Getting Things Done III. - Pravidlo dvou minut

Jednou z velmi důležitých součástí GTD je pravidlo dvou minut. Jak je jednoduché, tak je užitečné :-)
Toto pravidlo říká: Cokoliv můžete udělat během 2 minut, udělejte ihned.
Pokud tedy při zpracování kontejneru narazíte na záležitost, kde další akce potřebná k jejímu vyřešení zabere méně než 2 minuty, ihned ji udělejte - bez ohledu na její prioritu. Důvod je prostý: zaznamenání do systému (tedy do příslušného seznamu) a následné i opakované se vracení k záležitosti v rámci probírání seznamů v příslušném kontextu by v součtu zabralo času víc. Navíc splnění i jednoduchého úkolu vám dodá dobrý pocit a energii.
2 minuty jsou samozřejmě jen jakýmsi vodítkem - podle vaší konkrétní situace nebo aktuálního vytížení si můžete pravidlo upravit třeba na 3 nebo 5 minut.
Podstatné ale je, správně odhadnout dobu, kterou daná záležitost zabere, aby jste se u ní "nezasekli" na dobu podstatně delší. Například "Zavolat Karlovi a domluvit se na víkend" můžete opravdu zvládnout za 2 minuty - pokud se ale s Karlem zapovídáte, může to zabrat času podstatně víc.
Horkými kandidáty na uplatnění pravidla 2 minut je valná část emailů - hodně lidí dělá chybu, že si došlé emaily přečte a i ty, kde stačí stručná odpověd "ok" nebo delegování přeposláním "prosím zařiď to a dej mi vědět, jak to dopadlo", případně vymazání, neřeší ihned. Takto se k mnohému mailu vrací několikrát, mají plný Inbox ve kterém ztrácí přehled a v nejhorším případě tyto maily přesouvají do nějaké složky "vyřídit později", kde obvykle zahnívají delší dobu. Narůstá tak ale počet nevyřešených a nerozhodnutých záležitostí, o čemž podvědomí ví a příspívá to k nárůstu stresu díky ztrátě pocitu kontroly.
Pravidlo 2 minut je jednou z kritických součástí GTD, protože jeho neuplatňování může vést až k přeorganizování - tedy ke stavu kdy systém timemanagementu sám požírá nepřiměřené množství času.
Každopádně i pokud GTD nepoužíváte, pravidlo 2 minut může pomoci i vám.