The 4-Hour Workweek vychází v češtině

Knížka Tima Ferrise The 4-Hour Workweek, o které jsem psal,  nyní vychází pod názvem Čtyřhodinový pracovní týden i v češtině. Stejně jako Allenovy knihy o GTD je vydává Jan Melvil Publishing, podle jejich webu také brzo vyjde překlad Zen to Done od Leo Babauty, a to pod názvem Zen a hotovo (výmýšlet vhodný překlád názvu Babautovy a Allenových knížek musela být lahůdka, Ferris to udělal o dost jednodušší :-).
Melvilův dosavadní výběr knížek k překladu je rozhodně zajímavý - uvidíme s čím dalším zajímavým vydavatelství přijde ...

Žrout času email a co s ním

Asi každý, kdo k práci používá počítač bude souhlasit s tím, že zvládání emailu (už samotný častý výskyt tohoto slovního spojení mluví sám za sebe) je v dnešní době docela výzvou. Nemluvím o spamu, ten už dnes řeší filry tak dobře, že je to problém spíš pro techniky (zahlcování sítí a serverů), ne pro uživatele. Mluvím o neúměrně nabobtnalé komunikaci. 

V návodech, jak se vypořádat se záplavou emailů, z nichž téměř každý vyžaduje nějakou reakci (a pokud ne, tak i samotné přečtení a vyhodnocení zabere nějaký čas), najdete často rady typu "omezte email na maximálně 2 hodiny denně". To mi přijde docela šílené ... Pokud pracujete 8 nebo 9 hodin denně, věnujete čtvrtinu (!) svého času emailu?  Myslím, že to není o stanovení limitu, i když ten může pomoci vám si uvědomit, kam až to zašlo. Ale pak by měl být spíš tak 1/2 hodiny, v některých případech možná max. hodinu. Spíš než o časovém limitu je dle mého zvládání emailu o přístupu k němu.

Pojďme se tedy podívat, jak na to. Největším nepřítelem efektivity v této oblasti je fakt, že my sami nebo lidé se kterými komunikujeme, používají email nevhodným způsobem. Nabízím přehled nejčastějších prohřešků a tipy, jak se s nimi vypořádat (přehled určitě není kompletní, ale snažil jsem se vypíchnout alespoň ty hlavní):

• Nevhodná volba komunikačního prostředku. Lidé často volí email tam, kdy by bylo lepší zavolat nebo se zastavit osobně, zvlášť pokud jste v jedné budově. Důvody jsou různé - často je to například nejistota v osobní komunikaci, předpokládají, že do mailu myšlenku lépe zformulují. Může jít i o snahu mít "důkaz" o tom, že například informaci předali, jak se k nějakému problému vyjádřili apod. Mimochodem, použití nevhodného komunikačního kanálu je velmi časté nejenom u emailu, ale prakticky při veškeré elektronické komunikaci - je poměrně mladá a lidé se ještě nenaučili rozlišovat vhodné volby. Často vám např. někdo pošle přes instant messaging komunikaci zprávu, která nevyžaduje okamžitou (instant) odpověď a právě email by byl vhodnější. Trochu z jiného soudku, ale dnes typické, je upozorňovaní bloggery na jejich nový článek na twitteru - přitom lze předpokládat, že 95% jejich followerů také odebírá RSS kanál jejich blogu. Zbytečná duplicita ... Ale zpět k emailu: "obrana" je v tomto případě nesnadná, protože jediná možnost je vychovávat ostatní, alespoň ty, se kterými komunikujete nejčastěji. Prostě svým kolegům a podřízeným vysvětlete, co vám mají posílat emailem a co ne. Chce to trpělivost, ale je to možné. Testováno na lidech :)
• Očekávání okamžité reakce. Vlastně souvisí s předchozím bodem. Pokud někdo potřebuje rekci ihned, neměl by používat email (leda že vám potřebuje poslat např. podklady k následnému telefonátu). Bohužel možnost často vyvolává očekávání (a proto je mimochodem také polovina lidí otroky mobilních telefonů, protože možnost vzít hovor takřka kdekoliv a kdykoliv vede k očekávání, že jste pro každého trvale na příjmu ...). Už se Vám asi stalo, že vás někdo hodinu nebo dvě po poslání mailu urgoval o odpověď a divil se, že na emaily nereagujete ihned. I zde je třeba vysvětlit okolí, na co je email určen a na co ne. Zde je výchovu možné podpořit tím, že těm, co nechápou, že email není real time aplikace, budete cíleně odpovídat s prodlením, i když na okamžitou reakci zrovna máte čas. Věřte, že se přizpůsobí ...
• Mor jménem Carbon Copy.  Rozšířeným nešvarem je posílání emailu v kopii (CC:) dalším lidem, kterých by se třeba jen vzdáleně mohl týkat. Často jde o alibismus - dáme do kopie kolegy, protože kdyby něco, tak "vždyť jsi o tom věděl, poslal jsem ti kopii a nic jsi nenamítal". A příště zase z alibismu dají do kopie oni nás. Takže všichni víme o všem, ale nikdo se pořádně nedostane ke svojí práci. Každý čte kopie mailů (o jejich několikastránkových přílohách ve wordu nemluvě) a jejich přílohy, protože co kdyby mu za týden někdo řekl "vždyť jsi o tom věděl ...".  Získat názor kolegů (rovná se učinit je spoluzodpovědnými za rozhodnutí) je také snadné - přepošlete email s otázkou "Co si o tom myslíš?", případně "Jaký je tvůj názor?". Alibismus zase někomu vygeneroval pár (desítek) minut práce ... A čím víc lidí je v kopii, tím víc - domyslete sami. Takže dávají vás alibisté také do CC:? Jediná možná obrana je odmítnutí, např. "Nezlob se, ale tenhle projekt se mně netýká, pokud bych to měl celé číst a být za to spoluzodpovědný, nestihl bych ten a ten projekt. Přílohy jsem tedy nečetl, pokud opravdu potřebuješ moje zapojení, domluv si to s mým šéfem, ať mi na to vyhradí potřebný čas. Díky za pochopení". Důležitá je pasáž "přílohy jsem nečetl" nebo "četl jsem jen prvních pár vět" - alibistovi se nepodařilo vás "namočit" a příště to už snad neudělá. A pokud ano, postup už znáte.
• Dlouhé maily. Je neuvěřitelné, jak dlouhé emaily jsou někteří lidé schopni napsat, když (a opět, jsme u prvního bodu) by stačil krátký telefonát. Problém totiž je, že do emailu tito lidé vypisují zaobaleně i "odpovědi" na vaše očekávané či možné reakce, přitom v telefonu by hned znali tu skutečnou a nemuseli by řešit všechny možné eventuality. Obrana je opět výchovná - pokud vám někdo napíše dlouhý email, místo psaní odpovědi mu zavolejte ...      
• Zahlcený Inbox. Pokud je vaše složka Doručená pošta trvale přeplněná, vede to k tomu, že se mnohým emailům věnujete opakovaně - x krát je otevřete a zase zavřete, protože třeba ještě nemáte podklady k odpovědi, záležitost není prioritní nebo se vám do ní třeba nechce. Samotná halda emailů v inboxu vede k časovým ztrátám a také ke stresu z pocitu nezvládání. Počet nevyřízených zpráv narůstá nejenom odkládáním jejich vyřízení, ale i tím, že si některé necháváte jako připomínku nějaké záležitosti, která ovšem není absolutně aktuální. To je samozřejmě v rozporu s GTD, nicméně na druhé straně - teoreticky správný postup, tzn. záležitost si poznačit do některého z ToDo listů může být při velkém množství těchto případů docela časově náročné a ubíjející. Moje rada zní: vytvořte si složky, pojmenované např. _Denně, _Týdně, _Měsíčně (podtržítko na začátku zajistí, že budou v seznamu na začátku). Do nich přesouvejte všechny maily, které nebudete řešit DNES. A vyberte složku podle toho, kdy se potřebujete či chcete k mailu vrátit. Naprosto zásadní je, aby jste rychle prolétli obsah složky dle jejího názvu, tedy _Denně každý den (nejlépe ráno), _Týdně nejlépe v pátek a _Měsíčně nejlépe posledního. Pokud pak například ve středu dostanete email, který budete chtít probrat další úterý na poradě s kolegou, přesunete ho do složky _Týdně. Do pátku pak od něj máte pokoj a v Doručené poště vám nezavazí.  V pátek (pokud používáte GTW, tak v rámci Weekly Review) jej přesunete do složky _Denně. V pondělí jej při ignorujete jako neaktuální, v úterý jej přesunete do Doručené pošty a s kolegou projednáte. V doručené poště tak máte vždy jen maily na vyřízení v daný den plus nové maily k roztřídění nebo okamžitému vyřízení. Cílem je samozřejmě prázdný inbox každý den :-). Tento postup vřele doporučuji, nicméně upozorňuji, že jeho zavedení jako rutiny k plnému užitku nějaký čas trvá, obvykle zhruba měsíc.

Doufám, že vám těchto pár rad pomůže k lepšímu zvládání emailu. Vaše případné zkušenosti vítám v diskusi.

Multitasking nebo soustředění?

V minulém příspěvku jsem se snažil poskytnout tip, jak se lépe soustředit při práci s PC na hlavní, zrovna zpracovávaný úkol. Proč se ale soustředit na jeden úkol? Nezvládne toho člověk víc, když dělá několik věcí současně? Toto téma je v poslední době na blozích, věnovaných timemanagementu a obecně osobnímu růstu celkem frekventované. Názor, že tzv. multitasking je v konečném důsledku na škodu a že ten, kdo se snaží dělat více věcí zároveň, toho dlouhodobě nakonec udělá méně, jasně převažuje.
Důvod je prostý - nároky při "přepínání" mezi úkoly. Tedy nutnost odpoutat se od úkolu A, "vplynout" do úkolu B atd. Jednoduše si to lze představit na příkladu kopání dvou jam. Pokud vykopete nejdříve jednu jámu, potom se přesunete k druhé a vykopete ji, stihnete to rychleji, než když budete "současně" kopat jámy obě: vyhodíte lopatu hlíny z první jámy, přeběhnete ke druhé, vyhodíte lopatu hlíny z ní, přeběhnete zpět k první jámě atd. Čas na "přepínání" mezi úkoly je zde reprezentován časem na přebíhání mezi jámami ...
Podobné je to při práci duševní, třeba již zmíněné práci na PC. Pokud píšete například článek, dopis nebo nabídku a od toho odbíháte k jiným činnostem, vždy když se k tomuto úkolu vrátíte, musíte zpět navázat na to, co jste už napsali. Tedy pravděpodobně znovu po sobě přečíst minimálně posledních pár vět. A to je ten běh ke druhé jámě, který bychom se měli snažit eliminovat - tedy preferovat styl práce, kdy se soustředíme na provedení jednoho úkolu od začátku až do konce. Nebo pokud nemůžeme úkol dokončit najednou (je příliš velký, nemáme dostatek podkladů ...), tak alespoň na vykonání tak velké části, aby to tak říkajíc stálo za to.
Abychom se mohli na aktuální úkol důkladně soustředit, je také třeba maximálně eliminovat různá přicházející vyrušení, ale o tom zase někdy příště...

Tip: Jak se lépe soustředit při práci na PC

Nejspíš to také znáte. Rozhodnete se pracovat na nějakém úkolu, soustředit se na něj, protože je prioritní, ale stále Vás něco odvádí. Připravujete třeba důležitý dokument či prezentaci a potřebujete najít podklady na internetu. Při jejich hledání vás zaujme ještě něco dalšího, kliknete na odkaz, pak na další, přečtete si článek, něco s diskuse pod ním. Mezitím mrknete na email, hned nahoře je zpráva, která vyžaduje vaši reakci. A tak dále ... Najednou zjistíte, že už pěknou dobu děláte něco úplně jiného, než onen prioritní úkol. Takže se k němu vrátíte, ale po chvíli přijde kolega, jestli jste se už díval na tabulku, kterou vám poslal mailem, spěchá to. Takže ji najdete a na místě s ním věc rychle vyřídíte. Zavřete Excel a máte před sebou zpátky poštovní program - kolegův email zařadíte mezi vyřízené a začnete se věnovat dalším. Na prioritní úkol si zase za chvíli vzpomenete a s tichým sakrováním se k němu vrátíte...

Opravdu se soustředit na nějaký úkol je v dnešní době plné vyrušení a podnětů obtížné obecně, ale při práci s počítačem to platí ještě mnohem mnohem víc. Při dostatečné sebekázni je možné přijmout některá preventivní opatření, jako ve vypnutí stahování nových emailů (asi ale úplně nevypnete emailový program, protože i v emailech často hledáme podklady...), problém to ale řeší jen do určité míry.

Existuje řešení, které vás "připoutá" k primárnímu úkolu a ze všech odboček vás k němu relativně rychle vrátí. Tím řešením je druhý monitor - a samozřejmě odpovídajícím způsobem nastavené pracovní prostředí. Omezením samozřejmě je to, že se jedná o řešení použitelné jen na vašem stabilním pracovišti - k notebooku si na cesty asi druhý monitor vozit nebudete. Nicméně většina z nás zřejmě většinu úkolů toho typu, které vyžadují pokud možno plné soustředění, dělá na svém stabilním pracovišti v kanceláři nebo v domácí pracovně, kde je možné připojit druhý monitor i k notebooku.

Aby tato konfigurace pracoviště splnila svůj účel, je nutné přijmout odpovídající způsob práce - na hlavním monitoru mít otevřenou pouze aplikaci ve které zpracováváte primární úkol (např. Word ve kterém píšete koncepční dokument či zprávu nebo Powerpoint ve kterém připravujete prezentaci) a pro všechny "odbočky" používat druhý monitor. Zde tedy budete mít otevřený internetový prohlížeč, emailový program atd... Po připojení druhého monitoru tedy v Nastavení zobrazení zaškrtnete volbu "rozšířit plochu i na tento monitor" a na tuto část plochy vždy přetáhnete okno "pomocné" aplikace (Windows 7 budou obsahovat klávesovou zkratku pro odeslání okna na druhý monitor - u XP a Vista tomu tak bohužel není).
Na tento způsob práce je třeba si chvíli zvyknout - mně trvalo asi týden, než se mi to dostalo do krve. Výhodou je samozřejmě situace, kdy nepracujete s notebookem, ale stolním PC - v takovém případě monitor neodpojujete (optimální je mít vedle sebe 2 monitory stejného typu) a aplikace si tudíž pamatují, kde se mají otevírat: na druhém monitoru.

Jak tato konfigurace pracoviště napomáhá soustředění na hlavní úkol je asi zřejmé - stále ho vidíte před sebou na jednom monitoru a máte mnohem větší tendenci se k němu rychle vrátit (alespoň u mně to funguje :).
Osobně se mi také osvědčilo mít primární monitor přímo před sebou a pomocný vpravo od něj. Pokud si tedy zobrazím na druhém monitoru nějaké podklady, musím mírně pootočit hlavu a je zde tedy přirozená i podvědomá snaha vrátit se k tomu, co mám před sebou ...
To, že je hlavní úkol na primárním monitoru pořád viditelný, je také důvodem, proč to celé funguje - náhrada virtuálními pracovními plochami apod. tedy fungovat nebude.

Soustředění a zaměření na právě vykonávaný úkol, bránění se vyrušování, odbíhání atd. výrazně podporuje efektivitu a produktivitu, je tedy dobré se v této dovednosti stále zdokonalovat - druhý monitor není řešením vždy a všude, ale pomáhá.

Při plánování kroťte své ambice

Jednou z věcí, na které je dobré si dávat pozor při plánování (zejména krátkodobém - denní, týdenní plán), jsou vaše vlastní ambice. Právě díky velkým ambicím se některým lidem často stává, že jsou v plnění svého plánu méně úspěšní, než si předsevzali. Vede to k nespokojenosti, zklamání, frustraci.
Příčinou nesplnění plánu ale není neschopnost nebo nekompetentnost, ale jednoduše přílišné ambice, díky kterým si toho takový člověk prostě naplánuje moc. To však následně vede paradoxně k časovým ztrátám, neboť odložené úkoly je třeba přeplánovat stejně jako celé projekty, jejichž jsou součástí nebo cíle, k jejichž splnění mají vést.
Je proto dobré snažit se opravdu dobře odhadnout u jednotlivých úkolů očekávané nároky na čas a ponechat si raději dostatečnou rezervu. Stejně tak je vhodné plánovat maximálně 50-60% času a zbytek ponechat na nečekané události (a pokud žádné nepříjdou, využijete čas na úkoly, čekající ve vašich GTD seznamech ...) - rozplánování času v práci si můžete zjednodušit tím, že si uděláte plán vždy jen na dopoledne a odpoledne vyhradíte na aktuální a operativní záležitosti. Pokud se něco důležitého a neodkladného vyskytne dopoledne, můžete se do toho také v klidu pustit a naplánované úkoly uděláte odpoledne.
Dodržení plánu, pokud máte takovouto rezervu, je opravdu snadno zvládnutelné a po čase se budete divit, že toho vlastně zvládnete víc, než když jste ve snaze stihnout toho co nejvíc rozplánovali každou minutu. Je to díky tomu, že menší časový prostor, který máte pro plánované úkoly k dispozici, vás nutí vytvořit efektivnější plán - a především více delegovat, máte-li komu.

Making It All Work - video

Obsah nové knížky Davida Allena Making It All Work stručně na videu (v angličtině):

Jedno z tajemství úspěchu

Možná také znáte pár lidí, kteří jsou velmi úspěšní, ale přitom víte, že nejsou o nic chytřejší, vzdělanější nebo pracovitější než ostatní. Někdy dokonce naopak. Zkoušeli jste se zamyslet, co je u těchto lidí základem jejich úspěchu, co mají společného?
Nepochybně se jedná o víc vlastností či návyků - třeba schopnost motivovat sebe i druhé nebo dobře komunikovat s ostatními. Je tu ale ještě jedna věc, která je dle mých zkušeností občas cizí i hodně schopným lidem. A těm zdánlivě "překvapivě" úspěšným naopak nechybí a dokáže převážit i jiné nedostatky.

Jde o akčnost nebo chcete-li akceschopnost. Rychle se rozhodnout, neváhat. Než věci dlouze promýšlet a otálet, pustit se hned do práce. Udělat sice o něco víc rozhodnutí špatných, ale zato rychle - a když se ukáží jako špatná, stejně rychle přijmout nápravu.

Spousta lidí, když má přijmout nějaké rozhodnutí, odkládá ho. Váhá, přemýšlí. Když má s něčím začít, díky váhání nachází důvody, proč to vlastně nejde. A někdy výmluvy.

Netvrdím, že je na škodu rozhodovat se uvážlivě, ale musí to mít svoji míru - nesmí to být na úkor akceschopnosti. "Akční lidé" nepřemýšlí donekonečna, jestli třeba mají rozjet nějaký nový byznys, obchodní model, marketingový kanál. Nedělají vždy detailní plány na dlouhou dobu dopředu, jejichž příprava zabere čas a odkládá start. Prostě začnou, když jsou z větší části připraveni, třeba z 80%. Vědí, že doladění těch zbývajících 20% by jim dle paretova pravidla zabralo 80% času - tedy 5x tolik. Mnozí to ani nevědí, postupují instinktivně.
Díky brzkému startu získají náskok a detaily doladí později - pokud je to potřeba. A nebo zjistí, že rozhodnutí bylo chybné a opět rychle přikročí k akci - třeba z dané aktivity vycouvají. Díky akceschopnosti nesetrvávají v neefektivním stavu.
Tento přístup vede k tomu, že se sice dvakrát spálí, ale třikrát uspějí - v konečném součtu jsou tedy úspěšní. Rozjeli pět projektů s převahou úspěchu, zatímco jejich neakceschopný protějšek je stále ve fázi plánování, příprav a zdokonalování toho prvního.

Zkuste někdy tento přístup. Správná chvíle je právě teď.

Making It All Work - povinné pokračování pro čtenáře GTD

Nový počin Davida Allena, knížka Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life, vyvolává logicky u čtenářů a uživatelů GTD nemalá očekávání. Aplikování metodiky GTD pro organizaci vlastního času (nebo lépe řečeno vlastního života) obvykle přináší významný nárůst produktivity a protože se jedná o velmi komplexní systém návyků, zpravidla je jeho opravdu plnohodnotné nasazení spíše procesem postupného zdokonalování.

Ten, kdo GTD používá, si tedy nejspíše zvykl, že svůj vlastní "systém fungování" může postupně zlepšovat (a upřímně řečeno, musí trochu dbát na to, aby ladění systému nedával přednost před samotnou prací...) a další zdokonalení systému zřejmě očekává i od nové Allenovy knížky. A svým způsobem se jeho očekávání splní - ne ale proto, že by MIAW nějak zásadně "upgradovala" GTD.

GTD je totiž opravdu komplexní a dá se říct kompletní systém, na kterém zas až tak moc k vylepšení není. Zmíněným zlepšováním systému uživateli tedy nemyslím zlepšení samotného GTD, ale spíše konkrétního "osobního" způsobu jeho aplikace, který se dle mých zkušeností opravdu případ od případu liší a někdy docela zásadně. Vylepšování tak probíhá jednak hledáním lepších nástrojů (ať už softwarových nebo třeba papírových) a dále hledáním lepších způsobů provádění jednotlivých prvků a částí procesu. A především jde o hledání vhodné aplikace této obecné metodiky na konkrétní osobní prostředí, osobnost a situaci.

MIAW tedy nepřináší zásadní obměnu GTD - pokud jsou zde nějaké změny, tak je to spíše "facelift". Mezi napsáním obou knih přeci jen uběhla nějaká doba a Allen některé prvky i terminologii jemně doladil, nicméně se jedná o detaily. Zaměřuje se ale více na části, v první knize zmíněné ne úplně podrobně. Kritici GTD často zmiňovali orientaci na mikromanagement úkolů a byť Allen celkovou perspektivu a "vyšší úrovně" zcela neopomíjel, v MIAW se jim věnuje podstatně víc. Myslím také, že na knížce jsou znát zkušenosti nabyté ze zpětné vazby od čtenářů a uživatelů GTD - při čtení jsem měl pocit, že se autor věnuje poměrně detailně právě věcem, které mohou způsobovat problémy těm, co s metodou začínají, i těm co už nějaké zkušenosti mají.

Vůbec celá MIAW je velmi detailní, řekl bych až extrémně. Autor mnohdy v několika odstavcích rozebírá, co se dá říct jednou větou. Překvapivě to ale není na škodu věci. Byť to někdy může čtenáře mírně nudit u témat, která jsou mu opravdu 100% jasná, u těch ostatních je třeba to ocenit jako spolehlivou metodu, jak každého přinutit pochopit dané téma opravdu jednoznačně. Kontrastní je to mimo jiné i proto, že mnohá polopaticky rozebíraná témata jsou věci naprosto zřejmé - Allen si toho je vědom a na několika místech se za to omlouvá. Nicméně zbytečně, protože právě v tom je hlavní síla knihy - věci samy o sobě "každému jasné" dává do logického celku, rozebere je i vazby mezi nimi tak důkladně, že funkčnost celého systému a jeho jednotlivých prvků je "nezpochybnitelná". Sám jsem si po dočtení knihy uvědomil, že nejlepším důkazem vhodnosti tohoto postupu je, kolik věcí jsem si v knize podtrhal, přestože jde o věci známé - důvodem byla mnohdy samotná preciznost definice či popisu, nepochybně užitečná.

Jednu, druhou, nebo obě? Obě!
Jak jsem už uvedl, MIAW není nějakým upgradem GTD, čtenáře možná proto zajímá, zda si tedy přečíst knížku jednu, druhou nebo obě. Odpověď je jednoznačná, obě. Téma se u obou z části překrývá, ale pokaždé je napsané trochu jinak a už to je samo o sobě pro jasné pochopení užitečné. Pro mě navíc možná o to víc, že mezi čtením obou knih uběhla nějaká doba, takže to, co jsem znal, jsem si připomněl, a také jsem našel hodně věcí k zamyšlení. David Allen v knize uvádí, že bylo pro něj výzvou napsat MIAW tak, aby kniha byla zajímavá pro lidi, co jsou s jeho prací obeznámení, i pro nové čtenáře. Zejména první část knihy proto vlastně opakuje vysvětlení GTD, ale díky novým pohledům a příkladům je dostatečně zajímavá i pro zkušené Allenovy pro čtenáře. Pak je tu část, týkající se "perspektivy", tedy práce s cíli atd. na vyšších úrovních "nad ranvejí", které je v MIAW věnován o dost větší prostor. Pro čtenáře GTD řekl bych povinné pokračování.

Takže suma sumárum: přesto, že jsem vlastně původně od MIAW čekal něco trochu jiného, zklamaný jsem rozhodně nebyl. V češtině kniha vyjde v létě a máte se tedy na co těšit - já za zapůjčení originálu tímto děkuji vydavatelství Jan Melvil Publishing.

Článek byl napsán pro server www.mitvsehotovo.cz.
Přečtěte si také recenzi MIAW na blogu Workaholica.

Proč je dobré být bohatý

Málo kdo pochybuje o tom, že je lepšie byť bohatý a zdravý ako chudobný a chorý , ale když vypustíme to zdraví - vyplatí se usilovat o to být bohatý (myslím nyní v tom finančním slova smyslu)?

Není sporu o tom, že štěstí nikomu peníze samy o sobě nepřinesou - takže když pomineme bonmoty typu "Peníze neznamenají štěstí, ale raději se budu trápit v Jaguáru než v autobuse", má snaha o získání finančního bohatství nějaký význam i pro obohacení vnitřní? Ne pro toho, kdo usiluje o zbohatnutí za každou cenu. Teď nemyslím jen extrémy v podobě bankovního lupiče, ale obecně to, co bych nazval vyděláváním peněz pro peníze.

Ale ten, kdo se zaměří na svůj osobní rozvoj a bohatství získá férově třeba tím, že dokáže rozjet nějaký svůj byznys nebo se stane špičkovým, skvěle placeným odborníkem ve svém oboru, dostane jako bonus navíc benefit, který je krásně vyjádřen v citátu Johna Wickera, který jsem ji připomenul při plnění blogu Motivační citáty:

Bohatství nespočívá ve vydělávání peněz, ale v utváření člověka, když ty peníze vydělává.

Motivační citáty

V rámci každoročního bilancování jsem si při revizi hodnot, návyků a principů mimo jiné připomenul důležitost motivace a řekl jsem si, že si pro povzbuzení "podsunu" každé pondělí jeden ze sbírky motivačních citátů . Nasypal jsem je do blogu motivacnicitaty.blogspot.com jako samostatné příspěvky a nastavil jejich zveřejnění na každé pondělí (a sem tam něco navíc). RSS zdroj blogu jsem si přidal do čtečky , což nabízím i vám, blog je veřejný … Citáty jsem tam dal na nějakou dobu dopředu a nastavil jsem si upozornění, abych včas doplnil další. Takže nebojte, postarám se, aby zdroj nevyschnul :-)

Na nákup s iPhonem

Pokud používáte iPhone, může se vám hodit tip na zajímavou aplikaci pro tvorbu nákupních seznamů. Jste-li "GTD pozitivní", nejspíš máte ve svém systému několik nákupních seznamů pro různé typy obchodů jako je hypermarket, sport, hobbymarket, knihkupectví a nejspíš pro jejich vedení používáte stejný software jako pro ostatní GTD seznamy. Nebo možná požíváte standardní "Notes" na iPhonu. Já jsem také dříve všechny nákupní položky evidoval spolu s ostatními, nejprve v RTM, posléze v aplikaci Life Balance, kterou používám nyní. Nicméně aby se nehromadily položky typu "koupit mléko", "koupit jogurty" atd. a seznam neúměrně nenarůstal, používal jsem vždy jeden záznam (úkol) pro daný kontext, např. "@Potraviny" a jednotlivé nákupní položky jsem pak uváděl do poznámky.

Existuje však pohodlnější řešení - specializované aplikace na nákupní seznamy. Je jich hodně, bezplatných i placených - nijak jsem složitě nevybíral a zvolil jsem tu, co v dané době byla uváděna jako nejoblíbenější. Jde o bezplatnou aplikaci ShopShop.
Výhodou je především obrovská ergonomie, jak při vytváření seznamu, tak při vlastním pobíhání po obchodě.

          

K hlavním vlastnostem:

• Program si pamatuje již jednou vložené položky, takže pokud jednou vložíte "mléko", příště ho jen klepnutím vyberete ze seznamu (můžete zadat i množství) nebo pokud máte seznam delší, rychle se k položce dostanete tak, že začnete psát začátek textu. Po pár nákupech máte seznam dobře naplněný a vytvoření seznamu před běžným nákupem je otázkou několika vteřin.
  
• Díky tomu, že jsou k dispozici již použité položky, nemusíte také příliš přemýšlet, když vyrážíte na pravidelné doplnění zásob do ledničky a kuchyně - a také na nic důležitého nezapomenete. Nemusíte si vzpomínat "co tak ještě", ale vyberete ze seznamu.
  
• Položkám snadno posouváním můžete nastavit pořadí - to se hodí, pokud např. víte, že po vstupu supermarketu, kam chodíte pravidelně, je zelenina a ovoce, potom jogurty a sýry atd... Neběháte potom po obchodě sem a tam, případně nemusíte seznam procházet opakovaně jako když ho máte nesetřiditelný napsaný rukou na lístku papíru (který na rozdíl od mobilu taky snadnějí někde založíte - aspoň já tedy ano, a zkuste si pak prozvonit papír z druhého papíru :-).
  
• V prodejně pak po vložení zboží do košíku položku přeškrtnete, od vyřízených položek můžete seznam pročistit tlačítkem Clear. Vše je velmi rychlé a nemusíte stojíce u regálu něco složitě řešit.
  

Aplikace je jednoduchá a jednoúčelová - ten jeden účel ale plní dokonale a jak už jsem zmínil, vše je opravdu velmi ergonomické. Jedinou nevýhodnou je snad fakt, že seznam použitch položek je společný pro všechny nákupní seznamy (těch může být více a můžete si je pojmenovat), takže při zadání položky "křížový šroubovák" do seznamu hobbymarketu se bude nabízet i při vytváření seznamu na nákup potravin ... Mně osobně tato věc ale moc nevadí, protože ShopShop používám opravdu jen pro nákupy v potravinách, ostatní věci k nákupu vedu v Life Balance, protože se obvykle vztahují k nějakým projektům, takže je mám pro přehlednost u nich.

Pokud používáte iPhone a zatím žádnou nákupní aplikaci nevyužíváte, ShopShop určitě zkuste.

Timemanagement není o minutách

Je zajímavé, kolik prostoru se v literatuře nebo na seminářích o timemanagementu věnuje technikám, umožňujícím zaplnit časové mezery, využít každou minutu. Znám také pár lidí, co takhle fungují - prostor mezi většími úkoly vyplní za každou cenu nějakou aktivitou. Stejně tak pokud dělají nějakou činnost, kde nemůžou přímo pracovat na nějakém úkolu, třeba při řízení auta, vyplní tanto "hluchý" čas beze zbytku telefonáty, poslechem audioknih atd.
Aby jsme si rozuměli - čas je určitě dobré a potřebné využívat efektivně a pokud těch časových mezer je moc a nebo jsou dlouhé, je samozřejmě přínosné je zaplnit. Nesmí to ale jít přes určitou zdravou míru - a to především proto, že také potřebujete nějaký čas na přemýšlení.
Vím o čem mluvím, sám jsem v určitém období dosáhl takové "dokonalosti" ve yužívání pracovního času (tedy ve smyslu jeho vyplňování úkoly, ne ve smyslu skutečně efektivního využítí, proto ta "dokonalost" v uvozovkách ...), že jsem začal cítit, že to co mi vlastně chybí, je čas na přemýšení ... I když se člověk snaží mít mind like water, ten průběžný brainsorming je také užitečný a pak si člověk naopak nemusí vyhrazovat čas na "promyšlení projektu XY". Takže ta časová mezera je nakonec taky využita, na přemýšlení.
Někdy i jen tak, na volné přemítání, mně ale přitom mnohdy napadají ty nejlepší myšlenky.
Je to o tom, nevyplňovat časové mezery drobnými úkoly fanaticky, ale jen pokud je to přínosné.

Timemanagement není o minutách, ale o prioritách.

Life Balance - skvělá aplikace pro time management

Pokud pro organizaci času a úkolů používáte metodiku Getting Things Done, možná jste zjistili, že zvládáte daleko víc věcí na nižší úrovni, tj. jednotlivých drobných úkolů a povinností, na druhé straně ale možná máte pocit, že se nedostatečně věnujete věcem, které pro vás jsou dlouhodobé priority. GTD uplatňuje přístup zdola nahoru, tj. díky zvládnutí záplavy drobných úkolů by jste měli mít více času a energie na vyšší úrovně organizace času, jako je stanovení hodnot, priorit, dlouhodobých cílů apod. Této části se autor David Allen ve své knize věnuje poměrně okrajově - ne proto, že by tato část měla menší význam (to právě naopak), ale spíše proto, že přístupu shoda dolů (tj. od hodnot k cílům a od nich k úkolům) se věnuje celá řada dalších autorů (doporučit lze určitě klížky Stephena Coveye nebo Jacka Canfielda).

Při uplatňování GTD se však můžete občas dostat do situace, že ve snaze vyřešit co nejvíce úkolů (tj. odškrtnout co nejvíce položek na vašich To Do listech pro jednotlivé kontexty) spadnete do pasti řešení věcí neprioritních - možná urgentních, ale bez větší vazby na vaše dlouhodobé cíle. Budete tak produktivnější z hlediska kvantity, ne však efektivnější z hlediska  zaměření na priority. Důvodem je to, že kdykoliv se rozhodujete, jakou další práci vykonáte v daném kontextu (v práci, u počítače, doma ...), po přihlédnutí k času a energii, kterou máte k dispozici, by jste měli zvolit úkol s nejvyšší prioritou - toto rozhodování musíte dělat stále znovu a znovu, přičemž se spoléháte především na svoji intuici.
Tento postup má svoje úskalí, časem nejspíše narazíte na to, že když se podíváte zpět na uplynulý den, týden nebo měsíc, splnili jste spoustu úkolů, ale mnoho prioritních věcí zůstalo stát. Permanentní rozhodování o prioritách je poměrně náročné, protože svým způsobem vyžaduje mít v hlavě pro okamžik rozhodnutí všechny relevantní projekty a cíle - avšak držení věcí v hlavě je jedna z věcí, kterou se GTD naopak snaží potlačit. Problém rizika nižšího zaměření na priority je podle mého jedním z hlavních úskalí aplikace GTD.

Proč o tom píšu? Protože jsem narazil na zajímavé řešení tohoto problému, kterým je aplikace Life Balance . Jedná se o software pro správu úkolů a času pro Windows, Mac, Palm a iPhone. Z mého pohledu se jedná vlastně o implementaci GTD, avšak s několika velmi zajímavými vlastnostmi.

Jak Life Balance funguje? Základem je část, nazvaná Outline, kde si ve stromové struktuře nadefinujete jednotlivé oblasti života, např. práce, rodina, zdraví/kondice, osobní rozvoj atd. Ty se pak dále větví na projekty, podprojekty (do libovolné hloubky) a nakonec na jednotlivé úkoly. U každého úkolu tak ve stromu jasně vidíte jeho vazbu směrem nahoru až k nejvyšší úrovni. Příkladem může být vaše práce, která se dělí na jednotlivé oblasti - řekněme že jste majitelem firmy a tu si v Life Balance rozdělíte na Finance, Obchod, Marketing, Logistiku, Provoz, Personalistiku atd. Toto větvení dále rozčleníte, např. Marketing na venkovní reklamu, péči o stálé zákazníky a web. Takto můžete postupuvat dále, a hloubka může být pro různé větve odlišná, dle potřeby. K jednotlivým oblastem pak můžete přidat aktuální projekty, k nim pak úkoly. Úkolem je položka nejnižší úrovně, tedy taková položka, která již nemá podpoložky. To mimochodem přesně odpovídá filozofii GTD, neboť pokud daná záležitost vyžaduje více kroků (akcí), jde o projekt. V LB tak stačí úkolu přidat podúkol a hned se z něj stává projekt. Allen by zaplesal :-)

Pro jednotlivé položky se v LB nastavuje jednak důležitost (importance), a to velmi zajímavým způsobem - posuvníkem. Nemusíte tedy uvažovat o prioritě v intencích A/B/C nebo 1-5 apod. ale prostě pocitově posunete posuvník mezi minimální hodnotou none na levé straně a maximální essential na pravé staně. Ale pozor. Nejde o prioritu, ale důležitost - rozdíl vysvětlím za chvíli. A další podstatná věc: důležitost (nebo chcete-li význam) nastavujete ne absolutně, ale ve vztahu k nadřazené položce. Např. u úkolu tedy nastavujete, jak je důležitý pro příslušný projekt, nikoliv ve srovnání se všemi vašimi úkoly (což je super, protože je to mnohem snadnější).

Dále položkám nastavíte, kdy mají být hotovy, a to buď ponecháním výběru na volbě Once, kterou použijete, pokud úkol nemá pevný termín nebo nastavením konkrétního data - také můžete úkol označit jako opakovaný, např. každé 2 týdny. U termínovaných úkolů pak nastavujete položku Lead time, tj. čas nutný na přípravu.

A nyní se dostáváme k prioritizaci úkolů. V záložce To Do najdete seznam úkolů k vykonání, který můžete filtrovat dle kontextů (ty se v LB označují Places a ještě se k nim dostaneme). Zde ale najdete největší změnu, oproti jiným systémům - a jde o to, co jsem již naznačil, tj. že vám Life Balance usnadňuje rozhodování o tom, který úkol upřednostnit a navíc se zřetelem nejen na jeho urgentnost dle termínu, ale zejména s ohledem na jeho skutečnou důležitost. Úkoly totiž LB zařazuje do To Do seznamu sám a také stanovuje pořadí položek (prioritu) -  chtělo by  se říci na základě vlastního uvážení :), ale buďmě přesnější - na základě interního algoritmu. U každého úkolu vyhodnotí, jakou jste mu posuvníkem přiřadili význam v rámci projektu, ale také jaký význam má projekt v rámci kategorie a tak dále až ke kořeni stromu - jaký význam má kategorie v dané oblasti vašeho života. Dále zohlední termín splnění úkolu stejně jako termín splnění projektu, do nějž spadá, pokud jsou nastaveny. Svůj význam zde také najde Lead time - když nastane doba na přípravu, LB vám začne úkol podstrkovat do To Do listu a postupně ho s blížícím se termínem posouvá v seznamu výš a výš. Poslední věc, která je zohledněně při tvorbě To Do seznamu (tedy jeho dynamické generování z Outline) pro daný kontext (Place) je balancování mezi jednotlivými oblastmi vašeho života (odtud název Life Balance). Úplně na začátku, o čemž jsem se zatím nezmínil, totiž nastavíte pro jednotlivé oblasti života (nebo jiné kořenové kategorie, pokud se rozhodnete používat program jinak - sami tvůrci zde uvádí ve vzorových datech spíše hlavní cíle) na koláčovém grafu žádoucí rozdělení času resp. úsilí mezi jednotlivé oblasti. Vždy při splnění úkolu se připočte k dané oblasti určitý kredit (podle toho, jak u daného úkolu, projektu nebo kategorie nastavíte - opět intuitivně posuvníkem- tzv. Effort, pod kterým si můžete představit třeba čas, ale lépe opravdu úsilí, protože i krátký úkol vám může sebrat hodně energie) a pokud věnujete některé oblasti více nebo méně úsilí než jste si stanovili jako žádoucí, LB podle toho koriguje, které úkoly zařazuje a v jakém pořadí do To Do listu. Věnujete-li se tedy napříkad příliš práci na úkor rodiny nebo osobního rozvoje, LB vám začne podstrkovat do To Do listů úkoly z těchto oblastí.

Funguje to opravdu skvělě, nemusíte se zabývat prioritizací úkolů, LB to dělá za vás - předpokladem je samozřejmě správné nastavení parametrů u jednotlivých položek (zejména Importance, Effort, Lead time). Vždy máte pro jednotlivé kontexty k dispozici aktuální To Do list a to jednak seřazený podle priorit s přihlednutím k opravdu dlouhodobým prioritám a jednak bez úkolů, na které je dost času a objeví se samy později (např. si nastavíte úkol Posekat trávník jednou za 2 týdny s Lead time 2 dny a po jeho splnění na vás tento úkol nebude nikde (na rozdíl třeba od Remember The Milk , kde se objeví znovu na konci seznamu) vykukovat a stresovat díky vizuálnímu zvětšívání délky seznamu, objeví se zase až 2 dny před dalším termínem.

Výborně jsou propracované také Places, které odpovídají kontextům GTD. Place nastavujete pro každou položku - můžete také využít možnosti Anywhere, tedy kdekoliv. Places ale mají 2 další velmi zajímavé možnosti. Jednak je to možnost nastavení, že některý place zahrnunuje jiný. Např. place Telefon může být zahrnutý v places Doma i Práce. Takže se vám na obou  místech mohou ukazovat i naplánované telefonáty. Já třeba mám udělané places na jednotlivé podřízené, takže když úkolu např. přidělím place Novák a jinému Blažek, oba se mi mohou ukazovat v Agendas resp. Waiting For (viz. GTD kontexty v originále, nevím jak jsou pojmenované v českém překladu) a ty zase v rámci Work. Pokud mám poradu s Blažkem, vyberu si ale jen place Blažek ... Když se chci soustředit na práci na počítači a tyto úkoly v rámci Work nevidět, zvolím příslušný place Computer, který je jinak také zahrnutý ve Work ...
Nebo položka Errands (pochůzky) mi zahrnuje Shopping (nákupy) a ta zase Hypermarket, Hobbymarket, Sportshop atd. Pokud jsem tedy v OBI nebo Bauhausu, zobrazím si (na iPhone, pro který existuje nativní aplikace Life Balance, synchronizovaná s desktopovou verzí) To Do pro place Hobbymarket, ale pokud mám obecně víc času na vyřízení pochůzek, zobrazím si place Errands a mám v něm zahrnuté i ty věci k nákupu v hobbymarketu.  A zde se uplatní další vlastnost places - Hours. Je možné v kalendáři přehledně označit otevírací doby jednotlivých places, takže se pak úkoly v Errands To Do listu zobrazují jen pro places, které mají zrovna otevřeno. Toto s výhodou používám opět pro Agendas/WaitingFor, neboť pro podřízené mám vyzačenou jejich pracovní dobu, takže když si přivstanu a jsem v práci v 7 ráno, nemotají se mi v seznamu Work položky, vztahující se k lidem, kteří přijdou až na osmou. Po osmé mi tam pak samy přískočí - super :-)

Zajímavé také je, že pokud s Life Balance průběžně pracujete, podstatně se zkrátí doba potřebná pro týdenní plánování (resp. GTD weekly review) neboť celý váš systém se vlastně aktualizuje průběžně a dynamicky.

Life Balance je prostě skvělý program, určitě ho doporučuji vyzkoušet - k dispozici je i 30 denní verze. Nenechte se odradit trošku obstarožněji vypadajícím uživatelským rozhraním (na to, jak jsem to skvělý program, má design jako z roku 2000 :-) a ovládáním, které se může na první ozkoušení zdát trochu neohrabané. Stáhněte si demo z webu Life Balance, dejte si nějaký čas na vyzkoušení a určitě si zvyknete - objevíte také určitě pár vychytávek, které jsem zapoměl zmínit - můžete se s ostatním podělit zde v komentářích pod článkem ...

O jednu se podělím i já: jde o možnost částo Outline exportovat a později importovat do větví. To je super pro opakované projekty, např. přípravu každoročního setkání zákazníků. Nebo si můžete vyexportovat seznam úkolů souvisejících s odjezdem na lyžařský výlet (co zabalit atd.) a za rok si seznam zase naimportovat snadno k projektu ...

Na Life Balance jsem zcela přešel z dosavadního RTM (které má mimochodem od tohoto týdne také k dispozici nativní iPhone aplikaci, pěkně zpracovanou) a rozhodně nelituji, naopak.

Dopis do budoucnosti

Když někam směřujete, není na škodu se jednou za čas zastavit a mrknout do mapy, jestli jste nesešli ze správné cesty. Stejně tak pokud si stanovíte nějaké cíle, je dobré si určit nějaké body na cestě, kdy si zkontrolujete, jak jste na tom a zda vaše aktivity skutečně odpovídají cílům, zda vás dovedou tam, kam chcete.
V krátkodobém měřítku to můžete dělat v rámci měsíčního nebo i týdenního plánování.
Stává se ale, že se člověk nechá pohltit řešením operativních záležitostí, rutinou nebo se příliš vrhá za aktuálními příležitostmi, takže párkrát po sobě najde výmluvu proč musí ten či onen krok nutný k dosažění cíle odložit. Případně odkládá nutné nepříjemné rozhodnutí nebo změnu a funguje dál stejně, ze setrvačnosti. A když se to pak posčítá, zjistí že uběhlo pár měsíců nebo i rok a vlastně se neposunul nikam dál. Udělal spoustu práce, ale cíl je stejně daleko jako byl. Před půl rokem si předsevzal, že bude jíst zdravěji, ale jeho jídelníček vypadá stejně jako na začátku. Rozhodl se propustit zaměstnance, který na svou práci nestačí, ale zatím to jen odkládal. Chtěl se začít učit anglicky, ale zatím pro to nic moc neudělal. Setrvačností jede pořád ve starých kolejích.
Proti této pasti setrvačnosti se mi osvědčil následující trik. Jednou zhruba za půl roku si posílám dopis do budoucnosti. Existuje na to super služba FutureMe.org (tedy něco jako "MeBudoucíJá.org"). Tato služba vám umožňuje napsat sám sobě (nebo po zaregistrování i někomu jinému) email, který vám pak pošle v určené datum v budoucnosti.
Takže si vždy napíšu mail ve stylu "Ahoj Coudy, tak jak to jde? Teď v říjnu 2008 jsi se rozhodl pro to a pro to. Je to pro tebe důležité, tak pokud jsi toho nedosáhl, měl by ses nad sebou zamyslet. Nehledej výmluvy, proč to nešlo a něco s tím sakra hned udělej! atd. atd. Měj se, Coudy". Super na tom je, že když mi mail dorazí, obykle mě to překvapí (jako dnes :-), protože mezitím na to tak trochu pozapomenu ... Takže mně to přiměje opravdu vyskočit ze stereotypu a zamyslet se, zda to kde jsem, odpovídá tomu, co jsem si před nějakou dobou poslal. Pokud ne, je to ten správný "wake up call", který mě probudí a vrátí zpátky na správnou cestu. Vřele doporučuji.
Jinak napsání mailu přes FutureMe úmyslně vůbec nemám v plánovacím systému, ale mail vždy píšu po obdržení předchozího - to proto, že se mi opravdu docela osvědčilo, že "nečekané" obržení vzkazu z minulosti na sebe upoutá patřičnou pozornost.
A 2 tipy na závěr: FutureMe umožňuje prohlédnout si vzkazy, co si posílají ostatní, pokud je tedy označili jako veřejné - doporučuji pár si jich přečíst pro inspiraci. Ten poslední tip asi napadne každého - kromě "motivačních" půlročních nebo ročních mailů asi také neodoláte poslat si něco do budoucnosti vzdálené třeba 20 let :-) Doufejme, že FutureMe a vaše mailová adresa v té době budou fungovat ...

Zen To Done - svěží esence z GTD

Jste-li "GTD pozitivní" (pokud nevíte co to GTD je, přečtěte si starší příspěvek, kde jsem se snažil základy Getting Things Done popsat) a rozumíte anglicky, mrkněte se na Zen To Done od Leo Babauty - k dostnání je jako elektronická kniha v PDF. ZTD je jakási esence nebo derivát z GTD. Možná ještě lépe: ZTD je moderní svěží pohled na GTD a něco málo navíc. Zaměřuje se hodně na praktickou aplikaci 10 hlavních zvyků a důraz klade hlavně na akci, plánování se snaží udržet v rozumých mezích (přeplánování resp. přeorganizování je jedním z možných důsledků nezvládnuté aplikace GTD ...). Pokud jste knihu Getting Thing Done (česky vyšlo jako Mít vše hotovo) od Davida Allena četli a hledáte něco navíc, ZTD si rozhodně přečtěte, těch necelých 10 USD za to stojí. Bez předchozího seznámení s GTD ale dle mého ztrácí Zen To Done srozumitelnost, autor evidentně s předchozí znalostí GTD počítá ...

Nová kniha od Davida Allena

David Allen, autor knížky Getting Things Done - The Art of Stress-Free Productivity (česky vyšlo nedávno jako Mít vše hotovo) vydá na začátku příštího roku novou knížku Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life. Už jsem si ji objednal (tedy při objednávání jsem si původně nějak nevšiml,že jde o předobjednávku, takže jsem ji spolu s dalšími knižkami jako třeba Tribes: We Need You to Lead Us od Setha Godina hodil do košíku a až v potvrzovacím mailu jsem si všiml data dodání celé objednávky v půlce ledna 2009 :-) a věřím, že tentokát mě Allen nezklame. Po skvělé GTD jsem bez váhání koupil i jeho druhou knížku Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life, která mě totálně zklamala - typická nastavovaná polívka bez nových myšlenek, prostě rychlé využití úspěchu GTD k dalšímu prodeji. Tentokrát věřím že Allen už se svým jménem takto hazardovat nebude, takže se na Making It All Work docela těším...

Zacněte každý den důležitým úkolem

Pokud máte ujasněné svoje cíle, nepochybně vám pomůže, pokud každý den uděláte něco pro jejich realizaci. Není to tak složité. Ať je cíl sebevětší - a třeba se zdá nesplnitelný, je možné ho rozdělit na menší úkoly a ty případě ještě na menší podúkoly - jak víme, i slon se jí po kouskách :-) A pokud každý den splníte malý úkol, zapadající do vašeho plánu k dosažení velkého cíle, nakonec tohoto cíle dosáhnete. Stejně tak jako když naporcujete slona na malé kousky, strčíte je do mrazáku a každý den sníte jeden kousek, nakonec slona sníte. Kdyby ho před vás dal někdo v celku, řekli by jste - tohle nikdy nemůžu sníst.
Pokud si tedy stanovíte velký cíl a rozdělíte ho na malé úkoly, pracujte na něm den po dni, kousek po kousku, úkol po úkolu.
Do vašeho denního plánu zahrňte vždy aspoň jeden úkol, důležitý pro dosažení vašeho velkého cíle. Aby jste ho ale s jistotou splnili, vypěstuje si důležitý zvyk - takovýmto úkolem vždy začínejte den. Pokud si ho naplánujete na později, může se vám stát, že ve víru aktuálních událostí na které budete muset reagovat, se k němu nedostanete. Proto je důležité takovýmto úkolem vždy začít - přesněji obecně je vůbec dobré všechny priority dne naplánovat na začátek dne a méně důležité věci jako je papírování, vyřizování mailů a věci, které přinese den, nechat až na odpoledne.
Doporučuji si tyto úkoly (pokud zvyk teprve zavádíte, je lepší začít jen s jedním takovýmto úkolem denně - později mohou být 2 až 4, ale ne víc ...) v kalendáři/diáři nějak výrazně vyznačit - já pro ně používám v kalendáři Outlooku výrazně odlišnou barvu.
Kromě toho, že tímto zvykem jednoznačně dosáhnete splnění vašich cílů, získáte také dobrý pocit z toho, že den začnete splěním důležitého úkolu a budete mít víc chuti do další práce.

Poznámka: Ověření pravdivosti teorie uvedené v tomto příspěvku nebylo prováděno na živém slonu, pouze na dortu ve tvaru slona :-)

Ideální čas na denní plán

Asi netřeba zdůrazňovat důležitost plánování vašich aktivit - na dlouhodobé, střednědobé, týdenní a denní bázi. Každý, kdo chce něčeho dosáhnout ví, že plánování mu v tom pomůže a čas do něj investovaný se bohatě vrátí.
konkrétní doba, kterou si vyhradíte na revizi dlohodobějších plánů, je celkem lhostejná, důležité je pouze vyhradit si nerušený čas, aby jste se mohli na tuto činnost soustředit.
Zajímavá je ale otázka ideálního načasování denního plánování. Z dlouhodobé zkušenosti vím, že je nezbytné mít denní program vyjasněný den předem. Přispívá to ke klidu, jistotě a omezení stresu. Prostě víte co vás příští den čeká a nehlodá vás nejistota.
Kdy však plán na další den připravit? Značná část literatury (např. Jack Canfield, Brian Tracy) doporučuje plánování večer před usnutím se zdůvodněním, že podvědomí v noci pracuje na přípravě řešení úkolů. Ano, i mně se opakovaně stalo, že jsem nějaký problém vyřešil ve spánku - prostě jsem se probudil a znal jsem řešení problému, o kterém jsem už nějakou dobu přemýšlel. Nebo se mi dokonce vyjevil problém, který jsem dosud nijak významně nevnímal, i s řešením.
Zdálo by se tedy, že doba večer krátce před usnutím může být na přípravu plánu na další den optimální. Mně ale nevyhovuje, a to z jednoho prostého důvodu. Právě připomenutí náročných zítřejších úkolů před spaním se mi několikrát vymstilo podstatným zhoršením spánku - probouzením v noci a přemýšlením o problémech místo spaní.
Čas před usnutím nepovažuji proto na plánování za příliš vhodný, daleko víc se mi osvědčilo naplánovat další den jako poslední věc před ukončením práce. Má to ještě jednu výhodu. Člověk tak může pracovní část dne jednoznačně uzavřít a také ví, že další den má připravený - může tedy daleko lépe "vypnout" a věnovat se relaxaci, rodině, sportu ... Rozplánování zítřka (včetně určení priorit) se tak stane jakousi uzávěrkou pracovní části dne a to vede dle mých zkušeností k zvýšení celkové pohody.

Spravná chvíle je právě teď

Pokud se rozhodnete věnovat nějakému byznysu, začněte ihned. Spousta lidí nikdy nezačne, protože čekají na správnou chvíli. Žádná taková ale nepřijde, protože nic jako správná chvíle neexistuje. Přesněji - ta správná chvíle je teď. Když nezačnete ihned, začnou vás přepadat pochybnosti, pohltí vás rutina, ztratíte nadšení.
Pokud budete čekat na lepší podmínky, ztrácíte zbytečně čas. Jestli třeba potřebujete kapitál, aby jste byznys mohli rozjet v patřičném měřítku, nečekejte se startem, až ho seženete. Rozjeďte byznys v menším a souběžně shánějte kapitál. Budete už ale ve hře. Spoustu věcí se naučíte a začnou se vám objevovat příležitosti či kontakty, ke kterým by jste se při pouhém čekání na zajištění kapitálu nedostali.

Berte to jako zásadu: Vždy se snažte být he hře. Nečekejte a začněte. Správná chvíle je právě teď.

WhatTasks - další GTD aplikace pro iPhone

Nedávno jsem psal o zajímavé GTD aplikaci OmniFocus pro iPhone. Na Appstore se objevila další, která se zdá pro tento účel vhodná, s názvem WhatTasks (kromě toho je tam několik dalších To-Do aplikací, ale ty nejsou dle mého názoru až tak vhodné pro GTD).
Vypadá to, že výběr aplikací tohoto typu bude pro iPhone velký - trochu mě překvapuje, že u aplikací pro Windows Mobile tomu tak není. Nebo máte nějaký tip?