Making It All Work - povinné pokračování pro čtenáře GTD

Nový počin Davida Allena, knížka Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life, vyvolává logicky u čtenářů a uživatelů GTD nemalá očekávání. Aplikování metodiky GTD pro organizaci vlastního času (nebo lépe řečeno vlastního života) obvykle přináší významný nárůst produktivity a protože se jedná o velmi komplexní systém návyků, zpravidla je jeho opravdu plnohodnotné nasazení spíše procesem postupného zdokonalování.

Ten, kdo GTD používá, si tedy nejspíše zvykl, že svůj vlastní "systém fungování" může postupně zlepšovat (a upřímně řečeno, musí trochu dbát na to, aby ladění systému nedával přednost před samotnou prací...) a další zdokonalení systému zřejmě očekává i od nové Allenovy knížky. A svým způsobem se jeho očekávání splní - ne ale proto, že by MIAW nějak zásadně "upgradovala" GTD.

GTD je totiž opravdu komplexní a dá se říct kompletní systém, na kterém zas až tak moc k vylepšení není. Zmíněným zlepšováním systému uživateli tedy nemyslím zlepšení samotného GTD, ale spíše konkrétního "osobního" způsobu jeho aplikace, který se dle mých zkušeností opravdu případ od případu liší a někdy docela zásadně. Vylepšování tak probíhá jednak hledáním lepších nástrojů (ať už softwarových nebo třeba papírových) a dále hledáním lepších způsobů provádění jednotlivých prvků a částí procesu. A především jde o hledání vhodné aplikace této obecné metodiky na konkrétní osobní prostředí, osobnost a situaci.

MIAW tedy nepřináší zásadní obměnu GTD - pokud jsou zde nějaké změny, tak je to spíše "facelift". Mezi napsáním obou knih přeci jen uběhla nějaká doba a Allen některé prvky i terminologii jemně doladil, nicméně se jedná o detaily. Zaměřuje se ale více na části, v první knize zmíněné ne úplně podrobně. Kritici GTD často zmiňovali orientaci na mikromanagement úkolů a byť Allen celkovou perspektivu a "vyšší úrovně" zcela neopomíjel, v MIAW se jim věnuje podstatně víc. Myslím také, že na knížce jsou znát zkušenosti nabyté ze zpětné vazby od čtenářů a uživatelů GTD - při čtení jsem měl pocit, že se autor věnuje poměrně detailně právě věcem, které mohou způsobovat problémy těm, co s metodou začínají, i těm co už nějaké zkušenosti mají.

Vůbec celá MIAW je velmi detailní, řekl bych až extrémně. Autor mnohdy v několika odstavcích rozebírá, co se dá říct jednou větou. Překvapivě to ale není na škodu věci. Byť to někdy může čtenáře mírně nudit u témat, která jsou mu opravdu 100% jasná, u těch ostatních je třeba to ocenit jako spolehlivou metodu, jak každého přinutit pochopit dané téma opravdu jednoznačně. Kontrastní je to mimo jiné i proto, že mnohá polopaticky rozebíraná témata jsou věci naprosto zřejmé - Allen si toho je vědom a na několika místech se za to omlouvá. Nicméně zbytečně, protože právě v tom je hlavní síla knihy - věci samy o sobě "každému jasné" dává do logického celku, rozebere je i vazby mezi nimi tak důkladně, že funkčnost celého systému a jeho jednotlivých prvků je "nezpochybnitelná". Sám jsem si po dočtení knihy uvědomil, že nejlepším důkazem vhodnosti tohoto postupu je, kolik věcí jsem si v knize podtrhal, přestože jde o věci známé - důvodem byla mnohdy samotná preciznost definice či popisu, nepochybně užitečná.

Jednu, druhou, nebo obě? Obě!
Jak jsem už uvedl, MIAW není nějakým upgradem GTD, čtenáře možná proto zajímá, zda si tedy přečíst knížku jednu, druhou nebo obě. Odpověď je jednoznačná, obě. Téma se u obou z části překrývá, ale pokaždé je napsané trochu jinak a už to je samo o sobě pro jasné pochopení užitečné. Pro mě navíc možná o to víc, že mezi čtením obou knih uběhla nějaká doba, takže to, co jsem znal, jsem si připomněl, a také jsem našel hodně věcí k zamyšlení. David Allen v knize uvádí, že bylo pro něj výzvou napsat MIAW tak, aby kniha byla zajímavá pro lidi, co jsou s jeho prací obeznámení, i pro nové čtenáře. Zejména první část knihy proto vlastně opakuje vysvětlení GTD, ale díky novým pohledům a příkladům je dostatečně zajímavá i pro zkušené Allenovy pro čtenáře. Pak je tu část, týkající se "perspektivy", tedy práce s cíli atd. na vyšších úrovních "nad ranvejí", které je v MIAW věnován o dost větší prostor. Pro čtenáře GTD řekl bych povinné pokračování.

Takže suma sumárum: přesto, že jsem vlastně původně od MIAW čekal něco trochu jiného, zklamaný jsem rozhodně nebyl. V češtině kniha vyjde v létě a máte se tedy na co těšit - já za zapůjčení originálu tímto děkuji vydavatelství Jan Melvil Publishing.

Článek byl napsán pro server www.mitvsehotovo.cz.
Přečtěte si také recenzi MIAW na blogu Workaholica.

Life Balance - skvělá aplikace pro time management

Pokud pro organizaci času a úkolů používáte metodiku Getting Things Done, možná jste zjistili, že zvládáte daleko víc věcí na nižší úrovni, tj. jednotlivých drobných úkolů a povinností, na druhé straně ale možná máte pocit, že se nedostatečně věnujete věcem, které pro vás jsou dlouhodobé priority. GTD uplatňuje přístup zdola nahoru, tj. díky zvládnutí záplavy drobných úkolů by jste měli mít více času a energie na vyšší úrovně organizace času, jako je stanovení hodnot, priorit, dlouhodobých cílů apod. Této části se autor David Allen ve své knize věnuje poměrně okrajově - ne proto, že by tato část měla menší význam (to právě naopak), ale spíše proto, že přístupu shoda dolů (tj. od hodnot k cílům a od nich k úkolům) se věnuje celá řada dalších autorů (doporučit lze určitě klížky Stephena Coveye nebo Jacka Canfielda).

Při uplatňování GTD se však můžete občas dostat do situace, že ve snaze vyřešit co nejvíce úkolů (tj. odškrtnout co nejvíce položek na vašich To Do listech pro jednotlivé kontexty) spadnete do pasti řešení věcí neprioritních - možná urgentních, ale bez větší vazby na vaše dlouhodobé cíle. Budete tak produktivnější z hlediska kvantity, ne však efektivnější z hlediska  zaměření na priority. Důvodem je to, že kdykoliv se rozhodujete, jakou další práci vykonáte v daném kontextu (v práci, u počítače, doma ...), po přihlédnutí k času a energii, kterou máte k dispozici, by jste měli zvolit úkol s nejvyšší prioritou - toto rozhodování musíte dělat stále znovu a znovu, přičemž se spoléháte především na svoji intuici.
Tento postup má svoje úskalí, časem nejspíše narazíte na to, že když se podíváte zpět na uplynulý den, týden nebo měsíc, splnili jste spoustu úkolů, ale mnoho prioritních věcí zůstalo stát. Permanentní rozhodování o prioritách je poměrně náročné, protože svým způsobem vyžaduje mít v hlavě pro okamžik rozhodnutí všechny relevantní projekty a cíle - avšak držení věcí v hlavě je jedna z věcí, kterou se GTD naopak snaží potlačit. Problém rizika nižšího zaměření na priority je podle mého jedním z hlavních úskalí aplikace GTD.

Proč o tom píšu? Protože jsem narazil na zajímavé řešení tohoto problému, kterým je aplikace Life Balance . Jedná se o software pro správu úkolů a času pro Windows, Mac, Palm a iPhone. Z mého pohledu se jedná vlastně o implementaci GTD, avšak s několika velmi zajímavými vlastnostmi.

Jak Life Balance funguje? Základem je část, nazvaná Outline, kde si ve stromové struktuře nadefinujete jednotlivé oblasti života, např. práce, rodina, zdraví/kondice, osobní rozvoj atd. Ty se pak dále větví na projekty, podprojekty (do libovolné hloubky) a nakonec na jednotlivé úkoly. U každého úkolu tak ve stromu jasně vidíte jeho vazbu směrem nahoru až k nejvyšší úrovni. Příkladem může být vaše práce, která se dělí na jednotlivé oblasti - řekněme že jste majitelem firmy a tu si v Life Balance rozdělíte na Finance, Obchod, Marketing, Logistiku, Provoz, Personalistiku atd. Toto větvení dále rozčleníte, např. Marketing na venkovní reklamu, péči o stálé zákazníky a web. Takto můžete postupuvat dále, a hloubka může být pro různé větve odlišná, dle potřeby. K jednotlivým oblastem pak můžete přidat aktuální projekty, k nim pak úkoly. Úkolem je položka nejnižší úrovně, tedy taková položka, která již nemá podpoložky. To mimochodem přesně odpovídá filozofii GTD, neboť pokud daná záležitost vyžaduje více kroků (akcí), jde o projekt. V LB tak stačí úkolu přidat podúkol a hned se z něj stává projekt. Allen by zaplesal :-)

Pro jednotlivé položky se v LB nastavuje jednak důležitost (importance), a to velmi zajímavým způsobem - posuvníkem. Nemusíte tedy uvažovat o prioritě v intencích A/B/C nebo 1-5 apod. ale prostě pocitově posunete posuvník mezi minimální hodnotou none na levé straně a maximální essential na pravé staně. Ale pozor. Nejde o prioritu, ale důležitost - rozdíl vysvětlím za chvíli. A další podstatná věc: důležitost (nebo chcete-li význam) nastavujete ne absolutně, ale ve vztahu k nadřazené položce. Např. u úkolu tedy nastavujete, jak je důležitý pro příslušný projekt, nikoliv ve srovnání se všemi vašimi úkoly (což je super, protože je to mnohem snadnější).

Dále položkám nastavíte, kdy mají být hotovy, a to buď ponecháním výběru na volbě Once, kterou použijete, pokud úkol nemá pevný termín nebo nastavením konkrétního data - také můžete úkol označit jako opakovaný, např. každé 2 týdny. U termínovaných úkolů pak nastavujete položku Lead time, tj. čas nutný na přípravu.

A nyní se dostáváme k prioritizaci úkolů. V záložce To Do najdete seznam úkolů k vykonání, který můžete filtrovat dle kontextů (ty se v LB označují Places a ještě se k nim dostaneme). Zde ale najdete největší změnu, oproti jiným systémům - a jde o to, co jsem již naznačil, tj. že vám Life Balance usnadňuje rozhodování o tom, který úkol upřednostnit a navíc se zřetelem nejen na jeho urgentnost dle termínu, ale zejména s ohledem na jeho skutečnou důležitost. Úkoly totiž LB zařazuje do To Do seznamu sám a také stanovuje pořadí položek (prioritu) -  chtělo by  se říci na základě vlastního uvážení :), ale buďmě přesnější - na základě interního algoritmu. U každého úkolu vyhodnotí, jakou jste mu posuvníkem přiřadili význam v rámci projektu, ale také jaký význam má projekt v rámci kategorie a tak dále až ke kořeni stromu - jaký význam má kategorie v dané oblasti vašeho života. Dále zohlední termín splnění úkolu stejně jako termín splnění projektu, do nějž spadá, pokud jsou nastaveny. Svůj význam zde také najde Lead time - když nastane doba na přípravu, LB vám začne úkol podstrkovat do To Do listu a postupně ho s blížícím se termínem posouvá v seznamu výš a výš. Poslední věc, která je zohledněně při tvorbě To Do seznamu (tedy jeho dynamické generování z Outline) pro daný kontext (Place) je balancování mezi jednotlivými oblastmi vašeho života (odtud název Life Balance). Úplně na začátku, o čemž jsem se zatím nezmínil, totiž nastavíte pro jednotlivé oblasti života (nebo jiné kořenové kategorie, pokud se rozhodnete používat program jinak - sami tvůrci zde uvádí ve vzorových datech spíše hlavní cíle) na koláčovém grafu žádoucí rozdělení času resp. úsilí mezi jednotlivé oblasti. Vždy při splnění úkolu se připočte k dané oblasti určitý kredit (podle toho, jak u daného úkolu, projektu nebo kategorie nastavíte - opět intuitivně posuvníkem- tzv. Effort, pod kterým si můžete představit třeba čas, ale lépe opravdu úsilí, protože i krátký úkol vám může sebrat hodně energie) a pokud věnujete některé oblasti více nebo méně úsilí než jste si stanovili jako žádoucí, LB podle toho koriguje, které úkoly zařazuje a v jakém pořadí do To Do listu. Věnujete-li se tedy napříkad příliš práci na úkor rodiny nebo osobního rozvoje, LB vám začne podstrkovat do To Do listů úkoly z těchto oblastí.

Funguje to opravdu skvělě, nemusíte se zabývat prioritizací úkolů, LB to dělá za vás - předpokladem je samozřejmě správné nastavení parametrů u jednotlivých položek (zejména Importance, Effort, Lead time). Vždy máte pro jednotlivé kontexty k dispozici aktuální To Do list a to jednak seřazený podle priorit s přihlednutím k opravdu dlouhodobým prioritám a jednak bez úkolů, na které je dost času a objeví se samy později (např. si nastavíte úkol Posekat trávník jednou za 2 týdny s Lead time 2 dny a po jeho splnění na vás tento úkol nebude nikde (na rozdíl třeba od Remember The Milk , kde se objeví znovu na konci seznamu) vykukovat a stresovat díky vizuálnímu zvětšívání délky seznamu, objeví se zase až 2 dny před dalším termínem.

Výborně jsou propracované také Places, které odpovídají kontextům GTD. Place nastavujete pro každou položku - můžete také využít možnosti Anywhere, tedy kdekoliv. Places ale mají 2 další velmi zajímavé možnosti. Jednak je to možnost nastavení, že některý place zahrnunuje jiný. Např. place Telefon může být zahrnutý v places Doma i Práce. Takže se vám na obou  místech mohou ukazovat i naplánované telefonáty. Já třeba mám udělané places na jednotlivé podřízené, takže když úkolu např. přidělím place Novák a jinému Blažek, oba se mi mohou ukazovat v Agendas resp. Waiting For (viz. GTD kontexty v originále, nevím jak jsou pojmenované v českém překladu) a ty zase v rámci Work. Pokud mám poradu s Blažkem, vyberu si ale jen place Blažek ... Když se chci soustředit na práci na počítači a tyto úkoly v rámci Work nevidět, zvolím příslušný place Computer, který je jinak také zahrnutý ve Work ...
Nebo položka Errands (pochůzky) mi zahrnuje Shopping (nákupy) a ta zase Hypermarket, Hobbymarket, Sportshop atd. Pokud jsem tedy v OBI nebo Bauhausu, zobrazím si (na iPhone, pro který existuje nativní aplikace Life Balance, synchronizovaná s desktopovou verzí) To Do pro place Hobbymarket, ale pokud mám obecně víc času na vyřízení pochůzek, zobrazím si place Errands a mám v něm zahrnuté i ty věci k nákupu v hobbymarketu.  A zde se uplatní další vlastnost places - Hours. Je možné v kalendáři přehledně označit otevírací doby jednotlivých places, takže se pak úkoly v Errands To Do listu zobrazují jen pro places, které mají zrovna otevřeno. Toto s výhodou používám opět pro Agendas/WaitingFor, neboť pro podřízené mám vyzačenou jejich pracovní dobu, takže když si přivstanu a jsem v práci v 7 ráno, nemotají se mi v seznamu Work položky, vztahující se k lidem, kteří přijdou až na osmou. Po osmé mi tam pak samy přískočí - super :-)

Zajímavé také je, že pokud s Life Balance průběžně pracujete, podstatně se zkrátí doba potřebná pro týdenní plánování (resp. GTD weekly review) neboť celý váš systém se vlastně aktualizuje průběžně a dynamicky.

Life Balance je prostě skvělý program, určitě ho doporučuji vyzkoušet - k dispozici je i 30 denní verze. Nenechte se odradit trošku obstarožněji vypadajícím uživatelským rozhraním (na to, jak jsem to skvělý program, má design jako z roku 2000 :-) a ovládáním, které se může na první ozkoušení zdát trochu neohrabané. Stáhněte si demo z webu Life Balance, dejte si nějaký čas na vyzkoušení a určitě si zvyknete - objevíte také určitě pár vychytávek, které jsem zapoměl zmínit - můžete se s ostatním podělit zde v komentářích pod článkem ...

O jednu se podělím i já: jde o možnost částo Outline exportovat a později importovat do větví. To je super pro opakované projekty, např. přípravu každoročního setkání zákazníků. Nebo si můžete vyexportovat seznam úkolů souvisejících s odjezdem na lyžařský výlet (co zabalit atd.) a za rok si seznam zase naimportovat snadno k projektu ...

Na Life Balance jsem zcela přešel z dosavadního RTM (které má mimochodem od tohoto týdne také k dispozici nativní iPhone aplikaci, pěkně zpracovanou) a rozhodně nelituji, naopak.

Dopis do budoucnosti

Když někam směřujete, není na škodu se jednou za čas zastavit a mrknout do mapy, jestli jste nesešli ze správné cesty. Stejně tak pokud si stanovíte nějaké cíle, je dobré si určit nějaké body na cestě, kdy si zkontrolujete, jak jste na tom a zda vaše aktivity skutečně odpovídají cílům, zda vás dovedou tam, kam chcete.
V krátkodobém měřítku to můžete dělat v rámci měsíčního nebo i týdenního plánování.
Stává se ale, že se člověk nechá pohltit řešením operativních záležitostí, rutinou nebo se příliš vrhá za aktuálními příležitostmi, takže párkrát po sobě najde výmluvu proč musí ten či onen krok nutný k dosažění cíle odložit. Případně odkládá nutné nepříjemné rozhodnutí nebo změnu a funguje dál stejně, ze setrvačnosti. A když se to pak posčítá, zjistí že uběhlo pár měsíců nebo i rok a vlastně se neposunul nikam dál. Udělal spoustu práce, ale cíl je stejně daleko jako byl. Před půl rokem si předsevzal, že bude jíst zdravěji, ale jeho jídelníček vypadá stejně jako na začátku. Rozhodl se propustit zaměstnance, který na svou práci nestačí, ale zatím to jen odkládal. Chtěl se začít učit anglicky, ale zatím pro to nic moc neudělal. Setrvačností jede pořád ve starých kolejích.
Proti této pasti setrvačnosti se mi osvědčil následující trik. Jednou zhruba za půl roku si posílám dopis do budoucnosti. Existuje na to super služba FutureMe.org (tedy něco jako "MeBudoucíJá.org"). Tato služba vám umožňuje napsat sám sobě (nebo po zaregistrování i někomu jinému) email, který vám pak pošle v určené datum v budoucnosti.
Takže si vždy napíšu mail ve stylu "Ahoj Coudy, tak jak to jde? Teď v říjnu 2008 jsi se rozhodl pro to a pro to. Je to pro tebe důležité, tak pokud jsi toho nedosáhl, měl by ses nad sebou zamyslet. Nehledej výmluvy, proč to nešlo a něco s tím sakra hned udělej! atd. atd. Měj se, Coudy". Super na tom je, že když mi mail dorazí, obykle mě to překvapí (jako dnes :-), protože mezitím na to tak trochu pozapomenu ... Takže mně to přiměje opravdu vyskočit ze stereotypu a zamyslet se, zda to kde jsem, odpovídá tomu, co jsem si před nějakou dobou poslal. Pokud ne, je to ten správný "wake up call", který mě probudí a vrátí zpátky na správnou cestu. Vřele doporučuji.
Jinak napsání mailu přes FutureMe úmyslně vůbec nemám v plánovacím systému, ale mail vždy píšu po obdržení předchozího - to proto, že se mi opravdu docela osvědčilo, že "nečekané" obržení vzkazu z minulosti na sebe upoutá patřičnou pozornost.
A 2 tipy na závěr: FutureMe umožňuje prohlédnout si vzkazy, co si posílají ostatní, pokud je tedy označili jako veřejné - doporučuji pár si jich přečíst pro inspiraci. Ten poslední tip asi napadne každého - kromě "motivačních" půlročních nebo ročních mailů asi také neodoláte poslat si něco do budoucnosti vzdálené třeba 20 let :-) Doufejme, že FutureMe a vaše mailová adresa v té době budou fungovat ...

Ideální čas na denní plán

Asi netřeba zdůrazňovat důležitost plánování vašich aktivit - na dlouhodobé, střednědobé, týdenní a denní bázi. Každý, kdo chce něčeho dosáhnout ví, že plánování mu v tom pomůže a čas do něj investovaný se bohatě vrátí.
konkrétní doba, kterou si vyhradíte na revizi dlohodobějších plánů, je celkem lhostejná, důležité je pouze vyhradit si nerušený čas, aby jste se mohli na tuto činnost soustředit.
Zajímavá je ale otázka ideálního načasování denního plánování. Z dlouhodobé zkušenosti vím, že je nezbytné mít denní program vyjasněný den předem. Přispívá to ke klidu, jistotě a omezení stresu. Prostě víte co vás příští den čeká a nehlodá vás nejistota.
Kdy však plán na další den připravit? Značná část literatury (např. Jack Canfield, Brian Tracy) doporučuje plánování večer před usnutím se zdůvodněním, že podvědomí v noci pracuje na přípravě řešení úkolů. Ano, i mně se opakovaně stalo, že jsem nějaký problém vyřešil ve spánku - prostě jsem se probudil a znal jsem řešení problému, o kterém jsem už nějakou dobu přemýšlel. Nebo se mi dokonce vyjevil problém, který jsem dosud nijak významně nevnímal, i s řešením.
Zdálo by se tedy, že doba večer krátce před usnutím může být na přípravu plánu na další den optimální. Mně ale nevyhovuje, a to z jednoho prostého důvodu. Právě připomenutí náročných zítřejších úkolů před spaním se mi několikrát vymstilo podstatným zhoršením spánku - probouzením v noci a přemýšlením o problémech místo spaní.
Čas před usnutím nepovažuji proto na plánování za příliš vhodný, daleko víc se mi osvědčilo naplánovat další den jako poslední věc před ukončením práce. Má to ještě jednu výhodu. Člověk tak může pracovní část dne jednoznačně uzavřít a také ví, že další den má připravený - může tedy daleko lépe "vypnout" a věnovat se relaxaci, rodině, sportu ... Rozplánování zítřka (včetně určení priorit) se tak stane jakousi uzávěrkou pracovní části dne a to vede dle mých zkušeností k zvýšení celkové pohody.