Žrout času email a co s ním

Asi každý, kdo k práci používá počítač bude souhlasit s tím, že zvládání emailu (už samotný častý výskyt tohoto slovního spojení mluví sám za sebe) je v dnešní době docela výzvou. Nemluvím o spamu, ten už dnes řeší filry tak dobře, že je to problém spíš pro techniky (zahlcování sítí a serverů), ne pro uživatele. Mluvím o neúměrně nabobtnalé komunikaci. 

V návodech, jak se vypořádat se záplavou emailů, z nichž téměř každý vyžaduje nějakou reakci (a pokud ne, tak i samotné přečtení a vyhodnocení zabere nějaký čas), najdete často rady typu "omezte email na maximálně 2 hodiny denně". To mi přijde docela šílené ... Pokud pracujete 8 nebo 9 hodin denně, věnujete čtvrtinu (!) svého času emailu?  Myslím, že to není o stanovení limitu, i když ten může pomoci vám si uvědomit, kam až to zašlo. Ale pak by měl být spíš tak 1/2 hodiny, v některých případech možná max. hodinu. Spíš než o časovém limitu je dle mého zvládání emailu o přístupu k němu.

Pojďme se tedy podívat, jak na to. Největším nepřítelem efektivity v této oblasti je fakt, že my sami nebo lidé se kterými komunikujeme, používají email nevhodným způsobem. Nabízím přehled nejčastějších prohřešků a tipy, jak se s nimi vypořádat (přehled určitě není kompletní, ale snažil jsem se vypíchnout alespoň ty hlavní):

• Nevhodná volba komunikačního prostředku. Lidé často volí email tam, kdy by bylo lepší zavolat nebo se zastavit osobně, zvlášť pokud jste v jedné budově. Důvody jsou různé - často je to například nejistota v osobní komunikaci, předpokládají, že do mailu myšlenku lépe zformulují. Může jít i o snahu mít "důkaz" o tom, že například informaci předali, jak se k nějakému problému vyjádřili apod. Mimochodem, použití nevhodného komunikačního kanálu je velmi časté nejenom u emailu, ale prakticky při veškeré elektronické komunikaci - je poměrně mladá a lidé se ještě nenaučili rozlišovat vhodné volby. Často vám např. někdo pošle přes instant messaging komunikaci zprávu, která nevyžaduje okamžitou (instant) odpověď a právě email by byl vhodnější. Trochu z jiného soudku, ale dnes typické, je upozorňovaní bloggery na jejich nový článek na twitteru - přitom lze předpokládat, že 95% jejich followerů také odebírá RSS kanál jejich blogu. Zbytečná duplicita ... Ale zpět k emailu: "obrana" je v tomto případě nesnadná, protože jediná možnost je vychovávat ostatní, alespoň ty, se kterými komunikujete nejčastěji. Prostě svým kolegům a podřízeným vysvětlete, co vám mají posílat emailem a co ne. Chce to trpělivost, ale je to možné. Testováno na lidech :)
• Očekávání okamžité reakce. Vlastně souvisí s předchozím bodem. Pokud někdo potřebuje rekci ihned, neměl by používat email (leda že vám potřebuje poslat např. podklady k následnému telefonátu). Bohužel možnost často vyvolává očekávání (a proto je mimochodem také polovina lidí otroky mobilních telefonů, protože možnost vzít hovor takřka kdekoliv a kdykoliv vede k očekávání, že jste pro každého trvale na příjmu ...). Už se Vám asi stalo, že vás někdo hodinu nebo dvě po poslání mailu urgoval o odpověď a divil se, že na emaily nereagujete ihned. I zde je třeba vysvětlit okolí, na co je email určen a na co ne. Zde je výchovu možné podpořit tím, že těm, co nechápou, že email není real time aplikace, budete cíleně odpovídat s prodlením, i když na okamžitou reakci zrovna máte čas. Věřte, že se přizpůsobí ...
• Mor jménem Carbon Copy.  Rozšířeným nešvarem je posílání emailu v kopii (CC:) dalším lidem, kterých by se třeba jen vzdáleně mohl týkat. Často jde o alibismus - dáme do kopie kolegy, protože kdyby něco, tak "vždyť jsi o tom věděl, poslal jsem ti kopii a nic jsi nenamítal". A příště zase z alibismu dají do kopie oni nás. Takže všichni víme o všem, ale nikdo se pořádně nedostane ke svojí práci. Každý čte kopie mailů (o jejich několikastránkových přílohách ve wordu nemluvě) a jejich přílohy, protože co kdyby mu za týden někdo řekl "vždyť jsi o tom věděl ...".  Získat názor kolegů (rovná se učinit je spoluzodpovědnými za rozhodnutí) je také snadné - přepošlete email s otázkou "Co si o tom myslíš?", případně "Jaký je tvůj názor?". Alibismus zase někomu vygeneroval pár (desítek) minut práce ... A čím víc lidí je v kopii, tím víc - domyslete sami. Takže dávají vás alibisté také do CC:? Jediná možná obrana je odmítnutí, např. "Nezlob se, ale tenhle projekt se mně netýká, pokud bych to měl celé číst a být za to spoluzodpovědný, nestihl bych ten a ten projekt. Přílohy jsem tedy nečetl, pokud opravdu potřebuješ moje zapojení, domluv si to s mým šéfem, ať mi na to vyhradí potřebný čas. Díky za pochopení". Důležitá je pasáž "přílohy jsem nečetl" nebo "četl jsem jen prvních pár vět" - alibistovi se nepodařilo vás "namočit" a příště to už snad neudělá. A pokud ano, postup už znáte.
• Dlouhé maily. Je neuvěřitelné, jak dlouhé emaily jsou někteří lidé schopni napsat, když (a opět, jsme u prvního bodu) by stačil krátký telefonát. Problém totiž je, že do emailu tito lidé vypisují zaobaleně i "odpovědi" na vaše očekávané či možné reakce, přitom v telefonu by hned znali tu skutečnou a nemuseli by řešit všechny možné eventuality. Obrana je opět výchovná - pokud vám někdo napíše dlouhý email, místo psaní odpovědi mu zavolejte ...      
• Zahlcený Inbox. Pokud je vaše složka Doručená pošta trvale přeplněná, vede to k tomu, že se mnohým emailům věnujete opakovaně - x krát je otevřete a zase zavřete, protože třeba ještě nemáte podklady k odpovědi, záležitost není prioritní nebo se vám do ní třeba nechce. Samotná halda emailů v inboxu vede k časovým ztrátám a také ke stresu z pocitu nezvládání. Počet nevyřízených zpráv narůstá nejenom odkládáním jejich vyřízení, ale i tím, že si některé necháváte jako připomínku nějaké záležitosti, která ovšem není absolutně aktuální. To je samozřejmě v rozporu s GTD, nicméně na druhé straně - teoreticky správný postup, tzn. záležitost si poznačit do některého z ToDo listů může být při velkém množství těchto případů docela časově náročné a ubíjející. Moje rada zní: vytvořte si složky, pojmenované např. _Denně, _Týdně, _Měsíčně (podtržítko na začátku zajistí, že budou v seznamu na začátku). Do nich přesouvejte všechny maily, které nebudete řešit DNES. A vyberte složku podle toho, kdy se potřebujete či chcete k mailu vrátit. Naprosto zásadní je, aby jste rychle prolétli obsah složky dle jejího názvu, tedy _Denně každý den (nejlépe ráno), _Týdně nejlépe v pátek a _Měsíčně nejlépe posledního. Pokud pak například ve středu dostanete email, který budete chtít probrat další úterý na poradě s kolegou, přesunete ho do složky _Týdně. Do pátku pak od něj máte pokoj a v Doručené poště vám nezavazí.  V pátek (pokud používáte GTW, tak v rámci Weekly Review) jej přesunete do složky _Denně. V pondělí jej při ignorujete jako neaktuální, v úterý jej přesunete do Doručené pošty a s kolegou projednáte. V doručené poště tak máte vždy jen maily na vyřízení v daný den plus nové maily k roztřídění nebo okamžitému vyřízení. Cílem je samozřejmě prázdný inbox každý den :-). Tento postup vřele doporučuji, nicméně upozorňuji, že jeho zavedení jako rutiny k plnému užitku nějaký čas trvá, obvykle zhruba měsíc.

Doufám, že vám těchto pár rad pomůže k lepšímu zvládání emailu. Vaše případné zkušenosti vítám v diskusi.

Na nákup s iPhonem

Pokud používáte iPhone, může se vám hodit tip na zajímavou aplikaci pro tvorbu nákupních seznamů. Jste-li "GTD pozitivní", nejspíš máte ve svém systému několik nákupních seznamů pro různé typy obchodů jako je hypermarket, sport, hobbymarket, knihkupectví a nejspíš pro jejich vedení používáte stejný software jako pro ostatní GTD seznamy. Nebo možná požíváte standardní "Notes" na iPhonu. Já jsem také dříve všechny nákupní položky evidoval spolu s ostatními, nejprve v RTM, posléze v aplikaci Life Balance, kterou používám nyní. Nicméně aby se nehromadily položky typu "koupit mléko", "koupit jogurty" atd. a seznam neúměrně nenarůstal, používal jsem vždy jeden záznam (úkol) pro daný kontext, např. "@Potraviny" a jednotlivé nákupní položky jsem pak uváděl do poznámky.

Existuje však pohodlnější řešení - specializované aplikace na nákupní seznamy. Je jich hodně, bezplatných i placených - nijak jsem složitě nevybíral a zvolil jsem tu, co v dané době byla uváděna jako nejoblíbenější. Jde o bezplatnou aplikaci ShopShop.
Výhodou je především obrovská ergonomie, jak při vytváření seznamu, tak při vlastním pobíhání po obchodě.

          

K hlavním vlastnostem:

• Program si pamatuje již jednou vložené položky, takže pokud jednou vložíte "mléko", příště ho jen klepnutím vyberete ze seznamu (můžete zadat i množství) nebo pokud máte seznam delší, rychle se k položce dostanete tak, že začnete psát začátek textu. Po pár nákupech máte seznam dobře naplněný a vytvoření seznamu před běžným nákupem je otázkou několika vteřin.
  
• Díky tomu, že jsou k dispozici již použité položky, nemusíte také příliš přemýšlet, když vyrážíte na pravidelné doplnění zásob do ledničky a kuchyně - a také na nic důležitého nezapomenete. Nemusíte si vzpomínat "co tak ještě", ale vyberete ze seznamu.
  
• Položkám snadno posouváním můžete nastavit pořadí - to se hodí, pokud např. víte, že po vstupu supermarketu, kam chodíte pravidelně, je zelenina a ovoce, potom jogurty a sýry atd... Neběháte potom po obchodě sem a tam, případně nemusíte seznam procházet opakovaně jako když ho máte nesetřiditelný napsaný rukou na lístku papíru (který na rozdíl od mobilu taky snadnějí někde založíte - aspoň já tedy ano, a zkuste si pak prozvonit papír z druhého papíru :-).
  
• V prodejně pak po vložení zboží do košíku položku přeškrtnete, od vyřízených položek můžete seznam pročistit tlačítkem Clear. Vše je velmi rychlé a nemusíte stojíce u regálu něco složitě řešit.
  

Aplikace je jednoduchá a jednoúčelová - ten jeden účel ale plní dokonale a jak už jsem zmínil, vše je opravdu velmi ergonomické. Jedinou nevýhodnou je snad fakt, že seznam použitch položek je společný pro všechny nákupní seznamy (těch může být více a můžete si je pojmenovat), takže při zadání položky "křížový šroubovák" do seznamu hobbymarketu se bude nabízet i při vytváření seznamu na nákup potravin ... Mně osobně tato věc ale moc nevadí, protože ShopShop používám opravdu jen pro nákupy v potravinách, ostatní věci k nákupu vedu v Life Balance, protože se obvykle vztahují k nějakým projektům, takže je mám pro přehlednost u nich.

Pokud používáte iPhone a zatím žádnou nákupní aplikaci nevyužíváte, ShopShop určitě zkuste.

Timemanagement není o minutách

Je zajímavé, kolik prostoru se v literatuře nebo na seminářích o timemanagementu věnuje technikám, umožňujícím zaplnit časové mezery, využít každou minutu. Znám také pár lidí, co takhle fungují - prostor mezi většími úkoly vyplní za každou cenu nějakou aktivitou. Stejně tak pokud dělají nějakou činnost, kde nemůžou přímo pracovat na nějakém úkolu, třeba při řízení auta, vyplní tanto "hluchý" čas beze zbytku telefonáty, poslechem audioknih atd.
Aby jsme si rozuměli - čas je určitě dobré a potřebné využívat efektivně a pokud těch časových mezer je moc a nebo jsou dlouhé, je samozřejmě přínosné je zaplnit. Nesmí to ale jít přes určitou zdravou míru - a to především proto, že také potřebujete nějaký čas na přemýšlení.
Vím o čem mluvím, sám jsem v určitém období dosáhl takové "dokonalosti" ve yužívání pracovního času (tedy ve smyslu jeho vyplňování úkoly, ne ve smyslu skutečně efektivního využítí, proto ta "dokonalost" v uvozovkách ...), že jsem začal cítit, že to co mi vlastně chybí, je čas na přemýšení ... I když se člověk snaží mít mind like water, ten průběžný brainsorming je také užitečný a pak si člověk naopak nemusí vyhrazovat čas na "promyšlení projektu XY". Takže ta časová mezera je nakonec taky využita, na přemýšlení.
Někdy i jen tak, na volné přemítání, mně ale přitom mnohdy napadají ty nejlepší myšlenky.
Je to o tom, nevyplňovat časové mezery drobnými úkoly fanaticky, ale jen pokud je to přínosné.

Timemanagement není o minutách, ale o prioritách.

Life Balance - skvělá aplikace pro time management

Pokud pro organizaci času a úkolů používáte metodiku Getting Things Done, možná jste zjistili, že zvládáte daleko víc věcí na nižší úrovni, tj. jednotlivých drobných úkolů a povinností, na druhé straně ale možná máte pocit, že se nedostatečně věnujete věcem, které pro vás jsou dlouhodobé priority. GTD uplatňuje přístup zdola nahoru, tj. díky zvládnutí záplavy drobných úkolů by jste měli mít více času a energie na vyšší úrovně organizace času, jako je stanovení hodnot, priorit, dlouhodobých cílů apod. Této části se autor David Allen ve své knize věnuje poměrně okrajově - ne proto, že by tato část měla menší význam (to právě naopak), ale spíše proto, že přístupu shoda dolů (tj. od hodnot k cílům a od nich k úkolům) se věnuje celá řada dalších autorů (doporučit lze určitě klížky Stephena Coveye nebo Jacka Canfielda).

Při uplatňování GTD se však můžete občas dostat do situace, že ve snaze vyřešit co nejvíce úkolů (tj. odškrtnout co nejvíce položek na vašich To Do listech pro jednotlivé kontexty) spadnete do pasti řešení věcí neprioritních - možná urgentních, ale bez větší vazby na vaše dlouhodobé cíle. Budete tak produktivnější z hlediska kvantity, ne však efektivnější z hlediska  zaměření na priority. Důvodem je to, že kdykoliv se rozhodujete, jakou další práci vykonáte v daném kontextu (v práci, u počítače, doma ...), po přihlédnutí k času a energii, kterou máte k dispozici, by jste měli zvolit úkol s nejvyšší prioritou - toto rozhodování musíte dělat stále znovu a znovu, přičemž se spoléháte především na svoji intuici.
Tento postup má svoje úskalí, časem nejspíše narazíte na to, že když se podíváte zpět na uplynulý den, týden nebo měsíc, splnili jste spoustu úkolů, ale mnoho prioritních věcí zůstalo stát. Permanentní rozhodování o prioritách je poměrně náročné, protože svým způsobem vyžaduje mít v hlavě pro okamžik rozhodnutí všechny relevantní projekty a cíle - avšak držení věcí v hlavě je jedna z věcí, kterou se GTD naopak snaží potlačit. Problém rizika nižšího zaměření na priority je podle mého jedním z hlavních úskalí aplikace GTD.

Proč o tom píšu? Protože jsem narazil na zajímavé řešení tohoto problému, kterým je aplikace Life Balance . Jedná se o software pro správu úkolů a času pro Windows, Mac, Palm a iPhone. Z mého pohledu se jedná vlastně o implementaci GTD, avšak s několika velmi zajímavými vlastnostmi.

Jak Life Balance funguje? Základem je část, nazvaná Outline, kde si ve stromové struktuře nadefinujete jednotlivé oblasti života, např. práce, rodina, zdraví/kondice, osobní rozvoj atd. Ty se pak dále větví na projekty, podprojekty (do libovolné hloubky) a nakonec na jednotlivé úkoly. U každého úkolu tak ve stromu jasně vidíte jeho vazbu směrem nahoru až k nejvyšší úrovni. Příkladem může být vaše práce, která se dělí na jednotlivé oblasti - řekněme že jste majitelem firmy a tu si v Life Balance rozdělíte na Finance, Obchod, Marketing, Logistiku, Provoz, Personalistiku atd. Toto větvení dále rozčleníte, např. Marketing na venkovní reklamu, péči o stálé zákazníky a web. Takto můžete postupuvat dále, a hloubka může být pro různé větve odlišná, dle potřeby. K jednotlivým oblastem pak můžete přidat aktuální projekty, k nim pak úkoly. Úkolem je položka nejnižší úrovně, tedy taková položka, která již nemá podpoložky. To mimochodem přesně odpovídá filozofii GTD, neboť pokud daná záležitost vyžaduje více kroků (akcí), jde o projekt. V LB tak stačí úkolu přidat podúkol a hned se z něj stává projekt. Allen by zaplesal :-)

Pro jednotlivé položky se v LB nastavuje jednak důležitost (importance), a to velmi zajímavým způsobem - posuvníkem. Nemusíte tedy uvažovat o prioritě v intencích A/B/C nebo 1-5 apod. ale prostě pocitově posunete posuvník mezi minimální hodnotou none na levé straně a maximální essential na pravé staně. Ale pozor. Nejde o prioritu, ale důležitost - rozdíl vysvětlím za chvíli. A další podstatná věc: důležitost (nebo chcete-li význam) nastavujete ne absolutně, ale ve vztahu k nadřazené položce. Např. u úkolu tedy nastavujete, jak je důležitý pro příslušný projekt, nikoliv ve srovnání se všemi vašimi úkoly (což je super, protože je to mnohem snadnější).

Dále položkám nastavíte, kdy mají být hotovy, a to buď ponecháním výběru na volbě Once, kterou použijete, pokud úkol nemá pevný termín nebo nastavením konkrétního data - také můžete úkol označit jako opakovaný, např. každé 2 týdny. U termínovaných úkolů pak nastavujete položku Lead time, tj. čas nutný na přípravu.

A nyní se dostáváme k prioritizaci úkolů. V záložce To Do najdete seznam úkolů k vykonání, který můžete filtrovat dle kontextů (ty se v LB označují Places a ještě se k nim dostaneme). Zde ale najdete největší změnu, oproti jiným systémům - a jde o to, co jsem již naznačil, tj. že vám Life Balance usnadňuje rozhodování o tom, který úkol upřednostnit a navíc se zřetelem nejen na jeho urgentnost dle termínu, ale zejména s ohledem na jeho skutečnou důležitost. Úkoly totiž LB zařazuje do To Do seznamu sám a také stanovuje pořadí položek (prioritu) -  chtělo by  se říci na základě vlastního uvážení :), ale buďmě přesnější - na základě interního algoritmu. U každého úkolu vyhodnotí, jakou jste mu posuvníkem přiřadili význam v rámci projektu, ale také jaký význam má projekt v rámci kategorie a tak dále až ke kořeni stromu - jaký význam má kategorie v dané oblasti vašeho života. Dále zohlední termín splnění úkolu stejně jako termín splnění projektu, do nějž spadá, pokud jsou nastaveny. Svůj význam zde také najde Lead time - když nastane doba na přípravu, LB vám začne úkol podstrkovat do To Do listu a postupně ho s blížícím se termínem posouvá v seznamu výš a výš. Poslední věc, která je zohledněně při tvorbě To Do seznamu (tedy jeho dynamické generování z Outline) pro daný kontext (Place) je balancování mezi jednotlivými oblastmi vašeho života (odtud název Life Balance). Úplně na začátku, o čemž jsem se zatím nezmínil, totiž nastavíte pro jednotlivé oblasti života (nebo jiné kořenové kategorie, pokud se rozhodnete používat program jinak - sami tvůrci zde uvádí ve vzorových datech spíše hlavní cíle) na koláčovém grafu žádoucí rozdělení času resp. úsilí mezi jednotlivé oblasti. Vždy při splnění úkolu se připočte k dané oblasti určitý kredit (podle toho, jak u daného úkolu, projektu nebo kategorie nastavíte - opět intuitivně posuvníkem- tzv. Effort, pod kterým si můžete představit třeba čas, ale lépe opravdu úsilí, protože i krátký úkol vám může sebrat hodně energie) a pokud věnujete některé oblasti více nebo méně úsilí než jste si stanovili jako žádoucí, LB podle toho koriguje, které úkoly zařazuje a v jakém pořadí do To Do listu. Věnujete-li se tedy napříkad příliš práci na úkor rodiny nebo osobního rozvoje, LB vám začne podstrkovat do To Do listů úkoly z těchto oblastí.

Funguje to opravdu skvělě, nemusíte se zabývat prioritizací úkolů, LB to dělá za vás - předpokladem je samozřejmě správné nastavení parametrů u jednotlivých položek (zejména Importance, Effort, Lead time). Vždy máte pro jednotlivé kontexty k dispozici aktuální To Do list a to jednak seřazený podle priorit s přihlednutím k opravdu dlouhodobým prioritám a jednak bez úkolů, na které je dost času a objeví se samy později (např. si nastavíte úkol Posekat trávník jednou za 2 týdny s Lead time 2 dny a po jeho splnění na vás tento úkol nebude nikde (na rozdíl třeba od Remember The Milk , kde se objeví znovu na konci seznamu) vykukovat a stresovat díky vizuálnímu zvětšívání délky seznamu, objeví se zase až 2 dny před dalším termínem.

Výborně jsou propracované také Places, které odpovídají kontextům GTD. Place nastavujete pro každou položku - můžete také využít možnosti Anywhere, tedy kdekoliv. Places ale mají 2 další velmi zajímavé možnosti. Jednak je to možnost nastavení, že některý place zahrnunuje jiný. Např. place Telefon může být zahrnutý v places Doma i Práce. Takže se vám na obou  místech mohou ukazovat i naplánované telefonáty. Já třeba mám udělané places na jednotlivé podřízené, takže když úkolu např. přidělím place Novák a jinému Blažek, oba se mi mohou ukazovat v Agendas resp. Waiting For (viz. GTD kontexty v originále, nevím jak jsou pojmenované v českém překladu) a ty zase v rámci Work. Pokud mám poradu s Blažkem, vyberu si ale jen place Blažek ... Když se chci soustředit na práci na počítači a tyto úkoly v rámci Work nevidět, zvolím příslušný place Computer, který je jinak také zahrnutý ve Work ...
Nebo položka Errands (pochůzky) mi zahrnuje Shopping (nákupy) a ta zase Hypermarket, Hobbymarket, Sportshop atd. Pokud jsem tedy v OBI nebo Bauhausu, zobrazím si (na iPhone, pro který existuje nativní aplikace Life Balance, synchronizovaná s desktopovou verzí) To Do pro place Hobbymarket, ale pokud mám obecně víc času na vyřízení pochůzek, zobrazím si place Errands a mám v něm zahrnuté i ty věci k nákupu v hobbymarketu.  A zde se uplatní další vlastnost places - Hours. Je možné v kalendáři přehledně označit otevírací doby jednotlivých places, takže se pak úkoly v Errands To Do listu zobrazují jen pro places, které mají zrovna otevřeno. Toto s výhodou používám opět pro Agendas/WaitingFor, neboť pro podřízené mám vyzačenou jejich pracovní dobu, takže když si přivstanu a jsem v práci v 7 ráno, nemotají se mi v seznamu Work položky, vztahující se k lidem, kteří přijdou až na osmou. Po osmé mi tam pak samy přískočí - super :-)

Zajímavé také je, že pokud s Life Balance průběžně pracujete, podstatně se zkrátí doba potřebná pro týdenní plánování (resp. GTD weekly review) neboť celý váš systém se vlastně aktualizuje průběžně a dynamicky.

Life Balance je prostě skvělý program, určitě ho doporučuji vyzkoušet - k dispozici je i 30 denní verze. Nenechte se odradit trošku obstarožněji vypadajícím uživatelským rozhraním (na to, jak jsem to skvělý program, má design jako z roku 2000 :-) a ovládáním, které se může na první ozkoušení zdát trochu neohrabané. Stáhněte si demo z webu Life Balance, dejte si nějaký čas na vyzkoušení a určitě si zvyknete - objevíte také určitě pár vychytávek, které jsem zapoměl zmínit - můžete se s ostatním podělit zde v komentářích pod článkem ...

O jednu se podělím i já: jde o možnost částo Outline exportovat a později importovat do větví. To je super pro opakované projekty, např. přípravu každoročního setkání zákazníků. Nebo si můžete vyexportovat seznam úkolů souvisejících s odjezdem na lyžařský výlet (co zabalit atd.) a za rok si seznam zase naimportovat snadno k projektu ...

Na Life Balance jsem zcela přešel z dosavadního RTM (které má mimochodem od tohoto týdne také k dispozici nativní iPhone aplikaci, pěkně zpracovanou) a rozhodně nelituji, naopak.

Dopis do budoucnosti

Když někam směřujete, není na škodu se jednou za čas zastavit a mrknout do mapy, jestli jste nesešli ze správné cesty. Stejně tak pokud si stanovíte nějaké cíle, je dobré si určit nějaké body na cestě, kdy si zkontrolujete, jak jste na tom a zda vaše aktivity skutečně odpovídají cílům, zda vás dovedou tam, kam chcete.
V krátkodobém měřítku to můžete dělat v rámci měsíčního nebo i týdenního plánování.
Stává se ale, že se člověk nechá pohltit řešením operativních záležitostí, rutinou nebo se příliš vrhá za aktuálními příležitostmi, takže párkrát po sobě najde výmluvu proč musí ten či onen krok nutný k dosažění cíle odložit. Případně odkládá nutné nepříjemné rozhodnutí nebo změnu a funguje dál stejně, ze setrvačnosti. A když se to pak posčítá, zjistí že uběhlo pár měsíců nebo i rok a vlastně se neposunul nikam dál. Udělal spoustu práce, ale cíl je stejně daleko jako byl. Před půl rokem si předsevzal, že bude jíst zdravěji, ale jeho jídelníček vypadá stejně jako na začátku. Rozhodl se propustit zaměstnance, který na svou práci nestačí, ale zatím to jen odkládal. Chtěl se začít učit anglicky, ale zatím pro to nic moc neudělal. Setrvačností jede pořád ve starých kolejích.
Proti této pasti setrvačnosti se mi osvědčil následující trik. Jednou zhruba za půl roku si posílám dopis do budoucnosti. Existuje na to super služba FutureMe.org (tedy něco jako "MeBudoucíJá.org"). Tato služba vám umožňuje napsat sám sobě (nebo po zaregistrování i někomu jinému) email, který vám pak pošle v určené datum v budoucnosti.
Takže si vždy napíšu mail ve stylu "Ahoj Coudy, tak jak to jde? Teď v říjnu 2008 jsi se rozhodl pro to a pro to. Je to pro tebe důležité, tak pokud jsi toho nedosáhl, měl by ses nad sebou zamyslet. Nehledej výmluvy, proč to nešlo a něco s tím sakra hned udělej! atd. atd. Měj se, Coudy". Super na tom je, že když mi mail dorazí, obykle mě to překvapí (jako dnes :-), protože mezitím na to tak trochu pozapomenu ... Takže mně to přiměje opravdu vyskočit ze stereotypu a zamyslet se, zda to kde jsem, odpovídá tomu, co jsem si před nějakou dobou poslal. Pokud ne, je to ten správný "wake up call", který mě probudí a vrátí zpátky na správnou cestu. Vřele doporučuji.
Jinak napsání mailu přes FutureMe úmyslně vůbec nemám v plánovacím systému, ale mail vždy píšu po obdržení předchozího - to proto, že se mi opravdu docela osvědčilo, že "nečekané" obržení vzkazu z minulosti na sebe upoutá patřičnou pozornost.
A 2 tipy na závěr: FutureMe umožňuje prohlédnout si vzkazy, co si posílají ostatní, pokud je tedy označili jako veřejné - doporučuji pár si jich přečíst pro inspiraci. Ten poslední tip asi napadne každého - kromě "motivačních" půlročních nebo ročních mailů asi také neodoláte poslat si něco do budoucnosti vzdálené třeba 20 let :-) Doufejme, že FutureMe a vaše mailová adresa v té době budou fungovat ...

Jak to dělám já I. - Angličtina

Pár tipů, jak můžete nenásilně zlapšovat svoji angličtinu "za pochodu" - bez dodatečných časových nároků. Tyto rady nejsou určeny pro někoho, kdo s jazykem začíná, kolikát jste ale slyšeli "jazyk jsem nepoužíval a postupně jsem ho zapomněl" nebo "potřeboval bych rozšířit slovní zásobu" ... Takže zde je pár tipů, jak to dělám já:

• Čtěte v angličtině - včetně čtení pro zábavu. Pokud nejste zaměřeni na české klasiky, koupíte téměř vše, co Vás zajímá, na Amazonu. Začít můžete také knížkami psanými zjednodušenou angličtinou - Easy Readers nebo Penguin books (k dostání jsou i u nás, v několika úrovních podle potřebné slovní zásoby). Časem ale zjistíte, že přečtení i nezkrácené knížky v originále není zas až tak náročné, stačí se smířit s tím, že na začátku nerozumíte 100% všemu - paradoxně hodně lidí dělá tu chybu, že hledá každé neznámé slovíčko ve slovníku, což zdržuje a je otravné - může vás to odradit ... Důležité je plus minus pochopit smysl textu a pokud je slovíčko v dané pasáži důležité nebo se opakuje, tak teprve si ho najdete (nebo ho také pochopíte z kontextu a tím líp si ho zapamatujete ...). Jinak je celkem jedno, za měl hlavní hrdina kučeravé nebo kadeřavé vlasy, když pochopíte o čem je odstavec a jak se děj pohnul dál ... Časem zjistíte, že rozumíte víc a víc ... Podstatné je to, že pokud aspoň občas čtete v češtině, čtení v angličtině vám nezabere žádný čas navíc - jde jen o zvyk. Sám se čtení v češtině úplně nevzdávám, člověk taky dostane spoustu knížek jako dárky a podobně, ale udržuji pořád alespoň poměr 1:1 mezi tím co čtu česky a co anglicky. Malý tip: Je dobré zvolit ke čtení něco napínavého, aby vás popoháněla touha vědět, co bude dál. Zkuste třeba něco od Michala Connellyho - Lost Light nebo The Lincoln Lawyer. Dají se při troše štění koupit i u nás, jinak Amazon je jistota - při dnešním kursu USD když si koupíte 4-5 knížek, zaplatíte 1000 Kč i s dopravou, což je pomalu míň než u nás ...
  
• Poslouchejte audioknihy - opět v originále. Dají se koupit také na Amazonu. Ideální je poslouchat něco, co jste nedávno předtím četli, bude to pro Vás podstatně srozumitelnější. Zrovna teď poslouchám při jízdách autem knížku First Things Firstt od Stephena Coveye (možná od něj znáte výbornou knihu The 7 Habits of Highly Effective People - u nás vyšlo jako 7 návyků vůdčích osobností), kterou jsem četl před pár měsíci. Časová náročnost tohoto "učení" je opět nulová - posloucháte místo rádia nebo muziky ...
  
• Sledujte video v originále - pokud se na to necítíte, zkuste si třeba pustit film s titulky a druhý den poté znovu, ale už bez titulků ... Znalost děje a to, že si aspoň rámcově pamatujete obsah dialogů, v porozumění dost pomůže - časem budete pozorovat výrazný pokrok v rozumění mluvenému slovu.
• Učte se texty písniček - pomocí Google je najdete snadno (název songu, interpret a k tomu slovo "lyrics" nebo "text". Poslouchejte písničku a u ní si čtěte nalezený text, pár nejoblíbenějších se naučte nazpaměť a často si je pouštějte třeba v autě. Zkuste si nejprve vybírat dobře srozumitené texty (z "klasiky" třeba American Pie od Madonny - bez ohledu na váš hudební vkus :).
  
• Musí vás to bavit - to je dost podstatné. Čtěte/poslouchejte/sledujte to, co vás baví. Pokud se rozhodnete, že "se budete učit", pustíte si CNN a budte sledovat reportáž o zavlažování rýžových polí ve Vietnamu, za chvíli ztratíte pozornost a příště se určitě najde něco důležitého, proč "učení" vynechat - vaše podvědomí bude hledat výmluvu aby se vyhnulo otravné činnosti.
  

Zkuste vymyslet další způsoby, jak angličtinu "protlačit" do denní rutiny. Já si v ní například píšu poznámky, vedu kalendář a úkoly - dost tomu pomáhá, že se při řízení času do značné míry řídím metodikou GTD (Getting Things Done - bude o ní řeč v některém z dalšéch příspěvků) a když holt se to člověk naučí v původní terminologii, nemá tendenci si vše překládat do češtiny ...