Ideální čas na denní plán

Asi netřeba zdůrazňovat důležitost plánování vašich aktivit - na dlouhodobé, střednědobé, týdenní a denní bázi. Každý, kdo chce něčeho dosáhnout ví, že plánování mu v tom pomůže a čas do něj investovaný se bohatě vrátí.
konkrétní doba, kterou si vyhradíte na revizi dlohodobějších plánů, je celkem lhostejná, důležité je pouze vyhradit si nerušený čas, aby jste se mohli na tuto činnost soustředit.
Zajímavá je ale otázka ideálního načasování denního plánování. Z dlouhodobé zkušenosti vím, že je nezbytné mít denní program vyjasněný den předem. Přispívá to ke klidu, jistotě a omezení stresu. Prostě víte co vás příští den čeká a nehlodá vás nejistota.
Kdy však plán na další den připravit? Značná část literatury (např. Jack Canfield, Brian Tracy) doporučuje plánování večer před usnutím se zdůvodněním, že podvědomí v noci pracuje na přípravě řešení úkolů. Ano, i mně se opakovaně stalo, že jsem nějaký problém vyřešil ve spánku - prostě jsem se probudil a znal jsem řešení problému, o kterém jsem už nějakou dobu přemýšlel. Nebo se mi dokonce vyjevil problém, který jsem dosud nijak významně nevnímal, i s řešením.
Zdálo by se tedy, že doba večer krátce před usnutím může být na přípravu plánu na další den optimální. Mně ale nevyhovuje, a to z jednoho prostého důvodu. Právě připomenutí náročných zítřejších úkolů před spaním se mi několikrát vymstilo podstatným zhoršením spánku - probouzením v noci a přemýšlením o problémech místo spaní.
Čas před usnutím nepovažuji proto na plánování za příliš vhodný, daleko víc se mi osvědčilo naplánovat další den jako poslední věc před ukončením práce. Má to ještě jednu výhodu. Člověk tak může pracovní část dne jednoznačně uzavřít a také ví, že další den má připravený - může tedy daleko lépe "vypnout" a věnovat se relaxaci, rodině, sportu ... Rozplánování zítřka (včetně určení priorit) se tak stane jakousi uzávěrkou pracovní části dne a to vede dle mých zkušeností k zvýšení celkové pohody.

Spravná chvíle je právě teď

Pokud se rozhodnete věnovat nějakému byznysu, začněte ihned. Spousta lidí nikdy nezačne, protože čekají na správnou chvíli. Žádná taková ale nepřijde, protože nic jako správná chvíle neexistuje. Přesněji - ta správná chvíle je teď. Když nezačnete ihned, začnou vás přepadat pochybnosti, pohltí vás rutina, ztratíte nadšení.
Pokud budete čekat na lepší podmínky, ztrácíte zbytečně čas. Jestli třeba potřebujete kapitál, aby jste byznys mohli rozjet v patřičném měřítku, nečekejte se startem, až ho seženete. Rozjeďte byznys v menším a souběžně shánějte kapitál. Budete už ale ve hře. Spoustu věcí se naučíte a začnou se vám objevovat příležitosti či kontakty, ke kterým by jste se při pouhém čekání na zajištění kapitálu nedostali.

Berte to jako zásadu: Vždy se snažte být he hře. Nečekejte a začněte. Správná chvíle je právě teď.

WhatTasks - další GTD aplikace pro iPhone

Nedávno jsem psal o zajímavé GTD aplikaci OmniFocus pro iPhone. Na Appstore se objevila další, která se zdá pro tento účel vhodná, s názvem WhatTasks (kromě toho je tam několik dalších To-Do aplikací, ale ty nejsou dle mého názoru až tak vhodné pro GTD).
Vypadá to, že výběr aplikací tohoto typu bude pro iPhone velký - trochu mě překvapuje, že u aplikací pro Windows Mobile tomu tak není. Nebo máte nějaký tip?

Jak zbohatnout - aneb stačí jediná dovednost

Při procházení statistik tohoto blogu na Google Analytics mně zaujala jedna věc: velká část čtenářů po přečtení článku, na který přišli přes vyhledávač nebo odkaz na jiném webu, klikne na odkaz štítku "bohatství".
Toto téma vás evidentně zajímá a tak i když (materiální) bohatství je jen jednou (a ne zcela nutnou) součástí úspěchu, dám vám v tomto příspěvku jednoduchý návod, jak ho dosáhnout.
Není to dokonce ani tak těžné, jak by se mohlo zdát.
Aby jste dosáhli bohatství, potřebujete totiž zvládnout jedinou věc, a tou je motivace.
Zdá se vám to málo? Věřte, že to tak jednoduché není, protože tuto dovednost musíte zvládnout hned na třech úrovních:

1. 
   Motivovat sebe. Musíte opravdu chtít, musíte se motivovat natolik, aby jste byli ochotni něco obětovat, pokud to bude nutné. Třeba značnou porci vašeho času a zejména pohodlí.
   
2. 
   Motivovat někoho, aby vám dal peníze. Opravdu. Aby jste zbohatli (v materiálním smyslu slova) znamená to, že vám někdo dá svoje peníze. Když pomineme penězokazectví pak to, že budete mít peníze znamená, že vám jiní lidé dají ty svoje. Pokud podnikáte nebo chcete podnikat, znamená to, že musíte motivovat vaše zákazníky, aby vám platlili za vaše zboží nebo služby. Pokud chcete dosáhnout bohatství jako zaměstnanec (což je nepochybně těžší, pokud se bavíme o opravdovém bohatství), musíte motivovat toho, kdo vás platí, aby vás platil co nejlépe. Nebo si najít někoho jiného a motivovat jeho.
   
3. 
   Motivovat ostatní, aby pro vás pracovali. Jako podnikatel můžete rozvíjet svůj byznys prostřednictvím zaměstnanců mnohem rychleji. Jako zaměstnanec budete v mnoha případech pro zaměstnavatele cennější a bude ochoten vám lépe platit, pokud budete schopni vést a řídit další lidi.
   

To je vše. Opravdu.

Pokud jste čekali zaručený návod, jak zbohatnout, máte ho. Jenom je třeba ho uchopit, řídit se tímto pravidlem a úspěch se dostaví.
Pokud jste čekali naprosto konkrétní postup krok za krokem, na jehož konci by bylo vytoužené bohatství, asi jste zklamaní. Takový návod samozřejmě neexistuje - pokud by existoval, řídil by se jím každý a už by jste ho znali.

Snad vám ale tento příspěvek umožní uvědomit si význam motivace. Možná zjistíte, že pro zbohatnutí sami nemáte dostatečnou skutečnou motivaci, že je pro vás vlastně podstatné něco jiného, co by jste třeba museli omezit nebo obětovat.
Nebo si uvědomíte, že zbohatnout chcete, ale že chtít nestačí. Že se musíte motivovat k tomu, aby jste na tomto cíli systematicky pracovali.
Třeba se zamyslíte nad tím, zda vaše zákazníky motivujete jen k tomu, aby přišli k vám na prodejnu (na webovou stránku, stáhli si demoverzi vašeho software) nebo k tomu, aby si něco koupili - tedy aby vám dali svoje peníze. Zda vašeho zaměstnavatele motivujete k tomu, aby byl ochoten vám platit víc - protože umíte něco, co má hodnotu za kterou je ochoten si připlatit.
A možná začnete přemýšlet, jak motivovat lidi co pro vás pracují k tomu, aby zvládli svou práci lépe, třeba převzali část té vaší a uvolnili vám tak ruce, aby jste se mohli věnovat dalším projektům, které vás posunou dál.

Jisté je, že pokud zvládnete umění motivace, bohatství se se zárukou dostaví.

Getting Things Done III. - Pravidlo dvou minut

Jednou z velmi důležitých součástí GTD je pravidlo dvou minut. Jak je jednoduché, tak je užitečné :-)
Toto pravidlo říká: Cokoliv můžete udělat během 2 minut, udělejte ihned.
Pokud tedy při zpracování kontejneru narazíte na záležitost, kde další akce potřebná k jejímu vyřešení zabere méně než 2 minuty, ihned ji udělejte - bez ohledu na její prioritu. Důvod je prostý: zaznamenání do systému (tedy do příslušného seznamu) a následné i opakované se vracení k záležitosti v rámci probírání seznamů v příslušném kontextu by v součtu zabralo času víc. Navíc splnění i jednoduchého úkolu vám dodá dobrý pocit a energii.
2 minuty jsou samozřejmě jen jakýmsi vodítkem - podle vaší konkrétní situace nebo aktuálního vytížení si můžete pravidlo upravit třeba na 3 nebo 5 minut.
Podstatné ale je, správně odhadnout dobu, kterou daná záležitost zabere, aby jste se u ní "nezasekli" na dobu podstatně delší. Například "Zavolat Karlovi a domluvit se na víkend" můžete opravdu zvládnout za 2 minuty - pokud se ale s Karlem zapovídáte, může to zabrat času podstatně víc.
Horkými kandidáty na uplatnění pravidla 2 minut je valná část emailů - hodně lidí dělá chybu, že si došlé emaily přečte a i ty, kde stačí stručná odpověd "ok" nebo delegování přeposláním "prosím zařiď to a dej mi vědět, jak to dopadlo", případně vymazání, neřeší ihned. Takto se k mnohému mailu vrací několikrát, mají plný Inbox ve kterém ztrácí přehled a v nejhorším případě tyto maily přesouvají do nějaké složky "vyřídit později", kde obvykle zahnívají delší dobu. Narůstá tak ale počet nevyřešených a nerozhodnutých záležitostí, o čemž podvědomí ví a příspívá to k nárůstu stresu díky ztrátě pocitu kontroly.
Pravidlo 2 minut je jednou z kritických součástí GTD, protože jeho neuplatňování může vést až k přeorganizování - tedy ke stavu kdy systém timemanagementu sám požírá nepřiměřené množství času.
Každopádně i pokud GTD nepoužíváte, pravidlo 2 minut může pomoci i vám.

Čtvrtletní polibek

Na konci loňského roku jsem zavedl nový zvyk, kterému říkám Čtvrtletní polibek jednoduchosti :-)
Jde o pravidelné zamyšlení se nad vlastním fungováním z pohledu principu KISS ("Keep It Simple, Stupid" - tedy "Nechej to jednoduché, hlupáku"). Proč tedy polibek je zřejmé - snad každý ví, že kiss je anglicky polibek :-)
Snažím se sice pravidlem KISS řídit průběžně, ale přesto se mi během, těch dvou dosavadních "aplikací" čtvrtletního polibku podařilo vždy najít něco, co bylo možné zjednodušit, aniž by to mělo dopad na výsledky nebo na kvalitu a ušetřit tak čas, administrativu, energii.
Naposledy jsem trochu redukoval počet GTD kontejnerů (ze 7 na 5) a prakticky zrušil třídění vyřízených emailů do složek - pokud se potřebuji k něčemu vrátit, stejně příslušný mail najdu nejrychleji pomocí hledání klíčových slov, které je v Outlooku 2007 skvělé a velmi rychlé...
Zkuste čtvrtletní polibek někdy také ...

OmniFocus - skvělá GTD aplikace pro iPhone

Ze zvědavosti jsem se díval na App Store, jaké aplikace jsou dostupné pro iPhone a narazil jsem na aplikaci OmniFocus, která vypadá naprosto skvěle. Líbí se především přehledné a zdá se velmi ergonomické uživatelské rozhraní, které vypadá, že není "obtěžkáno" žádnými zbytečnostmi a mohlo by tedy umožňovat velmi rychlé používání (autoři by si opravdu zasloužili Oskara za střídmost!). To je pro GTD nástroj kritické (alespoň pro mne), protože pokud jeho používání zdržuje, vede to k tomu, že člověk místo aby ho používal pro ukládání a zpracování úkolů a podobných záležitostí, drží je v hlavě - což je přesně to, co je nežádoucí.
Jako nevýhodu OmniFocusu vidím nemožnost synchronizace s PC ("mekáči" mají výhodu - pro Mac je k dispozici i desktopová - zdá se také vydařená - aplikace s plnou synchronizací).
Velmi hezkou a zajímavou funkcí je zobrazení úkolů v kontextu aktuální lokace - díky spolupráci s vestavěnou GPSkou iPhonu...
Ještě se OmniFocusu podívám víc na zoubek, možná to bude důvod, proč můj nynější HTC Kaiser vyměním za iPhone ...

Getting Things Done II. - Kontejnery

Záležitosti k vyřešení jsou v rámci metodiky timemenagementu GTD "na vstupu"
shromažďovány v tzv. kontejnerech. Záležitosti (dle typu kontejneru třeba úkoly, předměty, nápady, emaily ...) jsou v kontejnerech uchovány do jejich zpracování, tj. do rozhodnutí, jak s nimi bude dále naloženo.
Kontejnerem může je tedy třeba přihrádka "K vyřízení" na vašem pracovním stole, kam vy i vaši spolupracovníci ukládáte papíry k vyřízení nebo ke schválení, došlu poštu apod.
Kontejnerem je složka "Doručená pošta" (Inbox) ve vašem poštovním programu, stejně jako diktafon, kam si zaznamenáváte nápady, schránka hlasové pošty nebo poznámkový blok (v modernější variantě PDA nebo Smartphone), kam si značíte úkoly k vyřízení...
Důležité je kontejnery pravidelně vyprazdňovat a obsah zpracovávat - o tom někdy příště. Já osobně zpracovávám kontejnery (s vyjímkou email Inboxu) ráno jako první věc po příchodu do práce (sice je to trochu v rozporu s pravidlem vyřídit nejdůležitější úkol dne jako první, ale nezabere to více než 10 minut a mám lepší pocit jistoty, že nikde nečeká něco důležitého, co bych opomenul) a jinak vždy, když mám vhodnou "volnou chvíli". A co vy?