Making It All Work - povinné pokračování pro čtenáře GTD

Nový počin Davida Allena, knížka Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life, vyvolává logicky u čtenářů a uživatelů GTD nemalá očekávání. Aplikování metodiky GTD pro organizaci vlastního času (nebo lépe řečeno vlastního života) obvykle přináší významný nárůst produktivity a protože se jedná o velmi komplexní systém návyků, zpravidla je jeho opravdu plnohodnotné nasazení spíše procesem postupného zdokonalování.

Ten, kdo GTD používá, si tedy nejspíše zvykl, že svůj vlastní "systém fungování" může postupně zlepšovat (a upřímně řečeno, musí trochu dbát na to, aby ladění systému nedával přednost před samotnou prací...) a další zdokonalení systému zřejmě očekává i od nové Allenovy knížky. A svým způsobem se jeho očekávání splní - ne ale proto, že by MIAW nějak zásadně "upgradovala" GTD.

GTD je totiž opravdu komplexní a dá se říct kompletní systém, na kterém zas až tak moc k vylepšení není. Zmíněným zlepšováním systému uživateli tedy nemyslím zlepšení samotného GTD, ale spíše konkrétního "osobního" způsobu jeho aplikace, který se dle mých zkušeností opravdu případ od případu liší a někdy docela zásadně. Vylepšování tak probíhá jednak hledáním lepších nástrojů (ať už softwarových nebo třeba papírových) a dále hledáním lepších způsobů provádění jednotlivých prvků a částí procesu. A především jde o hledání vhodné aplikace této obecné metodiky na konkrétní osobní prostředí, osobnost a situaci.

MIAW tedy nepřináší zásadní obměnu GTD - pokud jsou zde nějaké změny, tak je to spíše "facelift". Mezi napsáním obou knih přeci jen uběhla nějaká doba a Allen některé prvky i terminologii jemně doladil, nicméně se jedná o detaily. Zaměřuje se ale více na části, v první knize zmíněné ne úplně podrobně. Kritici GTD často zmiňovali orientaci na mikromanagement úkolů a byť Allen celkovou perspektivu a "vyšší úrovně" zcela neopomíjel, v MIAW se jim věnuje podstatně víc. Myslím také, že na knížce jsou znát zkušenosti nabyté ze zpětné vazby od čtenářů a uživatelů GTD - při čtení jsem měl pocit, že se autor věnuje poměrně detailně právě věcem, které mohou způsobovat problémy těm, co s metodou začínají, i těm co už nějaké zkušenosti mají.

Vůbec celá MIAW je velmi detailní, řekl bych až extrémně. Autor mnohdy v několika odstavcích rozebírá, co se dá říct jednou větou. Překvapivě to ale není na škodu věci. Byť to někdy může čtenáře mírně nudit u témat, která jsou mu opravdu 100% jasná, u těch ostatních je třeba to ocenit jako spolehlivou metodu, jak každého přinutit pochopit dané téma opravdu jednoznačně. Kontrastní je to mimo jiné i proto, že mnohá polopaticky rozebíraná témata jsou věci naprosto zřejmé - Allen si toho je vědom a na několika místech se za to omlouvá. Nicméně zbytečně, protože právě v tom je hlavní síla knihy - věci samy o sobě "každému jasné" dává do logického celku, rozebere je i vazby mezi nimi tak důkladně, že funkčnost celého systému a jeho jednotlivých prvků je "nezpochybnitelná". Sám jsem si po dočtení knihy uvědomil, že nejlepším důkazem vhodnosti tohoto postupu je, kolik věcí jsem si v knize podtrhal, přestože jde o věci známé - důvodem byla mnohdy samotná preciznost definice či popisu, nepochybně užitečná.

Jednu, druhou, nebo obě? Obě!
Jak jsem už uvedl, MIAW není nějakým upgradem GTD, čtenáře možná proto zajímá, zda si tedy přečíst knížku jednu, druhou nebo obě. Odpověď je jednoznačná, obě. Téma se u obou z části překrývá, ale pokaždé je napsané trochu jinak a už to je samo o sobě pro jasné pochopení užitečné. Pro mě navíc možná o to víc, že mezi čtením obou knih uběhla nějaká doba, takže to, co jsem znal, jsem si připomněl, a také jsem našel hodně věcí k zamyšlení. David Allen v knize uvádí, že bylo pro něj výzvou napsat MIAW tak, aby kniha byla zajímavá pro lidi, co jsou s jeho prací obeznámení, i pro nové čtenáře. Zejména první část knihy proto vlastně opakuje vysvětlení GTD, ale díky novým pohledům a příkladům je dostatečně zajímavá i pro zkušené Allenovy pro čtenáře. Pak je tu část, týkající se "perspektivy", tedy práce s cíli atd. na vyšších úrovních "nad ranvejí", které je v MIAW věnován o dost větší prostor. Pro čtenáře GTD řekl bych povinné pokračování.

Takže suma sumárum: přesto, že jsem vlastně původně od MIAW čekal něco trochu jiného, zklamaný jsem rozhodně nebyl. V češtině kniha vyjde v létě a máte se tedy na co těšit - já za zapůjčení originálu tímto děkuji vydavatelství Jan Melvil Publishing.

Článek byl napsán pro server www.mitvsehotovo.cz.
Přečtěte si také recenzi MIAW na blogu Workaholica.

Zen To Done - svěží esence z GTD

Jste-li "GTD pozitivní" (pokud nevíte co to GTD je, přečtěte si starší příspěvek, kde jsem se snažil základy Getting Things Done popsat) a rozumíte anglicky, mrkněte se na Zen To Done od Leo Babauty - k dostnání je jako elektronická kniha v PDF. ZTD je jakási esence nebo derivát z GTD. Možná ještě lépe: ZTD je moderní svěží pohled na GTD a něco málo navíc. Zaměřuje se hodně na praktickou aplikaci 10 hlavních zvyků a důraz klade hlavně na akci, plánování se snaží udržet v rozumých mezích (přeplánování resp. přeorganizování je jedním z možných důsledků nezvládnuté aplikace GTD ...). Pokud jste knihu Getting Thing Done (česky vyšlo jako Mít vše hotovo) od Davida Allena četli a hledáte něco navíc, ZTD si rozhodně přečtěte, těch necelých 10 USD za to stojí. Bez předchozího seznámení s GTD ale dle mého ztrácí Zen To Done srozumitelnost, autor evidentně s předchozí znalostí GTD počítá ...

The 4-Hour Workweek aneb Čtyřhodinový pracovní týden

Autor Timothy Ferriss představuje v knize The 4-Hour Workweek Escape 9-5, Live Anywhere, and Join the New Rich koncept životního stylu, který nazývá New Rich (Noví Bohatí).

Strategie NR je zajímavou alternativou k tradičnímu pojetí úspěchu, kterým je často v západní civilizaci, tedy i u nás, dosažení finanční nezávislosti v co nejnižším věku. Finanční nezávislostí se pak rozumí získání dostatečného majeteku či pasivního přijmu, umožňujícího přestat pracovat (chcete-li) a přitom zachovat žádoucí životní úroveň.
Tim Ferriss v této souvislosti klade logickou otázku: je rozumné "makat" 20 nebo 30 let v době nejlepší fyzické kondice, aby si člověk mohl užívat ve stáří?

Koncept New Rich je shrnut ve zkratce DEAL - Definiton, Elimination, Automation, Liberation (pozn. DEAL v angličtině znamená "dohoda").

D - Definition (Definice)
Vyjasnění si svých cílů, žádoucího živostního stylu. Tim Ferriss doporučuje vymanit se z tradičního pojetí úspěchu. Mimo jiné celkem rozumně "ohrnuje nos" nad tlustým mužem v červeném BMW - má smysl hromadění majetku (za cenu práce od rána do večera) jen pro porovnávání se sousedy nebo kolegy v práci - kdo má lepší auto nebo větší dům ...? Nebo je lepší vydělávat o něco méně, ale s minimem investovaného času? Podstatou se pak stává hodinový výdělek - není lepší příjem 50 tis. měsíčně při práci 3 hodiny denně než 100 tis. při 80 pracovních hodninách týdně?

E - Elimination (Eliminace)
Odstranění všeho zbytečného, minimalizace. Autor zde rozvíjí myšlenku Paterova pravidla, které říká, že 80% našich výsledků pochází z 20% naší činnosti (případně od 20% našich zákazníků - a naopak 80% stížností a konfliktů pochází od 20% zákazníků atd.) s tím, že doporučuje prostě eliminovat (pokud to lze tak úplně odstranit, pokud ne tak delegovat, resp. outsourcovat) těch "nepodstatných" 80% činností.

A - Automation (Automatizace)
Cílem NR je "autopilot income", tedy příjem generovaný automaticky, bez potřeby vlastních zásahů. Podstatou je vytvoření systému, který funguje samostatně - místo příjmu závislého na naších aktivitách. Tim Ferris popisuje modelový případ na bázi e-commerce, dlužno však dodat že poněkud idealizovaný - doufejme v zájmu ilustrativnosti... Hlavním prostředkem automatizace je outsourcování, autorem pojato v až fanaticky, v dobrém slova smyslu. Docela mě to přimělo k zamyšlení, co vše lze vlastně oursourcovat a musím uznat, že jsem byl překvapen. Velice zajímavý je koncept virtuálních asistentů, realizovaný pomocí specializovaných firem, působících zejména v Indii. Využitelnost tohoto postupu může být velká v anglicky mluvících zemích, pro naše podmínky ale dramaticky klesá - těžko můžete ousourcovat
vyřizování vašich emailů asistentovi (resp. asistenční službě) do Indie, když jich máte většinu v češtině.

L - Liberation (Uvolnění)
Správný NR dle Ferrise není vázán na konkrétní místo. Pokud je zaměstnanacem, měl by si domluvit možnost práce doma. Pak může díky Eliminaci a Automatizaci svoje pracovní úkoly zvládat za 2 nebo 3 hodiny denně a zbytek věnovat vytouženým aktivitám. Liberalizace mu pak umožní "cestovat po celém světě aniž by si toho šéf všiml" (jedna z pasáží, kdy se autor nechal vlastní vizí trochu unést :-). Pro NR - podnikatele je Liberalizace (opět ve smyslu absolutní volby místa, kde se nacházím nebo žiji) obdobně výsledkem Eliminace a Automatizace - firma mu funguje sama a není na něm závíslá.

Kniha 4HWW obsahuje spoustu zajímavých myšlenek a rozhodně stojí za to si ji přečíst. Na druhé straně myslím, že "lifestyle design" NR zvolí jen velmi, velmi málo lidí v plném rozsahu. Je mi bližší pohled podnikatele, a "automaticky fungující firma" může být dle mého dlouhodoběji úspěšná jen v malém měřítku - autor trochu pomíjí dnešní rychle se měnící prostředí, kde se životnost obchodního modelu nebo produktu počítá maximálně v jednotkách let (což je v kontrastu s prezentovaným příkladem a zřejmě i Ferrissem preferovaným modelem - licencovat nebo vyvinout produkt a prodávat ho přes internet). To asi může být dostatečné pro financování životního stylu NR řekněme po dobu 2 let, potom ale musí rozjet nový projekt.

Autorem zatracovaný model vytvořit firmu a pak ji prodat (nebo realizovat exit formou IPO, to ale není v našich podmínkách příliš obvyklé) má dle mého svoje výhody, zejména v tom, že znamená od určitého okamžiku úplnou finanční nezávislost. Hlavní argument proti tomuto modelu (zjednodušeně "proč se jako mladí dřít jako mezci, abychom si ve stáří užívali") neplatí ve chvíli, kdy k práci člověk přistupuje s rozumem a dokáže si uvědomit, že za 10 hodin toho udělá jen o velmi, velmi málo víc. Tedy toho důležitého. A hlavně, pokud je projekt opravdu dobrý a podnikatel úspěšný, lze cestu start-up -> exit zvládnout během pár let.

The 4-Hour Workweek může být pro někoho eye opener, pro ostatní doporučuji její přečtení proto, že několik základních pravidel timemanagementu prezentuje z trochu jiného světla (aneb delegovat, delegovat, delegovat :-), což rozhodně není na škodu. Pro mně to rozhodně nebyl ztracený čas, knížka mně posunula zase o kousek dál.

Tip: Companion site www.thefourhourworkweek.com.

Getting Things Done - I.

Getting Things Done je metodika řízení času podle stejnojmenné knihy Davida Allena (v češtině zatím bohužel nevyšla, celý název v angličtině je Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity). GTD patří mezi to nejlepší, co je v současné době v oblasti timemanagementu k dispozici, proto se jím budu zabývat trochu více. Tento post tedy berte jako první díl a pokud vás tato obecná část o GTD dostatečně nezaujme, není to chyba Davida Allena, ale moje - takže to nevzdávejte a počkejte na detaily, stojí to za to :-).

Metodika GTD se, jak už název napovídá, zaměřuje na to, jak "dosáhnout toho, aby byly věci hotové". Někdy je autorovi vyčítáno, že se příliš zaměřuje na to, jak splnit všechny úkoly a závazky, které se na člověka hrnou ze všech stran nebo které se stanoví sám. Že tedy se zabývá spíše tím, jak práci (nebo obecněji úkoly) zvládnout, než co dělat (pohled z vyšší perspektivy, priority atd). To ale pramení trochu z nepochopení - David Allen sám zmiňuje hned dva důvody, proč je kniha zaměřena na tuto část timemanagementu (já bych to osobně definoval tak, že je zaměřena spíše na mikro než na makro úroveň). Jednak dnes najdete spoustu knih na téma "začněte od konce, napřed si stanovte životní strategii a cíle, pak naplánujte, jak jich dosáhnete a tím se řiďte", ale chybí dostatečně kvalitní návod na to, jak poté, co si na té vyšší (makro) úrovni vše vyjasníte a naplánujete, zvádat tu záplavu úkolů na nejnižší (mikro) úrovni. A tohle GTD právě řeší - zaměřuje se na tuto část timemanagementu. Není tedy úplným řešením na vše, ale tu část, na kterou se zaměruje, řeší dle mého názoru na jedničku. Dalším důvodem pro tento postup je to, že mnoho lidí se sice ztotožní s vizí "začít od konce", ale pro to množství nezvládnutých drobných úkolů a povinností na to jaksi pořád nemají čas ... Díky GTD tyto "drobnosti" zvládnou a paradoxně tak získají čas i na tu úrověň vyšší ...

Takže co je tedy obsahem GTD? Jde o poměrně komplexní metodiku a abych ji plně vysvětlil, musel bych sem knihu přepsat :-) Takže pouze pár hlavních bodů:

- Nedržte žádné úkoly nebo nevyřešené záležitosti (open loops) v hlavě, místo toho je zaznamenejte do systému, kterému věříte a který pravidelně revidujete (takže máte jistotu, že na nic nezapomenete, po zaznamenání můžete na problém zapomenout a uvolnit tak svoji mysl, třeba na kreativní přemýšlení).
- Záležitosti, jejichž vyřešení zabere vyřešení zebere méně než 2 minuty, udělejte ihned. Jejich zaznamenání a následné zpracování (nebo při delegování jejich vysvětlení a následná kontrola) by totiž zabralo víc času. Navíc splněný úkol Vám dodá další energii.
- U ostatních rozhodnětě, jaký je žádoucí výsledek (jaký musí být stav, aby mohla být záležitost považována za vyřízenou, úkol za splněný, projekt za dokončený) a jaká je nejbližší fyzická akce, potřebná pro dosažení tohoto stavu (pokud je potřeba postupných akcí více, jde z hlediska GTD terminologie o projekt).
- Rozhodněte způsob, jakým tato akce bude vykonána - zda ji budete delegovat (samozřejmě preferováno) nebo ji provedete sami, a zaznamenejte to do seznamu záležitostí spolu s kontextem, vhodném pro plnění úkolu. (Případně se také můžete rozhodnout, záležitost "zahodit", již se jí dále nezabývat).
- Seznamy jsou pak nosným pilířem GTD. Záležitosti k řešení pak vybíráte podle aktuálního kontextu. Například pokud zrovna pracujete s PC, řešíte záležitosti určené pro kontext "U počítače" (nadále se budu držet spíše originálních názvů, takže @Computer), které máte společně na jednom seznamu. Může jít o seznam papírový nebo třeba kategorizované úkoly v Outlooku (nejlépe synchronizované s mobilem), záleží na vaší preferenci.
- Seznamy si vytvoříte dle vlastní potřeby, já používám z větší části shodně s knihou: @Agendas (věci k projednání), @Computer, @Calls (zavolat), @Errands (pochůzky - různé nákupy atd), @WaitingFor (delegované věci ke kontrole a ostatní věci, které čekají na někoho jiného), @Home (domácí záležitosti). Doporučený seznam "Someday/Maybe" na nápady a věci k pozdějšímu řešení, který se reviduje méně často jsem vzhledem k většímu množství položek rozdělil na @SomedayM a @SomedayQ - revidované měsíčně a kvartálně.
- Úkoly ze seznamů neplníte na rozdíl od "tradičních" postupů timemanagementu podle priorit (tak, chvíli vydýchejte šok :-), ale priorita je až čtvrtý faktor v pořadí. Ty předtím jsou kontext (viz. výše), energie k dispozici a čas k dispozici. Je to logické: pokud máte k dispozici 10 minut při čekání na volnou přepážku v bance (berte to jako příklad a používejte ebanking nebo změnte banku, pokud vás ta vaše neobslouží do 2 minut :-), neuděláte nic ze seznamu @Computer (úkoly vyžadující počítač), pokud u sebe nemáte notebook, byť by to mělo sebevětší prioritu. Vhodné je v takové situaci podívat se do seznamu @Calls (1: kontext), a vybrat z těch, na které máte energii (2: energie k dispozici - nemá cenu dělat třeba za každou cenu obchodní hovor, na který se v danou chvíli necítíte) a které je možné zvládnou v daném časovém rámci (3: čas k dispozici), ten nejdůležitější (4: priorita).
- Vaše seznamy musíte pravidelně, nejlépe týdně revidovat. Toto je kriticky důležité pro úspěch systému! Pokud totiž nebudete mít jistotu, že se na žádnou záležitost nezapomene nebo nedojde k prodlení (termínované záležitosti samozřejmě dáváte do kalendáře, ale o tom detailněji jindy), nebudete "open lops" zavádět do systému, budete je dále držet v hlavě (nebo je zavedete, ale stejně na ně budete pořád podvědomě myslet) a systém Vám nebude fungovat.

GTD zahrnuje samozřejmě také další prvky, o těch napíšu v dalších dílech...