Při plánování kroťte své ambice

Jednou z věcí, na které je dobré si dávat pozor při plánování (zejména krátkodobém - denní, týdenní plán), jsou vaše vlastní ambice. Právě díky velkým ambicím se některým lidem často stává, že jsou v plnění svého plánu méně úspěšní, než si předsevzali. Vede to k nespokojenosti, zklamání, frustraci.
Příčinou nesplnění plánu ale není neschopnost nebo nekompetentnost, ale jednoduše přílišné ambice, díky kterým si toho takový člověk prostě naplánuje moc. To však následně vede paradoxně k časovým ztrátám, neboť odložené úkoly je třeba přeplánovat stejně jako celé projekty, jejichž jsou součástí nebo cíle, k jejichž splnění mají vést.
Je proto dobré snažit se opravdu dobře odhadnout u jednotlivých úkolů očekávané nároky na čas a ponechat si raději dostatečnou rezervu. Stejně tak je vhodné plánovat maximálně 50-60% času a zbytek ponechat na nečekané události (a pokud žádné nepříjdou, využijete čas na úkoly, čekající ve vašich GTD seznamech ...) - rozplánování času v práci si můžete zjednodušit tím, že si uděláte plán vždy jen na dopoledne a odpoledne vyhradíte na aktuální a operativní záležitosti. Pokud se něco důležitého a neodkladného vyskytne dopoledne, můžete se do toho také v klidu pustit a naplánované úkoly uděláte odpoledne.
Dodržení plánu, pokud máte takovouto rezervu, je opravdu snadno zvládnutelné a po čase se budete divit, že toho vlastně zvládnete víc, než když jste ve snaze stihnout toho co nejvíc rozplánovali každou minutu. Je to díky tomu, že menší časový prostor, který máte pro plánované úkoly k dispozici, vás nutí vytvořit efektivnější plán - a především více delegovat, máte-li komu.