Každopádně i pokud GTD nepoužíváte, pravidlo 2 minut může pomoci i vám.

Čtvrtletní polibek

Na konci loňského roku jsem zavedl nový zvyk, kterému říkám Čtvrtletní polibek jednoduchosti :-)
Jde o pravidelné zamyšlení se nad vlastním fungováním z pohledu principu KISS ("Keep It Simple, Stupid" - tedy "Nechej to jednoduché, hlupáku"). Proč tedy polibek je zřejmé - snad každý ví, že kiss je anglicky polibek :-)
Snažím se sice pravidlem KISS řídit průběžně, ale přesto se mi během, těch dvou dosavadních "aplikací" čtvrtletního polibku podařilo vždy najít něco, co bylo možné zjednodušit, aniž by to mělo dopad na výsledky nebo na kvalitu a ušetřit tak čas, administrativu, energii.
Naposledy jsem trochu redukoval počet GTD kontejnerů (ze 7 na 5) a prakticky zrušil třídění vyřízených emailů do složek - pokud se potřebuji k něčemu vrátit, stejně příslušný mail najdu nejrychleji pomocí hledání klíčových slov, které je v Outlooku 2007 skvělé a velmi rychlé...
Zkuste čtvrtletní polibek někdy také ...

OmniFocus - skvělá GTD aplikace pro iPhone

Ze zvědavosti jsem se díval na App Store, jaké aplikace jsou dostupné pro iPhone a narazil jsem na aplikaci OmniFocus, která vypadá naprosto skvěle. Líbí se především přehledné a zdá se velmi ergonomické uživatelské rozhraní, které vypadá, že není "obtěžkáno" žádnými zbytečnostmi a mohlo by tedy umožňovat velmi rychlé používání (autoři by si opravdu zasloužili Oskara za střídmost!). To je pro GTD nástroj kritické (alespoň pro mne), protože pokud jeho používání zdržuje, vede to k tomu, že člověk místo aby ho používal pro ukládání a zpracování úkolů a podobných záležitostí, drží je v hlavě - což je přesně to, co je nežádoucí.
Jako nevýhodu OmniFocusu vidím nemožnost synchronizace s PC ("mekáči" mají výhodu - pro Mac je k dispozici i desktopová - zdá se také vydařená - aplikace s plnou synchronizací).
Velmi hezkou a zajímavou funkcí je zobrazení úkolů v kontextu aktuální lokace - díky spolupráci s vestavěnou GPSkou iPhonu...
Ještě se OmniFocusu podívám víc na zoubek, možná to bude důvod, proč můj nynější HTC Kaiser vyměním za iPhone ...

Getting Things Done II. - Kontejnery

Záležitosti k vyřešení jsou v rámci metodiky timemenagementu GTD "na vstupu"
shromažďovány v tzv. kontejnerech. Záležitosti (dle typu kontejneru třeba úkoly, předměty, nápady, emaily ...) jsou v kontejnerech uchovány do jejich zpracování, tj. do rozhodnutí, jak s nimi bude dále naloženo.
Kontejnerem může je tedy třeba přihrádka "K vyřízení" na vašem pracovním stole, kam vy i vaši spolupracovníci ukládáte papíry k vyřízení nebo ke schválení, došlu poštu apod.
Kontejnerem je složka "Doručená pošta" (Inbox) ve vašem poštovním programu, stejně jako diktafon, kam si zaznamenáváte nápady, schránka hlasové pošty nebo poznámkový blok (v modernější variantě PDA nebo Smartphone), kam si značíte úkoly k vyřízení...
Důležité je kontejnery pravidelně vyprazdňovat a obsah zpracovávat - o tom někdy příště. Já osobně zpracovávám kontejnery (s vyjímkou email Inboxu) ráno jako první věc po příchodu do práce (sice je to trochu v rozporu s pravidlem vyřídit nejdůležitější úkol dne jako první, ale nezabere to více než 10 minut a mám lepší pocit jistoty, že nikde nečeká něco důležitého, co bych opomenul) a jinak vždy, když mám vhodnou "volnou chvíli". A co vy?

GTD v češtině

Skvělá zpráva pro ty, co neumí anglicky - knížka Davida Allena Getting Things Done:The Art of Stress-Free Productivity vyjde v září v češtině. Pod názvem "Mít vše hotovo – Jak zvládnout práci i život a cítit se při tom dobře" ji vydá nakladatelství Jan Melvil Publishing. Těch 258 Kč nebudete litovat :-)

Komu není rady ...

Kdysi jsem někde četl zajímavý postřeh ve smyslu "Když se stanete úspěšnými, lidé za vámi začnou chodit, aby jste jim půjčili peníze nebo dali práci. Málokdo ale příjde zeptat se, jak jste úspěchu dosáhli a co má udělat proto, aby byl také úspěšný.". Předtím jsem o tom tak nepřemýšlel, ale po přečtení této definice jsem si toho začal všímat a je třeba říct, že tomu tak je.
Navíc bych to ale doplnil o vlastní dodatek "Když už se za vámi někdo přijde poradit, obyvkle se vaší radou stejně neřídí". Což je docela zajímavé - proč si lidé chodí pro radu, když se jí nakonec neřídí?
Obvykle to probíhá asi takhle: Nekdo přijde s dotazem typu "Chtěl bych začít prodávat XY (nebo rozjet internetový obchod s tím a s tím, začít nabízet nějakou službu ... to je celkem jedno). Co si o tom myslíš?". Povíte mu svůj názor, upozorníte na úskalí, která se svými zkušenostmi vidíte a řekněme, že mu doporučíte, aby do toho nešel. Obvykle odpoví "Hmm, dík" a jde do toho stejně (Zažil jsem i legrační situaci, kdy se mně kamarád ptal na můj názor na jeho nápad prodávat životní pojištění, což jsem mu poté, co jsem identifikoval, že jako cílovou skupinu vidí svoje příbuzné a známé a za roh už nevídí, nedoporučil s podrobným vysvětlením proč. Odpověď byla "Aha, chápu. Mimochodem, a ty nějakou pojistku máš, nepotřeboval bys?"). Ten, kdo si přišel pro radu ji nebere v potaz (a teď nejde o to, zda je dobrá nebo špatná - jde o to, že o tom ani moc nepřemýšlí pokud nepotvrzuje názor, který měl už před tím, než se přišel poradit), ale jedná se podle svého původního názoru. Pokud se za čas ukáže, že neuspěl, obvykle pak slyšíte, že přestože šlo o dobrý nápad, nevyšlo to, protože chyba byla v té a v té vnější příčině.
Proč se tedy málokdo řídí radou, pro kterou si přišel? Časem jsem si uvědomil, že lidé, kteří si přijdou pro radu, mají zřídka zájem o váš skutečný názor. Chtějí pouze potvrdit ten svůj. Pokud jim ho nepotvrdíte, vaše argumenty ve své mysli upozadí, byť by dávaly sebevětší logiku,a dále se řídí svým původním plánem.
Moje zkušenost říká, že lidi takto jednají opakovaně, v duchu přísloví "Komu není rady, tomu není (vzájemné hospodářské :) pomoci". Proto pokud za vámi chodí pro radu lidé, u kterých víte, že se jí neřídí, ušetřete si příště čas a námahu ...
Co je ale důležitější. Předpokládám, že míra sebereflexe čtenářů tohoto blogu je taková, že z tohoto příspěvku si odnesou prostý závěr: Když vy požádáte někoho o radu, posuzujte ji s vědomím, že máte tendenci držet se svého předem utvořeného názoru a snažte se ve vlastním zájmu rozhodnout objektivně ...

Nehledejte výmluvy

Kdo nechce, hledá důvod, kdo chce, hledá způsob.

Tato věta by zasloužila vytesat do kamene. Je v ní obsažen základ toho, proč jsou někteří lidé úspěšní a jiní ne. Zkuste pozorovat lidi kolem sebe a rozdíl v jejich chování. U těch neúspěšných zjistíte jednu vlastnost, která úspěšným "chybí". Hledají výmluvy, proč se jim nedaří. Nepřiznají, že problém je u nich a nesnaží se najít jeho řešení. S problémy se setkává každý z nás, ale úspěšný je ten, kdo místo, aby nad nimi skuhral, hledá jejich řešení.
Pokud se o něco snažíte, nějaké překážky se určitě vyskytnou. Patří k věci a musíte s nimi počítat. Můžete se na ně dokonce dívat pozitivně - jsou součástí cesty a to, že je překonáte, vás s jistotou posouvá dopředu. Navíc se něco naučíte a posílí to vaše sebevědomí. Vzdát to je hrozně snadné, každý problém na cestě vám nabízí pohodlnou výmluvu, proč nebylo možno uspět. Úspěšný je ten, kdo odolá.
Nehledejte výmluvy nebo omluvy vašich neúspěchů. A hlavně, dávejte si pozor na výmluvy a omluvy, kteté se vám nabízí. Místo toho vždy hledejte řešení.
Nevymlouvejte se ostatním, ale ani sami sobě. O cokoliv se snažíte, mějte na paměti: Nehledejte důvod, proč to nejde, hledejte způsob, jak to udělat.

Jak získat 1 měsíc v roce navíc

Možná jste v situaci, kdy máte pocit, že by vaše kariéra nebo váš život potřeboval popostrčit trochu dál. Potřebovali by jste se měli věnovat angličtině nebo si přečíst něco potřebného pro váš osobní rozvoj, ale pro samou práci na to nemáte čas. Při správném řízení času a fungování podle priorit by něco takového nemělo nastat, ale když už - je zde jeden "trik", který snadno zafunguje u 80% populace. 

Rada je to až úsměvně prostá, ale když se jí budete řídit, získáte opravdu na to, co potřebujete, jeden celý pracovní měsíc ročně navíc . Takže o co jde?  Je to jednoduché: Dívejte se denně o 1 hodinu méně na televizi.

Říkáte si asi -  hloupost ...  Tak počítejme. Většina lidí u nás tráví většinu večerů u televize, v průměru řekněme 2-3 hodiny, celkem třeba 300 dnů v roce (odečítáme dovolenou a večerny někde ve společnosti). Pokud se to týká i vás a o hodinu ten čas u TV omezíte, získáte za rok 300 hodin, a to je 300/8 = 37,5 pracovních dnů navíc!

Tento trik pochází z knížky Pravidla úpěchu (v originále The Success Principles: How to Get from Where You Are to Where You Want to Be) od Jacka Canfielda. 

The 4-Hour Workweek aneb Čtyřhodinový pracovní týden

Autor Timothy Ferriss představuje v knize The 4-Hour Workweek Escape 9-5, Live Anywhere, and Join the New Rich koncept životního stylu, který nazývá New Rich (Noví Bohatí).

Strategie NR je zajímavou alternativou k tradičnímu pojetí úspěchu, kterým je často v západní civilizaci, tedy i u nás, dosažení finanční nezávislosti v co nejnižším věku. Finanční nezávislostí se pak rozumí získání dostatečného majeteku či pasivního přijmu, umožňujícího přestat pracovat (chcete-li) a přitom zachovat žádoucí životní úroveň.
Tim Ferriss v této souvislosti klade logickou otázku: je rozumné "makat" 20 nebo 30 let v době nejlepší fyzické kondice, aby si člověk mohl užívat ve stáří?

Koncept New Rich je shrnut ve zkratce DEAL - Definiton, Elimination, Automation, Liberation (pozn. DEAL v angličtině znamená "dohoda").

D - Definition (Definice)
Vyjasnění si svých cílů, žádoucího živostního stylu. Tim Ferriss doporučuje vymanit se z tradičního pojetí úspěchu. Mimo jiné celkem rozumně "ohrnuje nos" nad tlustým mužem v červeném BMW - má smysl hromadění majetku (za cenu práce od rána do večera) jen pro porovnávání se sousedy nebo kolegy v práci - kdo má lepší auto nebo větší dům ...? Nebo je lepší vydělávat o něco méně, ale s minimem investovaného času? Podstatou se pak stává hodinový výdělek - není lepší příjem 50 tis. měsíčně při práci 3 hodiny denně než 100 tis. při 80 pracovních hodninách týdně?

E - Elimination (Eliminace)
Odstranění všeho zbytečného, minimalizace. Autor zde rozvíjí myšlenku Paterova pravidla, které říká, že 80% našich výsledků pochází z 20% naší činnosti (případně od 20% našich zákazníků - a naopak 80% stížností a konfliktů pochází od 20% zákazníků atd.) s tím, že doporučuje prostě eliminovat (pokud to lze tak úplně odstranit, pokud ne tak delegovat, resp. outsourcovat) těch "nepodstatných" 80% činností.

A - Automation (Automatizace)
Cílem NR je "autopilot income", tedy příjem generovaný automaticky, bez potřeby vlastních zásahů. Podstatou je vytvoření systému, který funguje samostatně - místo příjmu závislého na naších aktivitách. Tim Ferris popisuje modelový případ na bázi e-commerce, dlužno však dodat že poněkud idealizovaný - doufejme v zájmu ilustrativnosti... Hlavním prostředkem automatizace je outsourcování, autorem pojato v až fanaticky, v dobrém slova smyslu. Docela mě to přimělo k zamyšlení, co vše lze vlastně oursourcovat a musím uznat, že jsem byl překvapen. Velice zajímavý je koncept virtuálních asistentů, realizovaný pomocí specializovaných firem, působících zejména v Indii. Využitelnost tohoto postupu může být velká v anglicky mluvících zemích, pro naše podmínky ale dramaticky klesá - těžko můžete ousourcovat
vyřizování vašich emailů asistentovi (resp. asistenční službě) do Indie, když jich máte většinu v češtině.

L - Liberation (Uvolnění)
Správný NR dle Ferrise není vázán na konkrétní místo. Pokud je zaměstnanacem, měl by si domluvit možnost práce doma. Pak může díky Eliminaci a Automatizaci svoje pracovní úkoly zvládat za 2 nebo 3 hodiny denně a zbytek věnovat vytouženým aktivitám. Liberalizace mu pak umožní "cestovat po celém světě aniž by si toho šéf všiml" (jedna z pasáží, kdy se autor nechal vlastní vizí trochu unést :-). Pro NR - podnikatele je Liberalizace (opět ve smyslu absolutní volby místa, kde se nacházím nebo žiji) obdobně výsledkem Eliminace a Automatizace - firma mu funguje sama a není na něm závíslá.

Kniha 4HWW obsahuje spoustu zajímavých myšlenek a rozhodně stojí za to si ji přečíst. Na druhé straně myslím, že "lifestyle design" NR zvolí jen velmi, velmi málo lidí v plném rozsahu. Je mi bližší pohled podnikatele, a "automaticky fungující firma" může být dle mého dlouhodoběji úspěšná jen v malém měřítku - autor trochu pomíjí dnešní rychle se měnící prostředí, kde se životnost obchodního modelu nebo produktu počítá maximálně v jednotkách let (což je v kontrastu s prezentovaným příkladem a zřejmě i Ferrissem preferovaným modelem - licencovat nebo vyvinout produkt a prodávat ho přes internet). To asi může být dostatečné pro financování životního stylu NR řekněme po dobu 2 let, potom ale musí rozjet nový projekt.

Autorem zatracovaný model vytvořit firmu a pak ji prodat (nebo realizovat exit formou IPO, to ale není v našich podmínkách příliš obvyklé) má dle mého svoje výhody, zejména v tom, že znamená od určitého okamžiku úplnou finanční nezávislost. Hlavní argument proti tomuto modelu (zjednodušeně "proč se jako mladí dřít jako mezci, abychom si ve stáří užívali") neplatí ve chvíli, kdy k práci člověk přistupuje s rozumem a dokáže si uvědomit, že za 10 hodin toho udělá jen o velmi, velmi málo víc. Tedy toho důležitého. A hlavně, pokud je projekt opravdu dobrý a podnikatel úspěšný, lze cestu start-up -> exit zvládnout během pár let.

The 4-Hour Workweek může být pro někoho eye opener, pro ostatní doporučuji její přečtení proto, že několik základních pravidel timemanagementu prezentuje z trochu jiného světla (aneb delegovat, delegovat, delegovat :-), což rozhodně není na škodu. Pro mně to rozhodně nebyl ztracený čas, knížka mně posunula zase o kousek dál.

Tip: Companion site www.thefourhourworkweek.com.

Getting Things Done - I.

Getting Things Done je metodika řízení času podle stejnojmenné knihy Davida Allena (v češtině zatím bohužel nevyšla, celý název v angličtině je Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity). GTD patří mezi to nejlepší, co je v současné době v oblasti timemanagementu k dispozici, proto se jím budu zabývat trochu více. Tento post tedy berte jako první díl a pokud vás tato obecná část o GTD dostatečně nezaujme, není to chyba Davida Allena, ale moje - takže to nevzdávejte a počkejte na detaily, stojí to za to :-).

Metodika GTD se, jak už název napovídá, zaměřuje na to, jak "dosáhnout toho, aby byly věci hotové". Někdy je autorovi vyčítáno, že se příliš zaměřuje na to, jak splnit všechny úkoly a závazky, které se na člověka hrnou ze všech stran nebo které se stanoví sám. Že tedy se zabývá spíše tím, jak práci (nebo obecněji úkoly) zvládnout, než co dělat (pohled z vyšší perspektivy, priority atd). To ale pramení trochu z nepochopení - David Allen sám zmiňuje hned dva důvody, proč je kniha zaměřena na tuto část timemanagementu (já bych to osobně definoval tak, že je zaměřena spíše na mikro než na makro úroveň). Jednak dnes najdete spoustu knih na téma "začněte od konce, napřed si stanovte životní strategii a cíle, pak naplánujte, jak jich dosáhnete a tím se řiďte", ale chybí dostatečně kvalitní návod na to, jak poté, co si na té vyšší (makro) úrovni vše vyjasníte a naplánujete, zvádat tu záplavu úkolů na nejnižší (mikro) úrovni. A tohle GTD právě řeší - zaměřuje se na tuto část timemanagementu. Není tedy úplným řešením na vše, ale tu část, na kterou se zaměruje, řeší dle mého názoru na jedničku. Dalším důvodem pro tento postup je to, že mnoho lidí se sice ztotožní s vizí "začít od konce", ale pro to množství nezvládnutých drobných úkolů a povinností na to jaksi pořád nemají čas ... Díky GTD tyto "drobnosti" zvládnou a paradoxně tak získají čas i na tu úrověň vyšší ...

Takže co je tedy obsahem GTD? Jde o poměrně komplexní metodiku a abych ji plně vysvětlil, musel bych sem knihu přepsat :-) Takže pouze pár hlavních bodů:

- Nedržte žádné úkoly nebo nevyřešené záležitosti (open loops) v hlavě, místo toho je zaznamenejte do systému, kterému věříte a který pravidelně revidujete (takže máte jistotu, že na nic nezapomenete, po zaznamenání můžete na problém zapomenout a uvolnit tak svoji mysl, třeba na kreativní přemýšlení).
- Záležitosti, jejichž vyřešení zabere vyřešení zebere méně než 2 minuty, udělejte ihned. Jejich zaznamenání a následné zpracování (nebo při delegování jejich vysvětlení a následná kontrola) by totiž zabralo víc času. Navíc splněný úkol Vám dodá další energii.
- U ostatních rozhodnětě, jaký je žádoucí výsledek (jaký musí být stav, aby mohla být záležitost považována za vyřízenou, úkol za splněný, projekt za dokončený) a jaká je nejbližší fyzická akce, potřebná pro dosažení tohoto stavu (pokud je potřeba postupných akcí více, jde z hlediska GTD terminologie o projekt).
- Rozhodněte způsob, jakým tato akce bude vykonána - zda ji budete delegovat (samozřejmě preferováno) nebo ji provedete sami, a zaznamenejte to do seznamu záležitostí spolu s kontextem, vhodném pro plnění úkolu. (Případně se také můžete rozhodnout, záležitost "zahodit", již se jí dále nezabývat).
- Seznamy jsou pak nosným pilířem GTD. Záležitosti k řešení pak vybíráte podle aktuálního kontextu. Například pokud zrovna pracujete s PC, řešíte záležitosti určené pro kontext "U počítače" (nadále se budu držet spíše originálních názvů, takže @Computer), které máte společně na jednom seznamu. Může jít o seznam papírový nebo třeba kategorizované úkoly v Outlooku (nejlépe synchronizované s mobilem), záleží na vaší preferenci.
- Seznamy si vytvoříte dle vlastní potřeby, já používám z větší části shodně s knihou: @Agendas (věci k projednání), @Computer, @Calls (zavolat), @Errands (pochůzky - různé nákupy atd), @WaitingFor (delegované věci ke kontrole a ostatní věci, které čekají na někoho jiného), @Home (domácí záležitosti). Doporučený seznam "Someday/Maybe" na nápady a věci k pozdějšímu řešení, který se reviduje méně často jsem vzhledem k většímu množství položek rozdělil na @SomedayM a @SomedayQ - revidované měsíčně a kvartálně.
- Úkoly ze seznamů neplníte na rozdíl od "tradičních" postupů timemanagementu podle priorit (tak, chvíli vydýchejte šok :-), ale priorita je až čtvrtý faktor v pořadí. Ty předtím jsou kontext (viz. výše), energie k dispozici a čas k dispozici. Je to logické: pokud máte k dispozici 10 minut při čekání na volnou přepážku v bance (berte to jako příklad a používejte ebanking nebo změnte banku, pokud vás ta vaše neobslouží do 2 minut :-), neuděláte nic ze seznamu @Computer (úkoly vyžadující počítač), pokud u sebe nemáte notebook, byť by to mělo sebevětší prioritu. Vhodné je v takové situaci podívat se do seznamu @Calls (1: kontext), a vybrat z těch, na které máte energii (2: energie k dispozici - nemá cenu dělat třeba za každou cenu obchodní hovor, na který se v danou chvíli necítíte) a které je možné zvládnou v daném časovém rámci (3: čas k dispozici), ten nejdůležitější (4: priorita).
- Vaše seznamy musíte pravidelně, nejlépe týdně revidovat. Toto je kriticky důležité pro úspěch systému! Pokud totiž nebudete mít jistotu, že se na žádnou záležitost nezapomene nebo nedojde k prodlení (termínované záležitosti samozřejmě dáváte do kalendáře, ale o tom detailněji jindy), nebudete "open lops" zavádět do systému, budete je dále držet v hlavě (nebo je zavedete, ale stejně na ně budete pořád podvědomě myslet) a systém Vám nebude fungovat.

GTD zahrnuje samozřejmě také další prvky, o těch napíšu v dalších dílech...

Není milion jako milion

Překvapivě často se setkávám s neznalostí nebo nepochopením faktu, že hodnota finanční částky je v čase relativní. Dnešní milion a milion za 5 let prostě nejsou to samé.

Pokud jste před deseti lety vydělali měsíčně 30 tisíc, mohlo se vám to zdát dost, ale dnes by vám to asi přišlo málo. Běžné příjmy vzrostly a naše nároky taky. A také spousta nákladů. Občas se setkáte s nářky, že je dnes draho. V absoluntních hodnotách je možná dráž, ale naše reálné příjmy nebo chcete-li reálné bohatství vzrostly. Lístky do kina dnes stojí rekněme o 20% víc, než před pěti lety, ale naše přijmy vzrostly o 30%. Takže reálně se pro nás zlevnily - za svůj měsíční příjem si jich můžeme koupit víc.
Peníze tedy mají svoji hodnotu relativní v čase. Za dnešních 130 Kč si můžete koupit lístek do kina, ale mít tutěž částku před pěti lety, lístek by jste si koupili taky a ještě by vám zbyla dvacka na popcorn.

Možná si říkáte, že je to přece jasné, uvažujete tak ale také u investic? Nebo "investic"? Je k pobavení, když reprezentant pojišťovny prezentuje výhodnost "investice" do důchodověho připojištění, s tím, že za rekněme pouhou pětistovku měsíčně dostanete, až půjdete do důchodu, 300.000 na přilepšenou. Fajn, ale do důchodu půjdete za 30 let. Jakou hodnotu bude mít 300 tis. (pomiňme očekávaný přechod na euro) v té době ? Půjde asi tak o 1 běžný měsíční plat ...

Příklad opačný: Nedávno jsem diskutoval se známým o investici do solárních panelů - došel k tomu, že návratnost investice by byla asi 14 let, "ale pak už bych měl elektřinu zadarmo". OK, ale jaksi nezapočítal, že těch dnešních X Kč by se mu za těch 14 let díky složeněmu úročení (částka investice každý rok narůstá nejenom o úrok z původně investované částky, ale i o úrok z již přijatých úroků) rozmnožilo, takže skutečná návratnost investice je delší. A to pomíjím fakt, že díky vývoji technologií budou solární panely potřebné pro příslušný výkon stát za 5 let desetinu toho, co nyní. Takže i když těch 5 let bude dál krmit ČEZ, investovat nyní se mu nevyplatí.

Takže ještě jednou: Posuzujte hodnotu peněz v čase, není milion jako milion.

Síla zvyku

Zkuste se zamyslet nad tím, nakolik vaše chování ovládají zvyky - možná budete překvapeni. A jistě ze zkušenosti víte, že síla zvyku je značná (koneckonců tento pojem zlidověl - kolikrát jste syšeli nebo řekli "no jo, znáš to, síla zvyku ..."). Proč toho tedy nevyužít?

Každý z nás má jistě špatné zvyky, ale i ty dobré - většina z nich ovládá naše chování automaticky, aniž si to uvědomujeme. Pokud máme dobrý zvyk zapnout si bezpečnostní pás ihned, když sedneme do auta, tak pokud jsme trochu zamyšlení, automaticky si ho zapneme, i když chceme jenom přeparkovat o 10 metrů dál. Pokud si z žádoucího chování, tedy takového, které vede ke splnění našich cílů, uděláme zvyk, má to neuvěřitelně pozitivní vliv. A dokonce pokud se jedná o něco sice potřebného, ale pro nás zprvu nepříjemného (třeba chození po shodech místo ježdění výtahem), budeme to později dělat automaticky a ani nám to nepříjde. 

Vypěstoval jsem si třeba dobrý zvyk mít na pracovním stole pořádek. Nepořádek totiž nejenom vede ke zbytečnému zdržování tím, že člověk neustále něco hledá, ale hlavně rozptyluje pozornost od toho, na co se člověk potřebuje soustředit. Pokud se vám na stole válí spousta papírů, padne vám některý z nich do oka a začnete ho impulsivně řešit - nebo minimálně o něm začnete přemýšlet a ruší tak vaši koncentraci (třeba jen na podvědomé úrovni). Dříve jsem měl na stole nepořádek a hromady papírů jako spousta dalších lidí, ale poté, co jsem se po nějakou dobu soustředil na to, abych vždy odstranil všechno, co nesouvisí s úkolem, na kterém aktuálně pracuji, jednoznačně to zvedlo moji výkonnost. Během jednoho nebo dvou měsíců se z toho stal můj nový zvyk. Musel jsem nejprve zlomit starý špatný zvyk, a občas jsem na pár dnů upadl do starého nepořádku. Poté, co se nový zvyk zakořenil, funguje už automaticky, bez přemýšlení.

Právě v tom, že po zaběhnutí zvyku už pro vás pracuje automaticky, je největší síla. Síla zvyku. Můžete se soustředit na jiné věci, na aktuální priority.

Pokud si vypracujete každých pár měsíců nový dobrý zvyk, budete zase o kus dál. 

Já sám momentálně taky pracuji na nahrazení jednoho špatného zvyku jiným, dobrým: Často zapomínám jména lidí krátce poté, co se mi představí. Učím se tedy v "představovací fázi" koncentrovat na zapamatování jména partnera - funguje to, ale dosud to po dvou týdnech není zvyk, na který bych se mohl spolehnout. Ze zkušenosti vím, že za 2 nebo 3 měsíce bude po problému - a napořád. Toto je na cíleném vytváření zvyků skvělé. 

Zkuste se zamyslet, jaké zvyky potřebujete (nebo co vám způsobuje problémy - zjistíte, že každý špatný zvyk má svůj dobrý protizvyk, kterým ho můžete vyrušit), sepsat si je a naplánovat jejich postupné zavedení. Aby jste získali jistotu, že nové zvyky opravdu zavedete, je potřeba si také naplánovat kontroly. Například každý den ráno do kalendáře si jako první úkol uveďte kontrolu zavádění zvyku -  hodnocení za předchozí den. A hodnoťte se - kolikrát jste se řídili novým zvykem a kolikrát jste sklouzli ke starému špatnému? Rozhodli jste se, že se zbytečně nebudete rozčilovat když řídíte auto (a všichni kromě vás jezdí jako blbci :-)? Fajn, kolik dní v týdnu nebo měsíci jste to dodrželi? A kolik v dalším? Jak se odměníte, když zlepšíte svoje skóre? 

Ušetřit nebo víc vydělat?

Odpověď je podle mého jednoduchá, protože šetření má svoje limity, vydělávání ne. Firemní náklady můžete srazit na nějakou hodnotu, ale dál už to nepůjde, aniž by to ohrozilo váš business. Snižování osobních nákladů má smysl snad jen v omezení zbytečného utrácení za hlouposti, ale jinak moc ne - nebo si chcete snižovat životní úroveň? Ke zvýšení výdělku se vždycky nejde cesta a pokud uvažujete správným způsobem, často velmi jednoduchá.

Jak to dělám já I. - Angličtina

Pár tipů, jak můžete nenásilně zlapšovat svoji angličtinu "za pochodu" - bez dodatečných časových nároků. Tyto rady nejsou určeny pro někoho, kdo s jazykem začíná, kolikát jste ale slyšeli "jazyk jsem nepoužíval a postupně jsem ho zapomněl" nebo "potřeboval bych rozšířit slovní zásobu" ... Takže zde je pár tipů, jak to dělám já:

• Čtěte v angličtině - včetně čtení pro zábavu. Pokud nejste zaměřeni na české klasiky, koupíte téměř vše, co Vás zajímá, na Amazonu. Začít můžete také knížkami psanými zjednodušenou angličtinou - Easy Readers nebo Penguin books (k dostání jsou i u nás, v několika úrovních podle potřebné slovní zásoby). Časem ale zjistíte, že přečtení i nezkrácené knížky v originále není zas až tak náročné, stačí se smířit s tím, že na začátku nerozumíte 100% všemu - paradoxně hodně lidí dělá tu chybu, že hledá každé neznámé slovíčko ve slovníku, což zdržuje a je otravné - může vás to odradit ... Důležité je plus minus pochopit smysl textu a pokud je slovíčko v dané pasáži důležité nebo se opakuje, tak teprve si ho najdete (nebo ho také pochopíte z kontextu a tím líp si ho zapamatujete ...). Jinak je celkem jedno, za měl hlavní hrdina kučeravé nebo kadeřavé vlasy, když pochopíte o čem je odstavec a jak se děj pohnul dál ... Časem zjistíte, že rozumíte víc a víc ... Podstatné je to, že pokud aspoň občas čtete v češtině, čtení v angličtině vám nezabere žádný čas navíc - jde jen o zvyk. Sám se čtení v češtině úplně nevzdávám, člověk taky dostane spoustu knížek jako dárky a podobně, ale udržuji pořád alespoň poměr 1:1 mezi tím co čtu česky a co anglicky. Malý tip: Je dobré zvolit ke čtení něco napínavého, aby vás popoháněla touha vědět, co bude dál. Zkuste třeba něco od Michala Connellyho - Lost Light nebo The Lincoln Lawyer. Dají se při troše štění koupit i u nás, jinak Amazon je jistota - při dnešním kursu USD když si koupíte 4-5 knížek, zaplatíte 1000 Kč i s dopravou, což je pomalu míň než u nás ...
  
• Poslouchejte audioknihy - opět v originále. Dají se koupit také na Amazonu. Ideální je poslouchat něco, co jste nedávno předtím četli, bude to pro Vás podstatně srozumitelnější. Zrovna teď poslouchám při jízdách autem knížku First Things Firstt od Stephena Coveye (možná od něj znáte výbornou knihu The 7 Habits of Highly Effective People - u nás vyšlo jako 7 návyků vůdčích osobností), kterou jsem četl před pár měsíci. Časová náročnost tohoto "učení" je opět nulová - posloucháte místo rádia nebo muziky ...
  
• Sledujte video v originále - pokud se na to necítíte, zkuste si třeba pustit film s titulky a druhý den poté znovu, ale už bez titulků ... Znalost děje a to, že si aspoň rámcově pamatujete obsah dialogů, v porozumění dost pomůže - časem budete pozorovat výrazný pokrok v rozumění mluvenému slovu.
• Učte se texty písniček - pomocí Google je najdete snadno (název songu, interpret a k tomu slovo "lyrics" nebo "text". Poslouchejte písničku a u ní si čtěte nalezený text, pár nejoblíbenějších se naučte nazpaměť a často si je pouštějte třeba v autě. Zkuste si nejprve vybírat dobře srozumitené texty (z "klasiky" třeba American Pie od Madonny - bez ohledu na váš hudební vkus :).
  
• Musí vás to bavit - to je dost podstatné. Čtěte/poslouchejte/sledujte to, co vás baví. Pokud se rozhodnete, že "se budete učit", pustíte si CNN a budte sledovat reportáž o zavlažování rýžových polí ve Vietnamu, za chvíli ztratíte pozornost a příště se určitě najde něco důležitého, proč "učení" vynechat - vaše podvědomí bude hledat výmluvu aby se vyhnulo otravné činnosti.
  

Zkuste vymyslet další způsoby, jak angličtinu "protlačit" do denní rutiny. Já si v ní například píšu poznámky, vedu kalendář a úkoly - dost tomu pomáhá, že se při řízení času do značné míry řídím metodikou GTD (Getting Things Done - bude o ní řeč v některém z dalšéch příspěvků) a když holt se to člověk naučí v původní terminologii, nemá tendenci si vše překládat do češtiny ...

Znásobte svoje možnosti

Je toho hodně, co se můžete naučit, aby jste rozšířili svoje možnosti, podpořili svůj úspěch a posunuli se dál na cestě vpřed. Můžete zdokonalit svůj systém timemanagementu a zvládnout tak víc věcí za stejnou dobu nebo získat více voleného času. Jedna věc ale Vaše možnosti skokově znásobí - znalost cizích jazyků, v dnešním světě konkrétně znalost angličtiny. Zaměstnanec se znalostí angličtiny se může ucházet o lépe placené místo, tomu kdo podniká se výrazně rozšíří potenciální trh - zvláště pokud se jedná o podnikání na Internetu. Další věcí je přístup k informacím - spousta jich v češtině není dostupná. Například skvělé knížky Getting Things Done do Davida Allena nebo The 4-hour Workweek od Tima Ferrisse v češtině nakoupíte.
Můžete začít nějakým dobře zvoleným kursem (osvědčená je třeba Nepustilova metoda), aby jste si ale jazyk osvojili, musíte ho především používat. I pokud nepotřebujete angličtinu denně v práci a máte strach, že by jste zapoměli, co se naučíte, jsou způsoby, jak svoje znalosti udržovat a rozšiřovat - v dalším příspěvku se dozvíte víc o tom, jak to dělám já.

Cesta vpřed

Tenhle blog je o cestě vpřed. Možná sem napíšu něco, co někomu pomůže na jeho cestě vpřed, možná si jen při psaní ujasním myšlenky ...
Co myslím cestou vpřed? Osobní rozvoj, sebezdokonalení, cestu za svými cíli, zvoleným životním stylem. Obnáší to i bohatství, protože finanční zázemí umožní snazší realizování části našich snů - těch materiálních, ale i těch nemateriálních, jako je poznávání, cestování ... Bohatsví by nemělo být cílem, ale prostředkem - je na každém, co si z příspěvků na toto téma vezme. Pokud blog pojmete jako návod, jak vydělat víc peněz, ok. Pokud schopnost vydělat víc peněz nebudete brát jako prostředek k hromadění majetku, ale ke zlepšení kvality života, zvýšení nezávislosti, gratuluji.