Making It All Work - video

Obsah nové knížky Davida Allena Making It All Work stručně na videu (v angličtině):

Making It All Work - povinné pokračování pro čtenáře GTD

Nový počin Davida Allena, knížka Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life, vyvolává logicky u čtenářů a uživatelů GTD nemalá očekávání. Aplikování metodiky GTD pro organizaci vlastního času (nebo lépe řečeno vlastního života) obvykle přináší významný nárůst produktivity a protože se jedná o velmi komplexní systém návyků, zpravidla je jeho opravdu plnohodnotné nasazení spíše procesem postupného zdokonalování.

Ten, kdo GTD používá, si tedy nejspíše zvykl, že svůj vlastní "systém fungování" může postupně zlepšovat (a upřímně řečeno, musí trochu dbát na to, aby ladění systému nedával přednost před samotnou prací...) a další zdokonalení systému zřejmě očekává i od nové Allenovy knížky. A svým způsobem se jeho očekávání splní - ne ale proto, že by MIAW nějak zásadně "upgradovala" GTD.

GTD je totiž opravdu komplexní a dá se říct kompletní systém, na kterém zas až tak moc k vylepšení není. Zmíněným zlepšováním systému uživateli tedy nemyslím zlepšení samotného GTD, ale spíše konkrétního "osobního" způsobu jeho aplikace, který se dle mých zkušeností opravdu případ od případu liší a někdy docela zásadně. Vylepšování tak probíhá jednak hledáním lepších nástrojů (ať už softwarových nebo třeba papírových) a dále hledáním lepších způsobů provádění jednotlivých prvků a částí procesu. A především jde o hledání vhodné aplikace této obecné metodiky na konkrétní osobní prostředí, osobnost a situaci.

MIAW tedy nepřináší zásadní obměnu GTD - pokud jsou zde nějaké změny, tak je to spíše "facelift". Mezi napsáním obou knih přeci jen uběhla nějaká doba a Allen některé prvky i terminologii jemně doladil, nicméně se jedná o detaily. Zaměřuje se ale více na části, v první knize zmíněné ne úplně podrobně. Kritici GTD často zmiňovali orientaci na mikromanagement úkolů a byť Allen celkovou perspektivu a "vyšší úrovně" zcela neopomíjel, v MIAW se jim věnuje podstatně víc. Myslím také, že na knížce jsou znát zkušenosti nabyté ze zpětné vazby od čtenářů a uživatelů GTD - při čtení jsem měl pocit, že se autor věnuje poměrně detailně právě věcem, které mohou způsobovat problémy těm, co s metodou začínají, i těm co už nějaké zkušenosti mají.

Vůbec celá MIAW je velmi detailní, řekl bych až extrémně. Autor mnohdy v několika odstavcích rozebírá, co se dá říct jednou větou. Překvapivě to ale není na škodu věci. Byť to někdy může čtenáře mírně nudit u témat, která jsou mu opravdu 100% jasná, u těch ostatních je třeba to ocenit jako spolehlivou metodu, jak každého přinutit pochopit dané téma opravdu jednoznačně. Kontrastní je to mimo jiné i proto, že mnohá polopaticky rozebíraná témata jsou věci naprosto zřejmé - Allen si toho je vědom a na několika místech se za to omlouvá. Nicméně zbytečně, protože právě v tom je hlavní síla knihy - věci samy o sobě "každému jasné" dává do logického celku, rozebere je i vazby mezi nimi tak důkladně, že funkčnost celého systému a jeho jednotlivých prvků je "nezpochybnitelná". Sám jsem si po dočtení knihy uvědomil, že nejlepším důkazem vhodnosti tohoto postupu je, kolik věcí jsem si v knize podtrhal, přestože jde o věci známé - důvodem byla mnohdy samotná preciznost definice či popisu, nepochybně užitečná.

Jednu, druhou, nebo obě? Obě!
Jak jsem už uvedl, MIAW není nějakým upgradem GTD, čtenáře možná proto zajímá, zda si tedy přečíst knížku jednu, druhou nebo obě. Odpověď je jednoznačná, obě. Téma se u obou z části překrývá, ale pokaždé je napsané trochu jinak a už to je samo o sobě pro jasné pochopení užitečné. Pro mě navíc možná o to víc, že mezi čtením obou knih uběhla nějaká doba, takže to, co jsem znal, jsem si připomněl, a také jsem našel hodně věcí k zamyšlení. David Allen v knize uvádí, že bylo pro něj výzvou napsat MIAW tak, aby kniha byla zajímavá pro lidi, co jsou s jeho prací obeznámení, i pro nové čtenáře. Zejména první část knihy proto vlastně opakuje vysvětlení GTD, ale díky novým pohledům a příkladům je dostatečně zajímavá i pro zkušené Allenovy pro čtenáře. Pak je tu část, týkající se "perspektivy", tedy práce s cíli atd. na vyšších úrovních "nad ranvejí", které je v MIAW věnován o dost větší prostor. Pro čtenáře GTD řekl bych povinné pokračování.

Takže suma sumárum: přesto, že jsem vlastně původně od MIAW čekal něco trochu jiného, zklamaný jsem rozhodně nebyl. V češtině kniha vyjde v létě a máte se tedy na co těšit - já za zapůjčení originálu tímto děkuji vydavatelství Jan Melvil Publishing.

Článek byl napsán pro server www.mitvsehotovo.cz.
Přečtěte si také recenzi MIAW na blogu Workaholica.

Na nákup s iPhonem

Pokud používáte iPhone, může se vám hodit tip na zajímavou aplikaci pro tvorbu nákupních seznamů. Jste-li "GTD pozitivní", nejspíš máte ve svém systému několik nákupních seznamů pro různé typy obchodů jako je hypermarket, sport, hobbymarket, knihkupectví a nejspíš pro jejich vedení používáte stejný software jako pro ostatní GTD seznamy. Nebo možná požíváte standardní "Notes" na iPhonu. Já jsem také dříve všechny nákupní položky evidoval spolu s ostatními, nejprve v RTM, posléze v aplikaci Life Balance, kterou používám nyní. Nicméně aby se nehromadily položky typu "koupit mléko", "koupit jogurty" atd. a seznam neúměrně nenarůstal, používal jsem vždy jeden záznam (úkol) pro daný kontext, např. "@Potraviny" a jednotlivé nákupní položky jsem pak uváděl do poznámky.

Existuje však pohodlnější řešení - specializované aplikace na nákupní seznamy. Je jich hodně, bezplatných i placených - nijak jsem složitě nevybíral a zvolil jsem tu, co v dané době byla uváděna jako nejoblíbenější. Jde o bezplatnou aplikaci ShopShop.
Výhodou je především obrovská ergonomie, jak při vytváření seznamu, tak při vlastním pobíhání po obchodě.

          

K hlavním vlastnostem:

• Program si pamatuje již jednou vložené položky, takže pokud jednou vložíte "mléko", příště ho jen klepnutím vyberete ze seznamu (můžete zadat i množství) nebo pokud máte seznam delší, rychle se k položce dostanete tak, že začnete psát začátek textu. Po pár nákupech máte seznam dobře naplněný a vytvoření seznamu před běžným nákupem je otázkou několika vteřin.
  
• Díky tomu, že jsou k dispozici již použité položky, nemusíte také příliš přemýšlet, když vyrážíte na pravidelné doplnění zásob do ledničky a kuchyně - a také na nic důležitého nezapomenete. Nemusíte si vzpomínat "co tak ještě", ale vyberete ze seznamu.
  
• Položkám snadno posouváním můžete nastavit pořadí - to se hodí, pokud např. víte, že po vstupu supermarketu, kam chodíte pravidelně, je zelenina a ovoce, potom jogurty a sýry atd... Neběháte potom po obchodě sem a tam, případně nemusíte seznam procházet opakovaně jako když ho máte nesetřiditelný napsaný rukou na lístku papíru (který na rozdíl od mobilu taky snadnějí někde založíte - aspoň já tedy ano, a zkuste si pak prozvonit papír z druhého papíru :-).
  
• V prodejně pak po vložení zboží do košíku položku přeškrtnete, od vyřízených položek můžete seznam pročistit tlačítkem Clear. Vše je velmi rychlé a nemusíte stojíce u regálu něco složitě řešit.
  

Aplikace je jednoduchá a jednoúčelová - ten jeden účel ale plní dokonale a jak už jsem zmínil, vše je opravdu velmi ergonomické. Jedinou nevýhodnou je snad fakt, že seznam použitch položek je společný pro všechny nákupní seznamy (těch může být více a můžete si je pojmenovat), takže při zadání položky "křížový šroubovák" do seznamu hobbymarketu se bude nabízet i při vytváření seznamu na nákup potravin ... Mně osobně tato věc ale moc nevadí, protože ShopShop používám opravdu jen pro nákupy v potravinách, ostatní věci k nákupu vedu v Life Balance, protože se obvykle vztahují k nějakým projektům, takže je mám pro přehlednost u nich.

Pokud používáte iPhone a zatím žádnou nákupní aplikaci nevyužíváte, ShopShop určitě zkuste.

Life Balance - skvělá aplikace pro time management

Pokud pro organizaci času a úkolů používáte metodiku Getting Things Done, možná jste zjistili, že zvládáte daleko víc věcí na nižší úrovni, tj. jednotlivých drobných úkolů a povinností, na druhé straně ale možná máte pocit, že se nedostatečně věnujete věcem, které pro vás jsou dlouhodobé priority. GTD uplatňuje přístup zdola nahoru, tj. díky zvládnutí záplavy drobných úkolů by jste měli mít více času a energie na vyšší úrovně organizace času, jako je stanovení hodnot, priorit, dlouhodobých cílů apod. Této části se autor David Allen ve své knize věnuje poměrně okrajově - ne proto, že by tato část měla menší význam (to právě naopak), ale spíše proto, že přístupu shoda dolů (tj. od hodnot k cílům a od nich k úkolům) se věnuje celá řada dalších autorů (doporučit lze určitě klížky Stephena Coveye nebo Jacka Canfielda).

Při uplatňování GTD se však můžete občas dostat do situace, že ve snaze vyřešit co nejvíce úkolů (tj. odškrtnout co nejvíce položek na vašich To Do listech pro jednotlivé kontexty) spadnete do pasti řešení věcí neprioritních - možná urgentních, ale bez větší vazby na vaše dlouhodobé cíle. Budete tak produktivnější z hlediska kvantity, ne však efektivnější z hlediska  zaměření na priority. Důvodem je to, že kdykoliv se rozhodujete, jakou další práci vykonáte v daném kontextu (v práci, u počítače, doma ...), po přihlédnutí k času a energii, kterou máte k dispozici, by jste měli zvolit úkol s nejvyšší prioritou - toto rozhodování musíte dělat stále znovu a znovu, přičemž se spoléháte především na svoji intuici.
Tento postup má svoje úskalí, časem nejspíše narazíte na to, že když se podíváte zpět na uplynulý den, týden nebo měsíc, splnili jste spoustu úkolů, ale mnoho prioritních věcí zůstalo stát. Permanentní rozhodování o prioritách je poměrně náročné, protože svým způsobem vyžaduje mít v hlavě pro okamžik rozhodnutí všechny relevantní projekty a cíle - avšak držení věcí v hlavě je jedna z věcí, kterou se GTD naopak snaží potlačit. Problém rizika nižšího zaměření na priority je podle mého jedním z hlavních úskalí aplikace GTD.

Proč o tom píšu? Protože jsem narazil na zajímavé řešení tohoto problému, kterým je aplikace Life Balance . Jedná se o software pro správu úkolů a času pro Windows, Mac, Palm a iPhone. Z mého pohledu se jedná vlastně o implementaci GTD, avšak s několika velmi zajímavými vlastnostmi.

Jak Life Balance funguje? Základem je část, nazvaná Outline, kde si ve stromové struktuře nadefinujete jednotlivé oblasti života, např. práce, rodina, zdraví/kondice, osobní rozvoj atd. Ty se pak dále větví na projekty, podprojekty (do libovolné hloubky) a nakonec na jednotlivé úkoly. U každého úkolu tak ve stromu jasně vidíte jeho vazbu směrem nahoru až k nejvyšší úrovni. Příkladem může být vaše práce, která se dělí na jednotlivé oblasti - řekněme že jste majitelem firmy a tu si v Life Balance rozdělíte na Finance, Obchod, Marketing, Logistiku, Provoz, Personalistiku atd. Toto větvení dále rozčleníte, např. Marketing na venkovní reklamu, péči o stálé zákazníky a web. Takto můžete postupuvat dále, a hloubka může být pro různé větve odlišná, dle potřeby. K jednotlivým oblastem pak můžete přidat aktuální projekty, k nim pak úkoly. Úkolem je položka nejnižší úrovně, tedy taková položka, která již nemá podpoložky. To mimochodem přesně odpovídá filozofii GTD, neboť pokud daná záležitost vyžaduje více kroků (akcí), jde o projekt. V LB tak stačí úkolu přidat podúkol a hned se z něj stává projekt. Allen by zaplesal :-)

Pro jednotlivé položky se v LB nastavuje jednak důležitost (importance), a to velmi zajímavým způsobem - posuvníkem. Nemusíte tedy uvažovat o prioritě v intencích A/B/C nebo 1-5 apod. ale prostě pocitově posunete posuvník mezi minimální hodnotou none na levé straně a maximální essential na pravé staně. Ale pozor. Nejde o prioritu, ale důležitost - rozdíl vysvětlím za chvíli. A další podstatná věc: důležitost (nebo chcete-li význam) nastavujete ne absolutně, ale ve vztahu k nadřazené položce. Např. u úkolu tedy nastavujete, jak je důležitý pro příslušný projekt, nikoliv ve srovnání se všemi vašimi úkoly (což je super, protože je to mnohem snadnější).

Dále položkám nastavíte, kdy mají být hotovy, a to buď ponecháním výběru na volbě Once, kterou použijete, pokud úkol nemá pevný termín nebo nastavením konkrétního data - také můžete úkol označit jako opakovaný, např. každé 2 týdny. U termínovaných úkolů pak nastavujete položku Lead time, tj. čas nutný na přípravu.

A nyní se dostáváme k prioritizaci úkolů. V záložce To Do najdete seznam úkolů k vykonání, který můžete filtrovat dle kontextů (ty se v LB označují Places a ještě se k nim dostaneme). Zde ale najdete největší změnu, oproti jiným systémům - a jde o to, co jsem již naznačil, tj. že vám Life Balance usnadňuje rozhodování o tom, který úkol upřednostnit a navíc se zřetelem nejen na jeho urgentnost dle termínu, ale zejména s ohledem na jeho skutečnou důležitost. Úkoly totiž LB zařazuje do To Do seznamu sám a také stanovuje pořadí položek (prioritu) -  chtělo by  se říci na základě vlastního uvážení :), ale buďmě přesnější - na základě interního algoritmu. U každého úkolu vyhodnotí, jakou jste mu posuvníkem přiřadili význam v rámci projektu, ale také jaký význam má projekt v rámci kategorie a tak dále až ke kořeni stromu - jaký význam má kategorie v dané oblasti vašeho života. Dále zohlední termín splnění úkolu stejně jako termín splnění projektu, do nějž spadá, pokud jsou nastaveny. Svůj význam zde také najde Lead time - když nastane doba na přípravu, LB vám začne úkol podstrkovat do To Do listu a postupně ho s blížícím se termínem posouvá v seznamu výš a výš. Poslední věc, která je zohledněně při tvorbě To Do seznamu (tedy jeho dynamické generování z Outline) pro daný kontext (Place) je balancování mezi jednotlivými oblastmi vašeho života (odtud název Life Balance). Úplně na začátku, o čemž jsem se zatím nezmínil, totiž nastavíte pro jednotlivé oblasti života (nebo jiné kořenové kategorie, pokud se rozhodnete používat program jinak - sami tvůrci zde uvádí ve vzorových datech spíše hlavní cíle) na koláčovém grafu žádoucí rozdělení času resp. úsilí mezi jednotlivé oblasti. Vždy při splnění úkolu se připočte k dané oblasti určitý kredit (podle toho, jak u daného úkolu, projektu nebo kategorie nastavíte - opět intuitivně posuvníkem- tzv. Effort, pod kterým si můžete představit třeba čas, ale lépe opravdu úsilí, protože i krátký úkol vám může sebrat hodně energie) a pokud věnujete některé oblasti více nebo méně úsilí než jste si stanovili jako žádoucí, LB podle toho koriguje, které úkoly zařazuje a v jakém pořadí do To Do listu. Věnujete-li se tedy napříkad příliš práci na úkor rodiny nebo osobního rozvoje, LB vám začne podstrkovat do To Do listů úkoly z těchto oblastí.

Funguje to opravdu skvělě, nemusíte se zabývat prioritizací úkolů, LB to dělá za vás - předpokladem je samozřejmě správné nastavení parametrů u jednotlivých položek (zejména Importance, Effort, Lead time). Vždy máte pro jednotlivé kontexty k dispozici aktuální To Do list a to jednak seřazený podle priorit s přihlednutím k opravdu dlouhodobým prioritám a jednak bez úkolů, na které je dost času a objeví se samy později (např. si nastavíte úkol Posekat trávník jednou za 2 týdny s Lead time 2 dny a po jeho splnění na vás tento úkol nebude nikde (na rozdíl třeba od Remember The Milk , kde se objeví znovu na konci seznamu) vykukovat a stresovat díky vizuálnímu zvětšívání délky seznamu, objeví se zase až 2 dny před dalším termínem.

Výborně jsou propracované také Places, které odpovídají kontextům GTD. Place nastavujete pro každou položku - můžete také využít možnosti Anywhere, tedy kdekoliv. Places ale mají 2 další velmi zajímavé možnosti. Jednak je to možnost nastavení, že některý place zahrnunuje jiný. Např. place Telefon může být zahrnutý v places Doma i Práce. Takže se vám na obou  místech mohou ukazovat i naplánované telefonáty. Já třeba mám udělané places na jednotlivé podřízené, takže když úkolu např. přidělím place Novák a jinému Blažek, oba se mi mohou ukazovat v Agendas resp. Waiting For (viz. GTD kontexty v originále, nevím jak jsou pojmenované v českém překladu) a ty zase v rámci Work. Pokud mám poradu s Blažkem, vyberu si ale jen place Blažek ... Když se chci soustředit na práci na počítači a tyto úkoly v rámci Work nevidět, zvolím příslušný place Computer, který je jinak také zahrnutý ve Work ...
Nebo položka Errands (pochůzky) mi zahrnuje Shopping (nákupy) a ta zase Hypermarket, Hobbymarket, Sportshop atd. Pokud jsem tedy v OBI nebo Bauhausu, zobrazím si (na iPhone, pro který existuje nativní aplikace Life Balance, synchronizovaná s desktopovou verzí) To Do pro place Hobbymarket, ale pokud mám obecně víc času na vyřízení pochůzek, zobrazím si place Errands a mám v něm zahrnuté i ty věci k nákupu v hobbymarketu.  A zde se uplatní další vlastnost places - Hours. Je možné v kalendáři přehledně označit otevírací doby jednotlivých places, takže se pak úkoly v Errands To Do listu zobrazují jen pro places, které mají zrovna otevřeno. Toto s výhodou používám opět pro Agendas/WaitingFor, neboť pro podřízené mám vyzačenou jejich pracovní dobu, takže když si přivstanu a jsem v práci v 7 ráno, nemotají se mi v seznamu Work položky, vztahující se k lidem, kteří přijdou až na osmou. Po osmé mi tam pak samy přískočí - super :-)

Zajímavé také je, že pokud s Life Balance průběžně pracujete, podstatně se zkrátí doba potřebná pro týdenní plánování (resp. GTD weekly review) neboť celý váš systém se vlastně aktualizuje průběžně a dynamicky.

Life Balance je prostě skvělý program, určitě ho doporučuji vyzkoušet - k dispozici je i 30 denní verze. Nenechte se odradit trošku obstarožněji vypadajícím uživatelským rozhraním (na to, jak jsem to skvělý program, má design jako z roku 2000 :-) a ovládáním, které se může na první ozkoušení zdát trochu neohrabané. Stáhněte si demo z webu Life Balance, dejte si nějaký čas na vyzkoušení a určitě si zvyknete - objevíte také určitě pár vychytávek, které jsem zapoměl zmínit - můžete se s ostatním podělit zde v komentářích pod článkem ...

O jednu se podělím i já: jde o možnost částo Outline exportovat a později importovat do větví. To je super pro opakované projekty, např. přípravu každoročního setkání zákazníků. Nebo si můžete vyexportovat seznam úkolů souvisejících s odjezdem na lyžařský výlet (co zabalit atd.) a za rok si seznam zase naimportovat snadno k projektu ...

Na Life Balance jsem zcela přešel z dosavadního RTM (které má mimochodem od tohoto týdne také k dispozici nativní iPhone aplikaci, pěkně zpracovanou) a rozhodně nelituji, naopak.

Zen To Done - svěží esence z GTD

Jste-li "GTD pozitivní" (pokud nevíte co to GTD je, přečtěte si starší příspěvek, kde jsem se snažil základy Getting Things Done popsat) a rozumíte anglicky, mrkněte se na Zen To Done od Leo Babauty - k dostnání je jako elektronická kniha v PDF. ZTD je jakási esence nebo derivát z GTD. Možná ještě lépe: ZTD je moderní svěží pohled na GTD a něco málo navíc. Zaměřuje se hodně na praktickou aplikaci 10 hlavních zvyků a důraz klade hlavně na akci, plánování se snaží udržet v rozumých mezích (přeplánování resp. přeorganizování je jedním z možných důsledků nezvládnuté aplikace GTD ...). Pokud jste knihu Getting Thing Done (česky vyšlo jako Mít vše hotovo) od Davida Allena četli a hledáte něco navíc, ZTD si rozhodně přečtěte, těch necelých 10 USD za to stojí. Bez předchozího seznámení s GTD ale dle mého ztrácí Zen To Done srozumitelnost, autor evidentně s předchozí znalostí GTD počítá ...

WhatTasks - další GTD aplikace pro iPhone

Nedávno jsem psal o zajímavé GTD aplikaci OmniFocus pro iPhone. Na Appstore se objevila další, která se zdá pro tento účel vhodná, s názvem WhatTasks (kromě toho je tam několik dalších To-Do aplikací, ale ty nejsou dle mého názoru až tak vhodné pro GTD).
Vypadá to, že výběr aplikací tohoto typu bude pro iPhone velký - trochu mě překvapuje, že u aplikací pro Windows Mobile tomu tak není. Nebo máte nějaký tip?

Getting Things Done III. - Pravidlo dvou minut

Jednou z velmi důležitých součástí GTD je pravidlo dvou minut. Jak je jednoduché, tak je užitečné :-)
Toto pravidlo říká: Cokoliv můžete udělat během 2 minut, udělejte ihned.
Pokud tedy při zpracování kontejneru narazíte na záležitost, kde další akce potřebná k jejímu vyřešení zabere méně než 2 minuty, ihned ji udělejte - bez ohledu na její prioritu. Důvod je prostý: zaznamenání do systému (tedy do příslušného seznamu) a následné i opakované se vracení k záležitosti v rámci probírání seznamů v příslušném kontextu by v součtu zabralo času víc. Navíc splnění i jednoduchého úkolu vám dodá dobrý pocit a energii.
2 minuty jsou samozřejmě jen jakýmsi vodítkem - podle vaší konkrétní situace nebo aktuálního vytížení si můžete pravidlo upravit třeba na 3 nebo 5 minut.
Podstatné ale je, správně odhadnout dobu, kterou daná záležitost zabere, aby jste se u ní "nezasekli" na dobu podstatně delší. Například "Zavolat Karlovi a domluvit se na víkend" můžete opravdu zvládnout za 2 minuty - pokud se ale s Karlem zapovídáte, může to zabrat času podstatně víc.
Horkými kandidáty na uplatnění pravidla 2 minut je valná část emailů - hodně lidí dělá chybu, že si došlé emaily přečte a i ty, kde stačí stručná odpověd "ok" nebo delegování přeposláním "prosím zařiď to a dej mi vědět, jak to dopadlo", případně vymazání, neřeší ihned. Takto se k mnohému mailu vrací několikrát, mají plný Inbox ve kterém ztrácí přehled a v nejhorším případě tyto maily přesouvají do nějaké složky "vyřídit později", kde obvykle zahnívají delší dobu. Narůstá tak ale počet nevyřešených a nerozhodnutých záležitostí, o čemž podvědomí ví a příspívá to k nárůstu stresu díky ztrátě pocitu kontroly.
Pravidlo 2 minut je jednou z kritických součástí GTD, protože jeho neuplatňování může vést až k přeorganizování - tedy ke stavu kdy systém timemanagementu sám požírá nepřiměřené množství času.
Každopádně i pokud GTD nepoužíváte, pravidlo 2 minut může pomoci i vám.

Čtvrtletní polibek

Na konci loňského roku jsem zavedl nový zvyk, kterému říkám Čtvrtletní polibek jednoduchosti :-)
Jde o pravidelné zamyšlení se nad vlastním fungováním z pohledu principu KISS ("Keep It Simple, Stupid" - tedy "Nechej to jednoduché, hlupáku"). Proč tedy polibek je zřejmé - snad každý ví, že kiss je anglicky polibek :-)
Snažím se sice pravidlem KISS řídit průběžně, ale přesto se mi během, těch dvou dosavadních "aplikací" čtvrtletního polibku podařilo vždy najít něco, co bylo možné zjednodušit, aniž by to mělo dopad na výsledky nebo na kvalitu a ušetřit tak čas, administrativu, energii.
Naposledy jsem trochu redukoval počet GTD kontejnerů (ze 7 na 5) a prakticky zrušil třídění vyřízených emailů do složek - pokud se potřebuji k něčemu vrátit, stejně příslušný mail najdu nejrychleji pomocí hledání klíčových slov, které je v Outlooku 2007 skvělé a velmi rychlé...
Zkuste čtvrtletní polibek někdy také ...

OmniFocus - skvělá GTD aplikace pro iPhone

Ze zvědavosti jsem se díval na App Store, jaké aplikace jsou dostupné pro iPhone a narazil jsem na aplikaci OmniFocus, která vypadá naprosto skvěle. Líbí se především přehledné a zdá se velmi ergonomické uživatelské rozhraní, které vypadá, že není "obtěžkáno" žádnými zbytečnostmi a mohlo by tedy umožňovat velmi rychlé používání (autoři by si opravdu zasloužili Oskara za střídmost!). To je pro GTD nástroj kritické (alespoň pro mne), protože pokud jeho používání zdržuje, vede to k tomu, že člověk místo aby ho používal pro ukládání a zpracování úkolů a podobných záležitostí, drží je v hlavě - což je přesně to, co je nežádoucí.
Jako nevýhodu OmniFocusu vidím nemožnost synchronizace s PC ("mekáči" mají výhodu - pro Mac je k dispozici i desktopová - zdá se také vydařená - aplikace s plnou synchronizací).
Velmi hezkou a zajímavou funkcí je zobrazení úkolů v kontextu aktuální lokace - díky spolupráci s vestavěnou GPSkou iPhonu...
Ještě se OmniFocusu podívám víc na zoubek, možná to bude důvod, proč můj nynější HTC Kaiser vyměním za iPhone ...

Getting Things Done II. - Kontejnery

Záležitosti k vyřešení jsou v rámci metodiky timemenagementu GTD "na vstupu"
shromažďovány v tzv. kontejnerech. Záležitosti (dle typu kontejneru třeba úkoly, předměty, nápady, emaily ...) jsou v kontejnerech uchovány do jejich zpracování, tj. do rozhodnutí, jak s nimi bude dále naloženo.
Kontejnerem může je tedy třeba přihrádka "K vyřízení" na vašem pracovním stole, kam vy i vaši spolupracovníci ukládáte papíry k vyřízení nebo ke schválení, došlu poštu apod.
Kontejnerem je složka "Doručená pošta" (Inbox) ve vašem poštovním programu, stejně jako diktafon, kam si zaznamenáváte nápady, schránka hlasové pošty nebo poznámkový blok (v modernější variantě PDA nebo Smartphone), kam si značíte úkoly k vyřízení...
Důležité je kontejnery pravidelně vyprazdňovat a obsah zpracovávat - o tom někdy příště. Já osobně zpracovávám kontejnery (s vyjímkou email Inboxu) ráno jako první věc po příchodu do práce (sice je to trochu v rozporu s pravidlem vyřídit nejdůležitější úkol dne jako první, ale nezabere to více než 10 minut a mám lepší pocit jistoty, že nikde nečeká něco důležitého, co bych opomenul) a jinak vždy, když mám vhodnou "volnou chvíli". A co vy?

GTD v češtině

Skvělá zpráva pro ty, co neumí anglicky - knížka Davida Allena Getting Things Done:The Art of Stress-Free Productivity vyjde v září v češtině. Pod názvem "Mít vše hotovo – Jak zvládnout práci i život a cítit se při tom dobře" ji vydá nakladatelství Jan Melvil Publishing. Těch 258 Kč nebudete litovat :-)

Getting Things Done - I.

Getting Things Done je metodika řízení času podle stejnojmenné knihy Davida Allena (v češtině zatím bohužel nevyšla, celý název v angličtině je Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity). GTD patří mezi to nejlepší, co je v současné době v oblasti timemanagementu k dispozici, proto se jím budu zabývat trochu více. Tento post tedy berte jako první díl a pokud vás tato obecná část o GTD dostatečně nezaujme, není to chyba Davida Allena, ale moje - takže to nevzdávejte a počkejte na detaily, stojí to za to :-).

Metodika GTD se, jak už název napovídá, zaměřuje na to, jak "dosáhnout toho, aby byly věci hotové". Někdy je autorovi vyčítáno, že se příliš zaměřuje na to, jak splnit všechny úkoly a závazky, které se na člověka hrnou ze všech stran nebo které se stanoví sám. Že tedy se zabývá spíše tím, jak práci (nebo obecněji úkoly) zvládnout, než co dělat (pohled z vyšší perspektivy, priority atd). To ale pramení trochu z nepochopení - David Allen sám zmiňuje hned dva důvody, proč je kniha zaměřena na tuto část timemanagementu (já bych to osobně definoval tak, že je zaměřena spíše na mikro než na makro úroveň). Jednak dnes najdete spoustu knih na téma "začněte od konce, napřed si stanovte životní strategii a cíle, pak naplánujte, jak jich dosáhnete a tím se řiďte", ale chybí dostatečně kvalitní návod na to, jak poté, co si na té vyšší (makro) úrovni vše vyjasníte a naplánujete, zvádat tu záplavu úkolů na nejnižší (mikro) úrovni. A tohle GTD právě řeší - zaměřuje se na tuto část timemanagementu. Není tedy úplným řešením na vše, ale tu část, na kterou se zaměruje, řeší dle mého názoru na jedničku. Dalším důvodem pro tento postup je to, že mnoho lidí se sice ztotožní s vizí "začít od konce", ale pro to množství nezvládnutých drobných úkolů a povinností na to jaksi pořád nemají čas ... Díky GTD tyto "drobnosti" zvládnou a paradoxně tak získají čas i na tu úrověň vyšší ...

Takže co je tedy obsahem GTD? Jde o poměrně komplexní metodiku a abych ji plně vysvětlil, musel bych sem knihu přepsat :-) Takže pouze pár hlavních bodů:

- Nedržte žádné úkoly nebo nevyřešené záležitosti (open loops) v hlavě, místo toho je zaznamenejte do systému, kterému věříte a který pravidelně revidujete (takže máte jistotu, že na nic nezapomenete, po zaznamenání můžete na problém zapomenout a uvolnit tak svoji mysl, třeba na kreativní přemýšlení).
- Záležitosti, jejichž vyřešení zabere vyřešení zebere méně než 2 minuty, udělejte ihned. Jejich zaznamenání a následné zpracování (nebo při delegování jejich vysvětlení a následná kontrola) by totiž zabralo víc času. Navíc splněný úkol Vám dodá další energii.
- U ostatních rozhodnětě, jaký je žádoucí výsledek (jaký musí být stav, aby mohla být záležitost považována za vyřízenou, úkol za splněný, projekt za dokončený) a jaká je nejbližší fyzická akce, potřebná pro dosažení tohoto stavu (pokud je potřeba postupných akcí více, jde z hlediska GTD terminologie o projekt).
- Rozhodněte způsob, jakým tato akce bude vykonána - zda ji budete delegovat (samozřejmě preferováno) nebo ji provedete sami, a zaznamenejte to do seznamu záležitostí spolu s kontextem, vhodném pro plnění úkolu. (Případně se také můžete rozhodnout, záležitost "zahodit", již se jí dále nezabývat).
- Seznamy jsou pak nosným pilířem GTD. Záležitosti k řešení pak vybíráte podle aktuálního kontextu. Například pokud zrovna pracujete s PC, řešíte záležitosti určené pro kontext "U počítače" (nadále se budu držet spíše originálních názvů, takže @Computer), které máte společně na jednom seznamu. Může jít o seznam papírový nebo třeba kategorizované úkoly v Outlooku (nejlépe synchronizované s mobilem), záleží na vaší preferenci.
- Seznamy si vytvoříte dle vlastní potřeby, já používám z větší části shodně s knihou: @Agendas (věci k projednání), @Computer, @Calls (zavolat), @Errands (pochůzky - různé nákupy atd), @WaitingFor (delegované věci ke kontrole a ostatní věci, které čekají na někoho jiného), @Home (domácí záležitosti). Doporučený seznam "Someday/Maybe" na nápady a věci k pozdějšímu řešení, který se reviduje méně často jsem vzhledem k většímu množství položek rozdělil na @SomedayM a @SomedayQ - revidované měsíčně a kvartálně.
- Úkoly ze seznamů neplníte na rozdíl od "tradičních" postupů timemanagementu podle priorit (tak, chvíli vydýchejte šok :-), ale priorita je až čtvrtý faktor v pořadí. Ty předtím jsou kontext (viz. výše), energie k dispozici a čas k dispozici. Je to logické: pokud máte k dispozici 10 minut při čekání na volnou přepážku v bance (berte to jako příklad a používejte ebanking nebo změnte banku, pokud vás ta vaše neobslouží do 2 minut :-), neuděláte nic ze seznamu @Computer (úkoly vyžadující počítač), pokud u sebe nemáte notebook, byť by to mělo sebevětší prioritu. Vhodné je v takové situaci podívat se do seznamu @Calls (1: kontext), a vybrat z těch, na které máte energii (2: energie k dispozici - nemá cenu dělat třeba za každou cenu obchodní hovor, na který se v danou chvíli necítíte) a které je možné zvládnou v daném časovém rámci (3: čas k dispozici), ten nejdůležitější (4: priorita).
- Vaše seznamy musíte pravidelně, nejlépe týdně revidovat. Toto je kriticky důležité pro úspěch systému! Pokud totiž nebudete mít jistotu, že se na žádnou záležitost nezapomene nebo nedojde k prodlení (termínované záležitosti samozřejmě dáváte do kalendáře, ale o tom detailněji jindy), nebudete "open lops" zavádět do systému, budete je dále držet v hlavě (nebo je zavedete, ale stejně na ně budete pořád podvědomě myslet) a systém Vám nebude fungovat.

GTD zahrnuje samozřejmě také další prvky, o těch napíšu v dalších dílech...