Jak získat 1 měsíc v roce navíc

Možná jste v situaci, kdy máte pocit, že by vaše kariéra nebo váš život potřeboval popostrčit trochu dál. Potřebovali by jste se měli věnovat angličtině nebo si přečíst něco potřebného pro váš osobní rozvoj, ale pro samou práci na to nemáte čas. Při správném řízení času a fungování podle priorit by něco takového nemělo nastat, ale když už - je zde jeden "trik", který snadno zafunguje u 80% populace. 

Rada je to až úsměvně prostá, ale když se jí budete řídit, získáte opravdu na to, co potřebujete, jeden celý pracovní měsíc ročně navíc . Takže o co jde?  Je to jednoduché: Dívejte se denně o 1 hodinu méně na televizi.

Říkáte si asi -  hloupost ...  Tak počítejme. Většina lidí u nás tráví většinu večerů u televize, v průměru řekněme 2-3 hodiny, celkem třeba 300 dnů v roce (odečítáme dovolenou a večerny někde ve společnosti). Pokud se to týká i vás a o hodinu ten čas u TV omezíte, získáte za rok 300 hodin, a to je 300/8 = 37,5 pracovních dnů navíc!

Tento trik pochází z knížky Pravidla úpěchu (v originále The Success Principles: How to Get from Where You Are to Where You Want to Be) od Jacka Canfielda. 

The 4-Hour Workweek aneb Čtyřhodinový pracovní týden

Autor Timothy Ferriss představuje v knize The 4-Hour Workweek Escape 9-5, Live Anywhere, and Join the New Rich koncept životního stylu, který nazývá New Rich (Noví Bohatí).

Strategie NR je zajímavou alternativou k tradičnímu pojetí úspěchu, kterým je často v západní civilizaci, tedy i u nás, dosažení finanční nezávislosti v co nejnižším věku. Finanční nezávislostí se pak rozumí získání dostatečného majeteku či pasivního přijmu, umožňujícího přestat pracovat (chcete-li) a přitom zachovat žádoucí životní úroveň.
Tim Ferriss v této souvislosti klade logickou otázku: je rozumné "makat" 20 nebo 30 let v době nejlepší fyzické kondice, aby si člověk mohl užívat ve stáří?

Koncept New Rich je shrnut ve zkratce DEAL - Definiton, Elimination, Automation, Liberation (pozn. DEAL v angličtině znamená "dohoda").

D - Definition (Definice)
Vyjasnění si svých cílů, žádoucího živostního stylu. Tim Ferriss doporučuje vymanit se z tradičního pojetí úspěchu. Mimo jiné celkem rozumně "ohrnuje nos" nad tlustým mužem v červeném BMW - má smysl hromadění majetku (za cenu práce od rána do večera) jen pro porovnávání se sousedy nebo kolegy v práci - kdo má lepší auto nebo větší dům ...? Nebo je lepší vydělávat o něco méně, ale s minimem investovaného času? Podstatou se pak stává hodinový výdělek - není lepší příjem 50 tis. měsíčně při práci 3 hodiny denně než 100 tis. při 80 pracovních hodninách týdně?

E - Elimination (Eliminace)
Odstranění všeho zbytečného, minimalizace. Autor zde rozvíjí myšlenku Paterova pravidla, které říká, že 80% našich výsledků pochází z 20% naší činnosti (případně od 20% našich zákazníků - a naopak 80% stížností a konfliktů pochází od 20% zákazníků atd.) s tím, že doporučuje prostě eliminovat (pokud to lze tak úplně odstranit, pokud ne tak delegovat, resp. outsourcovat) těch "nepodstatných" 80% činností.

A - Automation (Automatizace)
Cílem NR je "autopilot income", tedy příjem generovaný automaticky, bez potřeby vlastních zásahů. Podstatou je vytvoření systému, který funguje samostatně - místo příjmu závislého na naších aktivitách. Tim Ferris popisuje modelový případ na bázi e-commerce, dlužno však dodat že poněkud idealizovaný - doufejme v zájmu ilustrativnosti... Hlavním prostředkem automatizace je outsourcování, autorem pojato v až fanaticky, v dobrém slova smyslu. Docela mě to přimělo k zamyšlení, co vše lze vlastně oursourcovat a musím uznat, že jsem byl překvapen. Velice zajímavý je koncept virtuálních asistentů, realizovaný pomocí specializovaných firem, působících zejména v Indii. Využitelnost tohoto postupu může být velká v anglicky mluvících zemích, pro naše podmínky ale dramaticky klesá - těžko můžete ousourcovat
vyřizování vašich emailů asistentovi (resp. asistenční službě) do Indie, když jich máte většinu v češtině.

L - Liberation (Uvolnění)
Správný NR dle Ferrise není vázán na konkrétní místo. Pokud je zaměstnanacem, měl by si domluvit možnost práce doma. Pak může díky Eliminaci a Automatizaci svoje pracovní úkoly zvládat za 2 nebo 3 hodiny denně a zbytek věnovat vytouženým aktivitám. Liberalizace mu pak umožní "cestovat po celém světě aniž by si toho šéf všiml" (jedna z pasáží, kdy se autor nechal vlastní vizí trochu unést :-). Pro NR - podnikatele je Liberalizace (opět ve smyslu absolutní volby místa, kde se nacházím nebo žiji) obdobně výsledkem Eliminace a Automatizace - firma mu funguje sama a není na něm závíslá.

Kniha 4HWW obsahuje spoustu zajímavých myšlenek a rozhodně stojí za to si ji přečíst. Na druhé straně myslím, že "lifestyle design" NR zvolí jen velmi, velmi málo lidí v plném rozsahu. Je mi bližší pohled podnikatele, a "automaticky fungující firma" může být dle mého dlouhodoběji úspěšná jen v malém měřítku - autor trochu pomíjí dnešní rychle se měnící prostředí, kde se životnost obchodního modelu nebo produktu počítá maximálně v jednotkách let (což je v kontrastu s prezentovaným příkladem a zřejmě i Ferrissem preferovaným modelem - licencovat nebo vyvinout produkt a prodávat ho přes internet). To asi může být dostatečné pro financování životního stylu NR řekněme po dobu 2 let, potom ale musí rozjet nový projekt.

Autorem zatracovaný model vytvořit firmu a pak ji prodat (nebo realizovat exit formou IPO, to ale není v našich podmínkách příliš obvyklé) má dle mého svoje výhody, zejména v tom, že znamená od určitého okamžiku úplnou finanční nezávislost. Hlavní argument proti tomuto modelu (zjednodušeně "proč se jako mladí dřít jako mezci, abychom si ve stáří užívali") neplatí ve chvíli, kdy k práci člověk přistupuje s rozumem a dokáže si uvědomit, že za 10 hodin toho udělá jen o velmi, velmi málo víc. Tedy toho důležitého. A hlavně, pokud je projekt opravdu dobrý a podnikatel úspěšný, lze cestu start-up -> exit zvládnout během pár let.

The 4-Hour Workweek může být pro někoho eye opener, pro ostatní doporučuji její přečtení proto, že několik základních pravidel timemanagementu prezentuje z trochu jiného světla (aneb delegovat, delegovat, delegovat :-), což rozhodně není na škodu. Pro mně to rozhodně nebyl ztracený čas, knížka mně posunula zase o kousek dál.

Tip: Companion site www.thefourhourworkweek.com.

Getting Things Done - I.

Getting Things Done je metodika řízení času podle stejnojmenné knihy Davida Allena (v češtině zatím bohužel nevyšla, celý název v angličtině je Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity). GTD patří mezi to nejlepší, co je v současné době v oblasti timemanagementu k dispozici, proto se jím budu zabývat trochu více. Tento post tedy berte jako první díl a pokud vás tato obecná část o GTD dostatečně nezaujme, není to chyba Davida Allena, ale moje - takže to nevzdávejte a počkejte na detaily, stojí to za to :-).

Metodika GTD se, jak už název napovídá, zaměřuje na to, jak "dosáhnout toho, aby byly věci hotové". Někdy je autorovi vyčítáno, že se příliš zaměřuje na to, jak splnit všechny úkoly a závazky, které se na člověka hrnou ze všech stran nebo které se stanoví sám. Že tedy se zabývá spíše tím, jak práci (nebo obecněji úkoly) zvládnout, než co dělat (pohled z vyšší perspektivy, priority atd). To ale pramení trochu z nepochopení - David Allen sám zmiňuje hned dva důvody, proč je kniha zaměřena na tuto část timemanagementu (já bych to osobně definoval tak, že je zaměřena spíše na mikro než na makro úroveň). Jednak dnes najdete spoustu knih na téma "začněte od konce, napřed si stanovte životní strategii a cíle, pak naplánujte, jak jich dosáhnete a tím se řiďte", ale chybí dostatečně kvalitní návod na to, jak poté, co si na té vyšší (makro) úrovni vše vyjasníte a naplánujete, zvádat tu záplavu úkolů na nejnižší (mikro) úrovni. A tohle GTD právě řeší - zaměřuje se na tuto část timemanagementu. Není tedy úplným řešením na vše, ale tu část, na kterou se zaměruje, řeší dle mého názoru na jedničku. Dalším důvodem pro tento postup je to, že mnoho lidí se sice ztotožní s vizí "začít od konce", ale pro to množství nezvládnutých drobných úkolů a povinností na to jaksi pořád nemají čas ... Díky GTD tyto "drobnosti" zvládnou a paradoxně tak získají čas i na tu úrověň vyšší ...

Takže co je tedy obsahem GTD? Jde o poměrně komplexní metodiku a abych ji plně vysvětlil, musel bych sem knihu přepsat :-) Takže pouze pár hlavních bodů:

- Nedržte žádné úkoly nebo nevyřešené záležitosti (open loops) v hlavě, místo toho je zaznamenejte do systému, kterému věříte a který pravidelně revidujete (takže máte jistotu, že na nic nezapomenete, po zaznamenání můžete na problém zapomenout a uvolnit tak svoji mysl, třeba na kreativní přemýšlení).
- Záležitosti, jejichž vyřešení zabere vyřešení zebere méně než 2 minuty, udělejte ihned. Jejich zaznamenání a následné zpracování (nebo při delegování jejich vysvětlení a následná kontrola) by totiž zabralo víc času. Navíc splněný úkol Vám dodá další energii.
- U ostatních rozhodnětě, jaký je žádoucí výsledek (jaký musí být stav, aby mohla být záležitost považována za vyřízenou, úkol za splněný, projekt za dokončený) a jaká je nejbližší fyzická akce, potřebná pro dosažení tohoto stavu (pokud je potřeba postupných akcí více, jde z hlediska GTD terminologie o projekt).
- Rozhodněte způsob, jakým tato akce bude vykonána - zda ji budete delegovat (samozřejmě preferováno) nebo ji provedete sami, a zaznamenejte to do seznamu záležitostí spolu s kontextem, vhodném pro plnění úkolu. (Případně se také můžete rozhodnout, záležitost "zahodit", již se jí dále nezabývat).
- Seznamy jsou pak nosným pilířem GTD. Záležitosti k řešení pak vybíráte podle aktuálního kontextu. Například pokud zrovna pracujete s PC, řešíte záležitosti určené pro kontext "U počítače" (nadále se budu držet spíše originálních názvů, takže @Computer), které máte společně na jednom seznamu. Může jít o seznam papírový nebo třeba kategorizované úkoly v Outlooku (nejlépe synchronizované s mobilem), záleží na vaší preferenci.
- Seznamy si vytvoříte dle vlastní potřeby, já používám z větší části shodně s knihou: @Agendas (věci k projednání), @Computer, @Calls (zavolat), @Errands (pochůzky - různé nákupy atd), @WaitingFor (delegované věci ke kontrole a ostatní věci, které čekají na někoho jiného), @Home (domácí záležitosti). Doporučený seznam "Someday/Maybe" na nápady a věci k pozdějšímu řešení, který se reviduje méně často jsem vzhledem k většímu množství položek rozdělil na @SomedayM a @SomedayQ - revidované měsíčně a kvartálně.
- Úkoly ze seznamů neplníte na rozdíl od "tradičních" postupů timemanagementu podle priorit (tak, chvíli vydýchejte šok :-), ale priorita je až čtvrtý faktor v pořadí. Ty předtím jsou kontext (viz. výše), energie k dispozici a čas k dispozici. Je to logické: pokud máte k dispozici 10 minut při čekání na volnou přepážku v bance (berte to jako příklad a používejte ebanking nebo změnte banku, pokud vás ta vaše neobslouží do 2 minut :-), neuděláte nic ze seznamu @Computer (úkoly vyžadující počítač), pokud u sebe nemáte notebook, byť by to mělo sebevětší prioritu. Vhodné je v takové situaci podívat se do seznamu @Calls (1: kontext), a vybrat z těch, na které máte energii (2: energie k dispozici - nemá cenu dělat třeba za každou cenu obchodní hovor, na který se v danou chvíli necítíte) a které je možné zvládnou v daném časovém rámci (3: čas k dispozici), ten nejdůležitější (4: priorita).
- Vaše seznamy musíte pravidelně, nejlépe týdně revidovat. Toto je kriticky důležité pro úspěch systému! Pokud totiž nebudete mít jistotu, že se na žádnou záležitost nezapomene nebo nedojde k prodlení (termínované záležitosti samozřejmě dáváte do kalendáře, ale o tom detailněji jindy), nebudete "open lops" zavádět do systému, budete je dále držet v hlavě (nebo je zavedete, ale stejně na ně budete pořád podvědomě myslet) a systém Vám nebude fungovat.

GTD zahrnuje samozřejmě také další prvky, o těch napíšu v dalších dílech...

Není milion jako milion

Překvapivě často se setkávám s neznalostí nebo nepochopením faktu, že hodnota finanční částky je v čase relativní. Dnešní milion a milion za 5 let prostě nejsou to samé.

Pokud jste před deseti lety vydělali měsíčně 30 tisíc, mohlo se vám to zdát dost, ale dnes by vám to asi přišlo málo. Běžné příjmy vzrostly a naše nároky taky. A také spousta nákladů. Občas se setkáte s nářky, že je dnes draho. V absoluntních hodnotách je možná dráž, ale naše reálné příjmy nebo chcete-li reálné bohatství vzrostly. Lístky do kina dnes stojí rekněme o 20% víc, než před pěti lety, ale naše přijmy vzrostly o 30%. Takže reálně se pro nás zlevnily - za svůj měsíční příjem si jich můžeme koupit víc.
Peníze tedy mají svoji hodnotu relativní v čase. Za dnešních 130 Kč si můžete koupit lístek do kina, ale mít tutěž částku před pěti lety, lístek by jste si koupili taky a ještě by vám zbyla dvacka na popcorn.

Možná si říkáte, že je to přece jasné, uvažujete tak ale také u investic? Nebo "investic"? Je k pobavení, když reprezentant pojišťovny prezentuje výhodnost "investice" do důchodověho připojištění, s tím, že za rekněme pouhou pětistovku měsíčně dostanete, až půjdete do důchodu, 300.000 na přilepšenou. Fajn, ale do důchodu půjdete za 30 let. Jakou hodnotu bude mít 300 tis. (pomiňme očekávaný přechod na euro) v té době ? Půjde asi tak o 1 běžný měsíční plat ...

Příklad opačný: Nedávno jsem diskutoval se známým o investici do solárních panelů - došel k tomu, že návratnost investice by byla asi 14 let, "ale pak už bych měl elektřinu zadarmo". OK, ale jaksi nezapočítal, že těch dnešních X Kč by se mu za těch 14 let díky složeněmu úročení (částka investice každý rok narůstá nejenom o úrok z původně investované částky, ale i o úrok z již přijatých úroků) rozmnožilo, takže skutečná návratnost investice je delší. A to pomíjím fakt, že díky vývoji technologií budou solární panely potřebné pro příslušný výkon stát za 5 let desetinu toho, co nyní. Takže i když těch 5 let bude dál krmit ČEZ, investovat nyní se mu nevyplatí.

Takže ještě jednou: Posuzujte hodnotu peněz v čase, není milion jako milion.

Síla zvyku

Zkuste se zamyslet nad tím, nakolik vaše chování ovládají zvyky - možná budete překvapeni. A jistě ze zkušenosti víte, že síla zvyku je značná (koneckonců tento pojem zlidověl - kolikrát jste syšeli nebo řekli "no jo, znáš to, síla zvyku ..."). Proč toho tedy nevyužít?

Každý z nás má jistě špatné zvyky, ale i ty dobré - většina z nich ovládá naše chování automaticky, aniž si to uvědomujeme. Pokud máme dobrý zvyk zapnout si bezpečnostní pás ihned, když sedneme do auta, tak pokud jsme trochu zamyšlení, automaticky si ho zapneme, i když chceme jenom přeparkovat o 10 metrů dál. Pokud si z žádoucího chování, tedy takového, které vede ke splnění našich cílů, uděláme zvyk, má to neuvěřitelně pozitivní vliv. A dokonce pokud se jedná o něco sice potřebného, ale pro nás zprvu nepříjemného (třeba chození po shodech místo ježdění výtahem), budeme to později dělat automaticky a ani nám to nepříjde. 

Vypěstoval jsem si třeba dobrý zvyk mít na pracovním stole pořádek. Nepořádek totiž nejenom vede ke zbytečnému zdržování tím, že člověk neustále něco hledá, ale hlavně rozptyluje pozornost od toho, na co se člověk potřebuje soustředit. Pokud se vám na stole válí spousta papírů, padne vám některý z nich do oka a začnete ho impulsivně řešit - nebo minimálně o něm začnete přemýšlet a ruší tak vaši koncentraci (třeba jen na podvědomé úrovni). Dříve jsem měl na stole nepořádek a hromady papírů jako spousta dalších lidí, ale poté, co jsem se po nějakou dobu soustředil na to, abych vždy odstranil všechno, co nesouvisí s úkolem, na kterém aktuálně pracuji, jednoznačně to zvedlo moji výkonnost. Během jednoho nebo dvou měsíců se z toho stal můj nový zvyk. Musel jsem nejprve zlomit starý špatný zvyk, a občas jsem na pár dnů upadl do starého nepořádku. Poté, co se nový zvyk zakořenil, funguje už automaticky, bez přemýšlení.

Právě v tom, že po zaběhnutí zvyku už pro vás pracuje automaticky, je největší síla. Síla zvyku. Můžete se soustředit na jiné věci, na aktuální priority.

Pokud si vypracujete každých pár měsíců nový dobrý zvyk, budete zase o kus dál. 

Já sám momentálně taky pracuji na nahrazení jednoho špatného zvyku jiným, dobrým: Často zapomínám jména lidí krátce poté, co se mi představí. Učím se tedy v "představovací fázi" koncentrovat na zapamatování jména partnera - funguje to, ale dosud to po dvou týdnech není zvyk, na který bych se mohl spolehnout. Ze zkušenosti vím, že za 2 nebo 3 měsíce bude po problému - a napořád. Toto je na cíleném vytváření zvyků skvělé. 

Zkuste se zamyslet, jaké zvyky potřebujete (nebo co vám způsobuje problémy - zjistíte, že každý špatný zvyk má svůj dobrý protizvyk, kterým ho můžete vyrušit), sepsat si je a naplánovat jejich postupné zavedení. Aby jste získali jistotu, že nové zvyky opravdu zavedete, je potřeba si také naplánovat kontroly. Například každý den ráno do kalendáře si jako první úkol uveďte kontrolu zavádění zvyku -  hodnocení za předchozí den. A hodnoťte se - kolikrát jste se řídili novým zvykem a kolikrát jste sklouzli ke starému špatnému? Rozhodli jste se, že se zbytečně nebudete rozčilovat když řídíte auto (a všichni kromě vás jezdí jako blbci :-)? Fajn, kolik dní v týdnu nebo měsíci jste to dodrželi? A kolik v dalším? Jak se odměníte, když zlepšíte svoje skóre?