Making It All Work - video

Obsah nové knížky Davida Allena Making It All Work stručně na videu (v angličtině):

Making It All Work - povinné pokračování pro čtenáře GTD

Nový počin Davida Allena, knížka Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life, vyvolává logicky u čtenářů a uživatelů GTD nemalá očekávání. Aplikování metodiky GTD pro organizaci vlastního času (nebo lépe řečeno vlastního života) obvykle přináší významný nárůst produktivity a protože se jedná o velmi komplexní systém návyků, zpravidla je jeho opravdu plnohodnotné nasazení spíše procesem postupného zdokonalování.

Ten, kdo GTD používá, si tedy nejspíše zvykl, že svůj vlastní "systém fungování" může postupně zlepšovat (a upřímně řečeno, musí trochu dbát na to, aby ladění systému nedával přednost před samotnou prací...) a další zdokonalení systému zřejmě očekává i od nové Allenovy knížky. A svým způsobem se jeho očekávání splní - ne ale proto, že by MIAW nějak zásadně "upgradovala" GTD.

GTD je totiž opravdu komplexní a dá se říct kompletní systém, na kterém zas až tak moc k vylepšení není. Zmíněným zlepšováním systému uživateli tedy nemyslím zlepšení samotného GTD, ale spíše konkrétního "osobního" způsobu jeho aplikace, který se dle mých zkušeností opravdu případ od případu liší a někdy docela zásadně. Vylepšování tak probíhá jednak hledáním lepších nástrojů (ať už softwarových nebo třeba papírových) a dále hledáním lepších způsobů provádění jednotlivých prvků a částí procesu. A především jde o hledání vhodné aplikace této obecné metodiky na konkrétní osobní prostředí, osobnost a situaci.

MIAW tedy nepřináší zásadní obměnu GTD - pokud jsou zde nějaké změny, tak je to spíše "facelift". Mezi napsáním obou knih přeci jen uběhla nějaká doba a Allen některé prvky i terminologii jemně doladil, nicméně se jedná o detaily. Zaměřuje se ale více na části, v první knize zmíněné ne úplně podrobně. Kritici GTD často zmiňovali orientaci na mikromanagement úkolů a byť Allen celkovou perspektivu a "vyšší úrovně" zcela neopomíjel, v MIAW se jim věnuje podstatně víc. Myslím také, že na knížce jsou znát zkušenosti nabyté ze zpětné vazby od čtenářů a uživatelů GTD - při čtení jsem měl pocit, že se autor věnuje poměrně detailně právě věcem, které mohou způsobovat problémy těm, co s metodou začínají, i těm co už nějaké zkušenosti mají.

Vůbec celá MIAW je velmi detailní, řekl bych až extrémně. Autor mnohdy v několika odstavcích rozebírá, co se dá říct jednou větou. Překvapivě to ale není na škodu věci. Byť to někdy může čtenáře mírně nudit u témat, která jsou mu opravdu 100% jasná, u těch ostatních je třeba to ocenit jako spolehlivou metodu, jak každého přinutit pochopit dané téma opravdu jednoznačně. Kontrastní je to mimo jiné i proto, že mnohá polopaticky rozebíraná témata jsou věci naprosto zřejmé - Allen si toho je vědom a na několika místech se za to omlouvá. Nicméně zbytečně, protože právě v tom je hlavní síla knihy - věci samy o sobě "každému jasné" dává do logického celku, rozebere je i vazby mezi nimi tak důkladně, že funkčnost celého systému a jeho jednotlivých prvků je "nezpochybnitelná". Sám jsem si po dočtení knihy uvědomil, že nejlepším důkazem vhodnosti tohoto postupu je, kolik věcí jsem si v knize podtrhal, přestože jde o věci známé - důvodem byla mnohdy samotná preciznost definice či popisu, nepochybně užitečná.

Jednu, druhou, nebo obě? Obě!
Jak jsem už uvedl, MIAW není nějakým upgradem GTD, čtenáře možná proto zajímá, zda si tedy přečíst knížku jednu, druhou nebo obě. Odpověď je jednoznačná, obě. Téma se u obou z části překrývá, ale pokaždé je napsané trochu jinak a už to je samo o sobě pro jasné pochopení užitečné. Pro mě navíc možná o to víc, že mezi čtením obou knih uběhla nějaká doba, takže to, co jsem znal, jsem si připomněl, a také jsem našel hodně věcí k zamyšlení. David Allen v knize uvádí, že bylo pro něj výzvou napsat MIAW tak, aby kniha byla zajímavá pro lidi, co jsou s jeho prací obeznámení, i pro nové čtenáře. Zejména první část knihy proto vlastně opakuje vysvětlení GTD, ale díky novým pohledům a příkladům je dostatečně zajímavá i pro zkušené Allenovy pro čtenáře. Pak je tu část, týkající se "perspektivy", tedy práce s cíli atd. na vyšších úrovních "nad ranvejí", které je v MIAW věnován o dost větší prostor. Pro čtenáře GTD řekl bych povinné pokračování.

Takže suma sumárum: přesto, že jsem vlastně původně od MIAW čekal něco trochu jiného, zklamaný jsem rozhodně nebyl. V češtině kniha vyjde v létě a máte se tedy na co těšit - já za zapůjčení originálu tímto děkuji vydavatelství Jan Melvil Publishing.

Článek byl napsán pro server www.mitvsehotovo.cz.
Přečtěte si také recenzi MIAW na blogu Workaholica.

Timemanagement není o minutách

Je zajímavé, kolik prostoru se v literatuře nebo na seminářích o timemanagementu věnuje technikám, umožňujícím zaplnit časové mezery, využít každou minutu. Znám také pár lidí, co takhle fungují - prostor mezi většími úkoly vyplní za každou cenu nějakou aktivitou. Stejně tak pokud dělají nějakou činnost, kde nemůžou přímo pracovat na nějakém úkolu, třeba při řízení auta, vyplní tanto "hluchý" čas beze zbytku telefonáty, poslechem audioknih atd.
Aby jsme si rozuměli - čas je určitě dobré a potřebné využívat efektivně a pokud těch časových mezer je moc a nebo jsou dlouhé, je samozřejmě přínosné je zaplnit. Nesmí to ale jít přes určitou zdravou míru - a to především proto, že také potřebujete nějaký čas na přemýšlení.
Vím o čem mluvím, sám jsem v určitém období dosáhl takové "dokonalosti" ve yužívání pracovního času (tedy ve smyslu jeho vyplňování úkoly, ne ve smyslu skutečně efektivního využítí, proto ta "dokonalost" v uvozovkách ...), že jsem začal cítit, že to co mi vlastně chybí, je čas na přemýšení ... I když se člověk snaží mít mind like water, ten průběžný brainsorming je také užitečný a pak si člověk naopak nemusí vyhrazovat čas na "promyšlení projektu XY". Takže ta časová mezera je nakonec taky využita, na přemýšlení.
Někdy i jen tak, na volné přemítání, mně ale přitom mnohdy napadají ty nejlepší myšlenky.
Je to o tom, nevyplňovat časové mezery drobnými úkoly fanaticky, ale jen pokud je to přínosné.

Timemanagement není o minutách, ale o prioritách.

Life Balance - skvělá aplikace pro time management

Pokud pro organizaci času a úkolů používáte metodiku Getting Things Done, možná jste zjistili, že zvládáte daleko víc věcí na nižší úrovni, tj. jednotlivých drobných úkolů a povinností, na druhé straně ale možná máte pocit, že se nedostatečně věnujete věcem, které pro vás jsou dlouhodobé priority. GTD uplatňuje přístup zdola nahoru, tj. díky zvládnutí záplavy drobných úkolů by jste měli mít více času a energie na vyšší úrovně organizace času, jako je stanovení hodnot, priorit, dlouhodobých cílů apod. Této části se autor David Allen ve své knize věnuje poměrně okrajově - ne proto, že by tato část měla menší význam (to právě naopak), ale spíše proto, že přístupu shoda dolů (tj. od hodnot k cílům a od nich k úkolům) se věnuje celá řada dalších autorů (doporučit lze určitě klížky Stephena Coveye nebo Jacka Canfielda).

Při uplatňování GTD se však můžete občas dostat do situace, že ve snaze vyřešit co nejvíce úkolů (tj. odškrtnout co nejvíce položek na vašich To Do listech pro jednotlivé kontexty) spadnete do pasti řešení věcí neprioritních - možná urgentních, ale bez větší vazby na vaše dlouhodobé cíle. Budete tak produktivnější z hlediska kvantity, ne však efektivnější z hlediska  zaměření na priority. Důvodem je to, že kdykoliv se rozhodujete, jakou další práci vykonáte v daném kontextu (v práci, u počítače, doma ...), po přihlédnutí k času a energii, kterou máte k dispozici, by jste měli zvolit úkol s nejvyšší prioritou - toto rozhodování musíte dělat stále znovu a znovu, přičemž se spoléháte především na svoji intuici.
Tento postup má svoje úskalí, časem nejspíše narazíte na to, že když se podíváte zpět na uplynulý den, týden nebo měsíc, splnili jste spoustu úkolů, ale mnoho prioritních věcí zůstalo stát. Permanentní rozhodování o prioritách je poměrně náročné, protože svým způsobem vyžaduje mít v hlavě pro okamžik rozhodnutí všechny relevantní projekty a cíle - avšak držení věcí v hlavě je jedna z věcí, kterou se GTD naopak snaží potlačit. Problém rizika nižšího zaměření na priority je podle mého jedním z hlavních úskalí aplikace GTD.

Proč o tom píšu? Protože jsem narazil na zajímavé řešení tohoto problému, kterým je aplikace Life Balance . Jedná se o software pro správu úkolů a času pro Windows, Mac, Palm a iPhone. Z mého pohledu se jedná vlastně o implementaci GTD, avšak s několika velmi zajímavými vlastnostmi.

Jak Life Balance funguje? Základem je část, nazvaná Outline, kde si ve stromové struktuře nadefinujete jednotlivé oblasti života, např. práce, rodina, zdraví/kondice, osobní rozvoj atd. Ty se pak dále větví na projekty, podprojekty (do libovolné hloubky) a nakonec na jednotlivé úkoly. U každého úkolu tak ve stromu jasně vidíte jeho vazbu směrem nahoru až k nejvyšší úrovni. Příkladem může být vaše práce, která se dělí na jednotlivé oblasti - řekněme že jste majitelem firmy a tu si v Life Balance rozdělíte na Finance, Obchod, Marketing, Logistiku, Provoz, Personalistiku atd. Toto větvení dále rozčleníte, např. Marketing na venkovní reklamu, péči o stálé zákazníky a web. Takto můžete postupuvat dále, a hloubka může být pro různé větve odlišná, dle potřeby. K jednotlivým oblastem pak můžete přidat aktuální projekty, k nim pak úkoly. Úkolem je položka nejnižší úrovně, tedy taková položka, která již nemá podpoložky. To mimochodem přesně odpovídá filozofii GTD, neboť pokud daná záležitost vyžaduje více kroků (akcí), jde o projekt. V LB tak stačí úkolu přidat podúkol a hned se z něj stává projekt. Allen by zaplesal :-)

Pro jednotlivé položky se v LB nastavuje jednak důležitost (importance), a to velmi zajímavým způsobem - posuvníkem. Nemusíte tedy uvažovat o prioritě v intencích A/B/C nebo 1-5 apod. ale prostě pocitově posunete posuvník mezi minimální hodnotou none na levé straně a maximální essential na pravé staně. Ale pozor. Nejde o prioritu, ale důležitost - rozdíl vysvětlím za chvíli. A další podstatná věc: důležitost (nebo chcete-li význam) nastavujete ne absolutně, ale ve vztahu k nadřazené položce. Např. u úkolu tedy nastavujete, jak je důležitý pro příslušný projekt, nikoliv ve srovnání se všemi vašimi úkoly (což je super, protože je to mnohem snadnější).

Dále položkám nastavíte, kdy mají být hotovy, a to buď ponecháním výběru na volbě Once, kterou použijete, pokud úkol nemá pevný termín nebo nastavením konkrétního data - také můžete úkol označit jako opakovaný, např. každé 2 týdny. U termínovaných úkolů pak nastavujete položku Lead time, tj. čas nutný na přípravu.

A nyní se dostáváme k prioritizaci úkolů. V záložce To Do najdete seznam úkolů k vykonání, který můžete filtrovat dle kontextů (ty se v LB označují Places a ještě se k nim dostaneme). Zde ale najdete největší změnu, oproti jiným systémům - a jde o to, co jsem již naznačil, tj. že vám Life Balance usnadňuje rozhodování o tom, který úkol upřednostnit a navíc se zřetelem nejen na jeho urgentnost dle termínu, ale zejména s ohledem na jeho skutečnou důležitost. Úkoly totiž LB zařazuje do To Do seznamu sám a také stanovuje pořadí položek (prioritu) -  chtělo by  se říci na základě vlastního uvážení :), ale buďmě přesnější - na základě interního algoritmu. U každého úkolu vyhodnotí, jakou jste mu posuvníkem přiřadili význam v rámci projektu, ale také jaký význam má projekt v rámci kategorie a tak dále až ke kořeni stromu - jaký význam má kategorie v dané oblasti vašeho života. Dále zohlední termín splnění úkolu stejně jako termín splnění projektu, do nějž spadá, pokud jsou nastaveny. Svůj význam zde také najde Lead time - když nastane doba na přípravu, LB vám začne úkol podstrkovat do To Do listu a postupně ho s blížícím se termínem posouvá v seznamu výš a výš. Poslední věc, která je zohledněně při tvorbě To Do seznamu (tedy jeho dynamické generování z Outline) pro daný kontext (Place) je balancování mezi jednotlivými oblastmi vašeho života (odtud název Life Balance). Úplně na začátku, o čemž jsem se zatím nezmínil, totiž nastavíte pro jednotlivé oblasti života (nebo jiné kořenové kategorie, pokud se rozhodnete používat program jinak - sami tvůrci zde uvádí ve vzorových datech spíše hlavní cíle) na koláčovém grafu žádoucí rozdělení času resp. úsilí mezi jednotlivé oblasti. Vždy při splnění úkolu se připočte k dané oblasti určitý kredit (podle toho, jak u daného úkolu, projektu nebo kategorie nastavíte - opět intuitivně posuvníkem- tzv. Effort, pod kterým si můžete představit třeba čas, ale lépe opravdu úsilí, protože i krátký úkol vám může sebrat hodně energie) a pokud věnujete některé oblasti více nebo méně úsilí než jste si stanovili jako žádoucí, LB podle toho koriguje, které úkoly zařazuje a v jakém pořadí do To Do listu. Věnujete-li se tedy napříkad příliš práci na úkor rodiny nebo osobního rozvoje, LB vám začne podstrkovat do To Do listů úkoly z těchto oblastí.

Funguje to opravdu skvělě, nemusíte se zabývat prioritizací úkolů, LB to dělá za vás - předpokladem je samozřejmě správné nastavení parametrů u jednotlivých položek (zejména Importance, Effort, Lead time). Vždy máte pro jednotlivé kontexty k dispozici aktuální To Do list a to jednak seřazený podle priorit s přihlednutím k opravdu dlouhodobým prioritám a jednak bez úkolů, na které je dost času a objeví se samy později (např. si nastavíte úkol Posekat trávník jednou za 2 týdny s Lead time 2 dny a po jeho splnění na vás tento úkol nebude nikde (na rozdíl třeba od Remember The Milk , kde se objeví znovu na konci seznamu) vykukovat a stresovat díky vizuálnímu zvětšívání délky seznamu, objeví se zase až 2 dny před dalším termínem.

Výborně jsou propracované také Places, které odpovídají kontextům GTD. Place nastavujete pro každou položku - můžete také využít možnosti Anywhere, tedy kdekoliv. Places ale mají 2 další velmi zajímavé možnosti. Jednak je to možnost nastavení, že některý place zahrnunuje jiný. Např. place Telefon může být zahrnutý v places Doma i Práce. Takže se vám na obou  místech mohou ukazovat i naplánované telefonáty. Já třeba mám udělané places na jednotlivé podřízené, takže když úkolu např. přidělím place Novák a jinému Blažek, oba se mi mohou ukazovat v Agendas resp. Waiting For (viz. GTD kontexty v originále, nevím jak jsou pojmenované v českém překladu) a ty zase v rámci Work. Pokud mám poradu s Blažkem, vyberu si ale jen place Blažek ... Když se chci soustředit na práci na počítači a tyto úkoly v rámci Work nevidět, zvolím příslušný place Computer, který je jinak také zahrnutý ve Work ...
Nebo položka Errands (pochůzky) mi zahrnuje Shopping (nákupy) a ta zase Hypermarket, Hobbymarket, Sportshop atd. Pokud jsem tedy v OBI nebo Bauhausu, zobrazím si (na iPhone, pro který existuje nativní aplikace Life Balance, synchronizovaná s desktopovou verzí) To Do pro place Hobbymarket, ale pokud mám obecně víc času na vyřízení pochůzek, zobrazím si place Errands a mám v něm zahrnuté i ty věci k nákupu v hobbymarketu.  A zde se uplatní další vlastnost places - Hours. Je možné v kalendáři přehledně označit otevírací doby jednotlivých places, takže se pak úkoly v Errands To Do listu zobrazují jen pro places, které mají zrovna otevřeno. Toto s výhodou používám opět pro Agendas/WaitingFor, neboť pro podřízené mám vyzačenou jejich pracovní dobu, takže když si přivstanu a jsem v práci v 7 ráno, nemotají se mi v seznamu Work položky, vztahující se k lidem, kteří přijdou až na osmou. Po osmé mi tam pak samy přískočí - super :-)

Zajímavé také je, že pokud s Life Balance průběžně pracujete, podstatně se zkrátí doba potřebná pro týdenní plánování (resp. GTD weekly review) neboť celý váš systém se vlastně aktualizuje průběžně a dynamicky.

Life Balance je prostě skvělý program, určitě ho doporučuji vyzkoušet - k dispozici je i 30 denní verze. Nenechte se odradit trošku obstarožněji vypadajícím uživatelským rozhraním (na to, jak jsem to skvělý program, má design jako z roku 2000 :-) a ovládáním, které se může na první ozkoušení zdát trochu neohrabané. Stáhněte si demo z webu Life Balance, dejte si nějaký čas na vyzkoušení a určitě si zvyknete - objevíte také určitě pár vychytávek, které jsem zapoměl zmínit - můžete se s ostatním podělit zde v komentářích pod článkem ...

O jednu se podělím i já: jde o možnost částo Outline exportovat a později importovat do větví. To je super pro opakované projekty, např. přípravu každoročního setkání zákazníků. Nebo si můžete vyexportovat seznam úkolů souvisejících s odjezdem na lyžařský výlet (co zabalit atd.) a za rok si seznam zase naimportovat snadno k projektu ...

Na Life Balance jsem zcela přešel z dosavadního RTM (které má mimochodem od tohoto týdne také k dispozici nativní iPhone aplikaci, pěkně zpracovanou) a rozhodně nelituji, naopak.

Zen To Done - svěží esence z GTD

Jste-li "GTD pozitivní" (pokud nevíte co to GTD je, přečtěte si starší příspěvek, kde jsem se snažil základy Getting Things Done popsat) a rozumíte anglicky, mrkněte se na Zen To Done od Leo Babauty - k dostnání je jako elektronická kniha v PDF. ZTD je jakási esence nebo derivát z GTD. Možná ještě lépe: ZTD je moderní svěží pohled na GTD a něco málo navíc. Zaměřuje se hodně na praktickou aplikaci 10 hlavních zvyků a důraz klade hlavně na akci, plánování se snaží udržet v rozumých mezích (přeplánování resp. přeorganizování je jedním z možných důsledků nezvládnuté aplikace GTD ...). Pokud jste knihu Getting Thing Done (česky vyšlo jako Mít vše hotovo) od Davida Allena četli a hledáte něco navíc, ZTD si rozhodně přečtěte, těch necelých 10 USD za to stojí. Bez předchozího seznámení s GTD ale dle mého ztrácí Zen To Done srozumitelnost, autor evidentně s předchozí znalostí GTD počítá ...

Ideální čas na denní plán

Asi netřeba zdůrazňovat důležitost plánování vašich aktivit - na dlouhodobé, střednědobé, týdenní a denní bázi. Každý, kdo chce něčeho dosáhnout ví, že plánování mu v tom pomůže a čas do něj investovaný se bohatě vrátí.
konkrétní doba, kterou si vyhradíte na revizi dlohodobějších plánů, je celkem lhostejná, důležité je pouze vyhradit si nerušený čas, aby jste se mohli na tuto činnost soustředit.
Zajímavá je ale otázka ideálního načasování denního plánování. Z dlouhodobé zkušenosti vím, že je nezbytné mít denní program vyjasněný den předem. Přispívá to ke klidu, jistotě a omezení stresu. Prostě víte co vás příští den čeká a nehlodá vás nejistota.
Kdy však plán na další den připravit? Značná část literatury (např. Jack Canfield, Brian Tracy) doporučuje plánování večer před usnutím se zdůvodněním, že podvědomí v noci pracuje na přípravě řešení úkolů. Ano, i mně se opakovaně stalo, že jsem nějaký problém vyřešil ve spánku - prostě jsem se probudil a znal jsem řešení problému, o kterém jsem už nějakou dobu přemýšlel. Nebo se mi dokonce vyjevil problém, který jsem dosud nijak významně nevnímal, i s řešením.
Zdálo by se tedy, že doba večer krátce před usnutím může být na přípravu plánu na další den optimální. Mně ale nevyhovuje, a to z jednoho prostého důvodu. Právě připomenutí náročných zítřejších úkolů před spaním se mi několikrát vymstilo podstatným zhoršením spánku - probouzením v noci a přemýšlením o problémech místo spaní.
Čas před usnutím nepovažuji proto na plánování za příliš vhodný, daleko víc se mi osvědčilo naplánovat další den jako poslední věc před ukončením práce. Má to ještě jednu výhodu. Člověk tak může pracovní část dne jednoznačně uzavřít a také ví, že další den má připravený - může tedy daleko lépe "vypnout" a věnovat se relaxaci, rodině, sportu ... Rozplánování zítřka (včetně určení priorit) se tak stane jakousi uzávěrkou pracovní části dne a to vede dle mých zkušeností k zvýšení celkové pohody.

Getting Things Done III. - Pravidlo dvou minut

Jednou z velmi důležitých součástí GTD je pravidlo dvou minut. Jak je jednoduché, tak je užitečné :-)
Toto pravidlo říká: Cokoliv můžete udělat během 2 minut, udělejte ihned.
Pokud tedy při zpracování kontejneru narazíte na záležitost, kde další akce potřebná k jejímu vyřešení zabere méně než 2 minuty, ihned ji udělejte - bez ohledu na její prioritu. Důvod je prostý: zaznamenání do systému (tedy do příslušného seznamu) a následné i opakované se vracení k záležitosti v rámci probírání seznamů v příslušném kontextu by v součtu zabralo času víc. Navíc splnění i jednoduchého úkolu vám dodá dobrý pocit a energii.
2 minuty jsou samozřejmě jen jakýmsi vodítkem - podle vaší konkrétní situace nebo aktuálního vytížení si můžete pravidlo upravit třeba na 3 nebo 5 minut.
Podstatné ale je, správně odhadnout dobu, kterou daná záležitost zabere, aby jste se u ní "nezasekli" na dobu podstatně delší. Například "Zavolat Karlovi a domluvit se na víkend" můžete opravdu zvládnout za 2 minuty - pokud se ale s Karlem zapovídáte, může to zabrat času podstatně víc.
Horkými kandidáty na uplatnění pravidla 2 minut je valná část emailů - hodně lidí dělá chybu, že si došlé emaily přečte a i ty, kde stačí stručná odpověd "ok" nebo delegování přeposláním "prosím zařiď to a dej mi vědět, jak to dopadlo", případně vymazání, neřeší ihned. Takto se k mnohému mailu vrací několikrát, mají plný Inbox ve kterém ztrácí přehled a v nejhorším případě tyto maily přesouvají do nějaké složky "vyřídit později", kde obvykle zahnívají delší dobu. Narůstá tak ale počet nevyřešených a nerozhodnutých záležitostí, o čemž podvědomí ví a příspívá to k nárůstu stresu díky ztrátě pocitu kontroly.
Pravidlo 2 minut je jednou z kritických součástí GTD, protože jeho neuplatňování může vést až k přeorganizování - tedy ke stavu kdy systém timemanagementu sám požírá nepřiměřené množství času.
Každopádně i pokud GTD nepoužíváte, pravidlo 2 minut může pomoci i vám.

Čtvrtletní polibek

Na konci loňského roku jsem zavedl nový zvyk, kterému říkám Čtvrtletní polibek jednoduchosti :-)
Jde o pravidelné zamyšlení se nad vlastním fungováním z pohledu principu KISS ("Keep It Simple, Stupid" - tedy "Nechej to jednoduché, hlupáku"). Proč tedy polibek je zřejmé - snad každý ví, že kiss je anglicky polibek :-)
Snažím se sice pravidlem KISS řídit průběžně, ale přesto se mi během, těch dvou dosavadních "aplikací" čtvrtletního polibku podařilo vždy najít něco, co bylo možné zjednodušit, aniž by to mělo dopad na výsledky nebo na kvalitu a ušetřit tak čas, administrativu, energii.
Naposledy jsem trochu redukoval počet GTD kontejnerů (ze 7 na 5) a prakticky zrušil třídění vyřízených emailů do složek - pokud se potřebuji k něčemu vrátit, stejně příslušný mail najdu nejrychleji pomocí hledání klíčových slov, které je v Outlooku 2007 skvělé a velmi rychlé...
Zkuste čtvrtletní polibek někdy také ...

Getting Things Done II. - Kontejnery

Záležitosti k vyřešení jsou v rámci metodiky timemenagementu GTD "na vstupu"
shromažďovány v tzv. kontejnerech. Záležitosti (dle typu kontejneru třeba úkoly, předměty, nápady, emaily ...) jsou v kontejnerech uchovány do jejich zpracování, tj. do rozhodnutí, jak s nimi bude dále naloženo.
Kontejnerem může je tedy třeba přihrádka "K vyřízení" na vašem pracovním stole, kam vy i vaši spolupracovníci ukládáte papíry k vyřízení nebo ke schválení, došlu poštu apod.
Kontejnerem je složka "Doručená pošta" (Inbox) ve vašem poštovním programu, stejně jako diktafon, kam si zaznamenáváte nápady, schránka hlasové pošty nebo poznámkový blok (v modernější variantě PDA nebo Smartphone), kam si značíte úkoly k vyřízení...
Důležité je kontejnery pravidelně vyprazdňovat a obsah zpracovávat - o tom někdy příště. Já osobně zpracovávám kontejnery (s vyjímkou email Inboxu) ráno jako první věc po příchodu do práce (sice je to trochu v rozporu s pravidlem vyřídit nejdůležitější úkol dne jako první, ale nezabere to více než 10 minut a mám lepší pocit jistoty, že nikde nečeká něco důležitého, co bych opomenul) a jinak vždy, když mám vhodnou "volnou chvíli". A co vy?

The 4-Hour Workweek aneb Čtyřhodinový pracovní týden

Autor Timothy Ferriss představuje v knize The 4-Hour Workweek Escape 9-5, Live Anywhere, and Join the New Rich koncept životního stylu, který nazývá New Rich (Noví Bohatí).

Strategie NR je zajímavou alternativou k tradičnímu pojetí úspěchu, kterým je často v západní civilizaci, tedy i u nás, dosažení finanční nezávislosti v co nejnižším věku. Finanční nezávislostí se pak rozumí získání dostatečného majeteku či pasivního přijmu, umožňujícího přestat pracovat (chcete-li) a přitom zachovat žádoucí životní úroveň.
Tim Ferriss v této souvislosti klade logickou otázku: je rozumné "makat" 20 nebo 30 let v době nejlepší fyzické kondice, aby si člověk mohl užívat ve stáří?

Koncept New Rich je shrnut ve zkratce DEAL - Definiton, Elimination, Automation, Liberation (pozn. DEAL v angličtině znamená "dohoda").

D - Definition (Definice)
Vyjasnění si svých cílů, žádoucího živostního stylu. Tim Ferriss doporučuje vymanit se z tradičního pojetí úspěchu. Mimo jiné celkem rozumně "ohrnuje nos" nad tlustým mužem v červeném BMW - má smysl hromadění majetku (za cenu práce od rána do večera) jen pro porovnávání se sousedy nebo kolegy v práci - kdo má lepší auto nebo větší dům ...? Nebo je lepší vydělávat o něco méně, ale s minimem investovaného času? Podstatou se pak stává hodinový výdělek - není lepší příjem 50 tis. měsíčně při práci 3 hodiny denně než 100 tis. při 80 pracovních hodninách týdně?

E - Elimination (Eliminace)
Odstranění všeho zbytečného, minimalizace. Autor zde rozvíjí myšlenku Paterova pravidla, které říká, že 80% našich výsledků pochází z 20% naší činnosti (případně od 20% našich zákazníků - a naopak 80% stížností a konfliktů pochází od 20% zákazníků atd.) s tím, že doporučuje prostě eliminovat (pokud to lze tak úplně odstranit, pokud ne tak delegovat, resp. outsourcovat) těch "nepodstatných" 80% činností.

A - Automation (Automatizace)
Cílem NR je "autopilot income", tedy příjem generovaný automaticky, bez potřeby vlastních zásahů. Podstatou je vytvoření systému, který funguje samostatně - místo příjmu závislého na naších aktivitách. Tim Ferris popisuje modelový případ na bázi e-commerce, dlužno však dodat že poněkud idealizovaný - doufejme v zájmu ilustrativnosti... Hlavním prostředkem automatizace je outsourcování, autorem pojato v až fanaticky, v dobrém slova smyslu. Docela mě to přimělo k zamyšlení, co vše lze vlastně oursourcovat a musím uznat, že jsem byl překvapen. Velice zajímavý je koncept virtuálních asistentů, realizovaný pomocí specializovaných firem, působících zejména v Indii. Využitelnost tohoto postupu může být velká v anglicky mluvících zemích, pro naše podmínky ale dramaticky klesá - těžko můžete ousourcovat
vyřizování vašich emailů asistentovi (resp. asistenční službě) do Indie, když jich máte většinu v češtině.

L - Liberation (Uvolnění)
Správný NR dle Ferrise není vázán na konkrétní místo. Pokud je zaměstnanacem, měl by si domluvit možnost práce doma. Pak může díky Eliminaci a Automatizaci svoje pracovní úkoly zvládat za 2 nebo 3 hodiny denně a zbytek věnovat vytouženým aktivitám. Liberalizace mu pak umožní "cestovat po celém světě aniž by si toho šéf všiml" (jedna z pasáží, kdy se autor nechal vlastní vizí trochu unést :-). Pro NR - podnikatele je Liberalizace (opět ve smyslu absolutní volby místa, kde se nacházím nebo žiji) obdobně výsledkem Eliminace a Automatizace - firma mu funguje sama a není na něm závíslá.

Kniha 4HWW obsahuje spoustu zajímavých myšlenek a rozhodně stojí za to si ji přečíst. Na druhé straně myslím, že "lifestyle design" NR zvolí jen velmi, velmi málo lidí v plném rozsahu. Je mi bližší pohled podnikatele, a "automaticky fungující firma" může být dle mého dlouhodoběji úspěšná jen v malém měřítku - autor trochu pomíjí dnešní rychle se měnící prostředí, kde se životnost obchodního modelu nebo produktu počítá maximálně v jednotkách let (což je v kontrastu s prezentovaným příkladem a zřejmě i Ferrissem preferovaným modelem - licencovat nebo vyvinout produkt a prodávat ho přes internet). To asi může být dostatečné pro financování životního stylu NR řekněme po dobu 2 let, potom ale musí rozjet nový projekt.

Autorem zatracovaný model vytvořit firmu a pak ji prodat (nebo realizovat exit formou IPO, to ale není v našich podmínkách příliš obvyklé) má dle mého svoje výhody, zejména v tom, že znamená od určitého okamžiku úplnou finanční nezávislost. Hlavní argument proti tomuto modelu (zjednodušeně "proč se jako mladí dřít jako mezci, abychom si ve stáří užívali") neplatí ve chvíli, kdy k práci člověk přistupuje s rozumem a dokáže si uvědomit, že za 10 hodin toho udělá jen o velmi, velmi málo víc. Tedy toho důležitého. A hlavně, pokud je projekt opravdu dobrý a podnikatel úspěšný, lze cestu start-up -> exit zvládnout během pár let.

The 4-Hour Workweek může být pro někoho eye opener, pro ostatní doporučuji její přečtení proto, že několik základních pravidel timemanagementu prezentuje z trochu jiného světla (aneb delegovat, delegovat, delegovat :-), což rozhodně není na škodu. Pro mně to rozhodně nebyl ztracený čas, knížka mně posunula zase o kousek dál.

Tip: Companion site www.thefourhourworkweek.com.

Getting Things Done - I.

Getting Things Done je metodika řízení času podle stejnojmenné knihy Davida Allena (v češtině zatím bohužel nevyšla, celý název v angličtině je Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity). GTD patří mezi to nejlepší, co je v současné době v oblasti timemanagementu k dispozici, proto se jím budu zabývat trochu více. Tento post tedy berte jako první díl a pokud vás tato obecná část o GTD dostatečně nezaujme, není to chyba Davida Allena, ale moje - takže to nevzdávejte a počkejte na detaily, stojí to za to :-).

Metodika GTD se, jak už název napovídá, zaměřuje na to, jak "dosáhnout toho, aby byly věci hotové". Někdy je autorovi vyčítáno, že se příliš zaměřuje na to, jak splnit všechny úkoly a závazky, které se na člověka hrnou ze všech stran nebo které se stanoví sám. Že tedy se zabývá spíše tím, jak práci (nebo obecněji úkoly) zvládnout, než co dělat (pohled z vyšší perspektivy, priority atd). To ale pramení trochu z nepochopení - David Allen sám zmiňuje hned dva důvody, proč je kniha zaměřena na tuto část timemanagementu (já bych to osobně definoval tak, že je zaměřena spíše na mikro než na makro úroveň). Jednak dnes najdete spoustu knih na téma "začněte od konce, napřed si stanovte životní strategii a cíle, pak naplánujte, jak jich dosáhnete a tím se řiďte", ale chybí dostatečně kvalitní návod na to, jak poté, co si na té vyšší (makro) úrovni vše vyjasníte a naplánujete, zvádat tu záplavu úkolů na nejnižší (mikro) úrovni. A tohle GTD právě řeší - zaměřuje se na tuto část timemanagementu. Není tedy úplným řešením na vše, ale tu část, na kterou se zaměruje, řeší dle mého názoru na jedničku. Dalším důvodem pro tento postup je to, že mnoho lidí se sice ztotožní s vizí "začít od konce", ale pro to množství nezvládnutých drobných úkolů a povinností na to jaksi pořád nemají čas ... Díky GTD tyto "drobnosti" zvládnou a paradoxně tak získají čas i na tu úrověň vyšší ...

Takže co je tedy obsahem GTD? Jde o poměrně komplexní metodiku a abych ji plně vysvětlil, musel bych sem knihu přepsat :-) Takže pouze pár hlavních bodů:

- Nedržte žádné úkoly nebo nevyřešené záležitosti (open loops) v hlavě, místo toho je zaznamenejte do systému, kterému věříte a který pravidelně revidujete (takže máte jistotu, že na nic nezapomenete, po zaznamenání můžete na problém zapomenout a uvolnit tak svoji mysl, třeba na kreativní přemýšlení).
- Záležitosti, jejichž vyřešení zabere vyřešení zebere méně než 2 minuty, udělejte ihned. Jejich zaznamenání a následné zpracování (nebo při delegování jejich vysvětlení a následná kontrola) by totiž zabralo víc času. Navíc splněný úkol Vám dodá další energii.
- U ostatních rozhodnětě, jaký je žádoucí výsledek (jaký musí být stav, aby mohla být záležitost považována za vyřízenou, úkol za splněný, projekt za dokončený) a jaká je nejbližší fyzická akce, potřebná pro dosažení tohoto stavu (pokud je potřeba postupných akcí více, jde z hlediska GTD terminologie o projekt).
- Rozhodněte způsob, jakým tato akce bude vykonána - zda ji budete delegovat (samozřejmě preferováno) nebo ji provedete sami, a zaznamenejte to do seznamu záležitostí spolu s kontextem, vhodném pro plnění úkolu. (Případně se také můžete rozhodnout, záležitost "zahodit", již se jí dále nezabývat).
- Seznamy jsou pak nosným pilířem GTD. Záležitosti k řešení pak vybíráte podle aktuálního kontextu. Například pokud zrovna pracujete s PC, řešíte záležitosti určené pro kontext "U počítače" (nadále se budu držet spíše originálních názvů, takže @Computer), které máte společně na jednom seznamu. Může jít o seznam papírový nebo třeba kategorizované úkoly v Outlooku (nejlépe synchronizované s mobilem), záleží na vaší preferenci.
- Seznamy si vytvoříte dle vlastní potřeby, já používám z větší části shodně s knihou: @Agendas (věci k projednání), @Computer, @Calls (zavolat), @Errands (pochůzky - různé nákupy atd), @WaitingFor (delegované věci ke kontrole a ostatní věci, které čekají na někoho jiného), @Home (domácí záležitosti). Doporučený seznam "Someday/Maybe" na nápady a věci k pozdějšímu řešení, který se reviduje méně často jsem vzhledem k většímu množství položek rozdělil na @SomedayM a @SomedayQ - revidované měsíčně a kvartálně.
- Úkoly ze seznamů neplníte na rozdíl od "tradičních" postupů timemanagementu podle priorit (tak, chvíli vydýchejte šok :-), ale priorita je až čtvrtý faktor v pořadí. Ty předtím jsou kontext (viz. výše), energie k dispozici a čas k dispozici. Je to logické: pokud máte k dispozici 10 minut při čekání na volnou přepážku v bance (berte to jako příklad a používejte ebanking nebo změnte banku, pokud vás ta vaše neobslouží do 2 minut :-), neuděláte nic ze seznamu @Computer (úkoly vyžadující počítač), pokud u sebe nemáte notebook, byť by to mělo sebevětší prioritu. Vhodné je v takové situaci podívat se do seznamu @Calls (1: kontext), a vybrat z těch, na které máte energii (2: energie k dispozici - nemá cenu dělat třeba za každou cenu obchodní hovor, na který se v danou chvíli necítíte) a které je možné zvládnou v daném časovém rámci (3: čas k dispozici), ten nejdůležitější (4: priorita).
- Vaše seznamy musíte pravidelně, nejlépe týdně revidovat. Toto je kriticky důležité pro úspěch systému! Pokud totiž nebudete mít jistotu, že se na žádnou záležitost nezapomene nebo nedojde k prodlení (termínované záležitosti samozřejmě dáváte do kalendáře, ale o tom detailněji jindy), nebudete "open lops" zavádět do systému, budete je dále držet v hlavě (nebo je zavedete, ale stejně na ně budete pořád podvědomě myslet) a systém Vám nebude fungovat.

GTD zahrnuje samozřejmě také další prvky, o těch napíšu v dalších dílech...