Při plánování kroťte své ambice

Jednou z věcí, na které je dobré si dávat pozor při plánování (zejména krátkodobém - denní, týdenní plán), jsou vaše vlastní ambice. Právě díky velkým ambicím se některým lidem často stává, že jsou v plnění svého plánu méně úspěšní, než si předsevzali. Vede to k nespokojenosti, zklamání, frustraci.
Příčinou nesplnění plánu ale není neschopnost nebo nekompetentnost, ale jednoduše přílišné ambice, díky kterým si toho takový člověk prostě naplánuje moc. To však následně vede paradoxně k časovým ztrátám, neboť odložené úkoly je třeba přeplánovat stejně jako celé projekty, jejichž jsou součástí nebo cíle, k jejichž splnění mají vést.
Je proto dobré snažit se opravdu dobře odhadnout u jednotlivých úkolů očekávané nároky na čas a ponechat si raději dostatečnou rezervu. Stejně tak je vhodné plánovat maximálně 50-60% času a zbytek ponechat na nečekané události (a pokud žádné nepříjdou, využijete čas na úkoly, čekající ve vašich GTD seznamech ...) - rozplánování času v práci si můžete zjednodušit tím, že si uděláte plán vždy jen na dopoledne a odpoledne vyhradíte na aktuální a operativní záležitosti. Pokud se něco důležitého a neodkladného vyskytne dopoledne, můžete se do toho také v klidu pustit a naplánované úkoly uděláte odpoledne.
Dodržení plánu, pokud máte takovouto rezervu, je opravdu snadno zvládnutelné a po čase se budete divit, že toho vlastně zvládnete víc, než když jste ve snaze stihnout toho co nejvíc rozplánovali každou minutu. Je to díky tomu, že menší časový prostor, který máte pro plánované úkoly k dispozici, vás nutí vytvořit efektivnější plán - a především více delegovat, máte-li komu.

Making It All Work - video

Obsah nové knížky Davida Allena Making It All Work stručně na videu (v angličtině):

Jedno z tajemství úspěchu

Možná také znáte pár lidí, kteří jsou velmi úspěšní, ale přitom víte, že nejsou o nic chytřejší, vzdělanější nebo pracovitější než ostatní. Někdy dokonce naopak. Zkoušeli jste se zamyslet, co je u těchto lidí základem jejich úspěchu, co mají společného?
Nepochybně se jedná o víc vlastností či návyků - třeba schopnost motivovat sebe i druhé nebo dobře komunikovat s ostatními. Je tu ale ještě jedna věc, která je dle mých zkušeností občas cizí i hodně schopným lidem. A těm zdánlivě "překvapivě" úspěšným naopak nechybí a dokáže převážit i jiné nedostatky.

Jde o akčnost nebo chcete-li akceschopnost. Rychle se rozhodnout, neváhat. Než věci dlouze promýšlet a otálet, pustit se hned do práce. Udělat sice o něco víc rozhodnutí špatných, ale zato rychle - a když se ukáží jako špatná, stejně rychle přijmout nápravu.

Spousta lidí, když má přijmout nějaké rozhodnutí, odkládá ho. Váhá, přemýšlí. Když má s něčím začít, díky váhání nachází důvody, proč to vlastně nejde. A někdy výmluvy.

Netvrdím, že je na škodu rozhodovat se uvážlivě, ale musí to mít svoji míru - nesmí to být na úkor akceschopnosti. "Akční lidé" nepřemýšlí donekonečna, jestli třeba mají rozjet nějaký nový byznys, obchodní model, marketingový kanál. Nedělají vždy detailní plány na dlouhou dobu dopředu, jejichž příprava zabere čas a odkládá start. Prostě začnou, když jsou z větší části připraveni, třeba z 80%. Vědí, že doladění těch zbývajících 20% by jim dle paretova pravidla zabralo 80% času - tedy 5x tolik. Mnozí to ani nevědí, postupují instinktivně.
Díky brzkému startu získají náskok a detaily doladí později - pokud je to potřeba. A nebo zjistí, že rozhodnutí bylo chybné a opět rychle přikročí k akci - třeba z dané aktivity vycouvají. Díky akceschopnosti nesetrvávají v neefektivním stavu.
Tento přístup vede k tomu, že se sice dvakrát spálí, ale třikrát uspějí - v konečném součtu jsou tedy úspěšní. Rozjeli pět projektů s převahou úspěchu, zatímco jejich neakceschopný protějšek je stále ve fázi plánování, příprav a zdokonalování toho prvního.

Zkuste někdy tento přístup. Správná chvíle je právě teď.

Making It All Work - povinné pokračování pro čtenáře GTD

Nový počin Davida Allena, knížka Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life, vyvolává logicky u čtenářů a uživatelů GTD nemalá očekávání. Aplikování metodiky GTD pro organizaci vlastního času (nebo lépe řečeno vlastního života) obvykle přináší významný nárůst produktivity a protože se jedná o velmi komplexní systém návyků, zpravidla je jeho opravdu plnohodnotné nasazení spíše procesem postupného zdokonalování.

Ten, kdo GTD používá, si tedy nejspíše zvykl, že svůj vlastní "systém fungování" může postupně zlepšovat (a upřímně řečeno, musí trochu dbát na to, aby ladění systému nedával přednost před samotnou prací...) a další zdokonalení systému zřejmě očekává i od nové Allenovy knížky. A svým způsobem se jeho očekávání splní - ne ale proto, že by MIAW nějak zásadně "upgradovala" GTD.

GTD je totiž opravdu komplexní a dá se říct kompletní systém, na kterém zas až tak moc k vylepšení není. Zmíněným zlepšováním systému uživateli tedy nemyslím zlepšení samotného GTD, ale spíše konkrétního "osobního" způsobu jeho aplikace, který se dle mých zkušeností opravdu případ od případu liší a někdy docela zásadně. Vylepšování tak probíhá jednak hledáním lepších nástrojů (ať už softwarových nebo třeba papírových) a dále hledáním lepších způsobů provádění jednotlivých prvků a částí procesu. A především jde o hledání vhodné aplikace této obecné metodiky na konkrétní osobní prostředí, osobnost a situaci.

MIAW tedy nepřináší zásadní obměnu GTD - pokud jsou zde nějaké změny, tak je to spíše "facelift". Mezi napsáním obou knih přeci jen uběhla nějaká doba a Allen některé prvky i terminologii jemně doladil, nicméně se jedná o detaily. Zaměřuje se ale více na části, v první knize zmíněné ne úplně podrobně. Kritici GTD často zmiňovali orientaci na mikromanagement úkolů a byť Allen celkovou perspektivu a "vyšší úrovně" zcela neopomíjel, v MIAW se jim věnuje podstatně víc. Myslím také, že na knížce jsou znát zkušenosti nabyté ze zpětné vazby od čtenářů a uživatelů GTD - při čtení jsem měl pocit, že se autor věnuje poměrně detailně právě věcem, které mohou způsobovat problémy těm, co s metodou začínají, i těm co už nějaké zkušenosti mají.

Vůbec celá MIAW je velmi detailní, řekl bych až extrémně. Autor mnohdy v několika odstavcích rozebírá, co se dá říct jednou větou. Překvapivě to ale není na škodu věci. Byť to někdy může čtenáře mírně nudit u témat, která jsou mu opravdu 100% jasná, u těch ostatních je třeba to ocenit jako spolehlivou metodu, jak každého přinutit pochopit dané téma opravdu jednoznačně. Kontrastní je to mimo jiné i proto, že mnohá polopaticky rozebíraná témata jsou věci naprosto zřejmé - Allen si toho je vědom a na několika místech se za to omlouvá. Nicméně zbytečně, protože právě v tom je hlavní síla knihy - věci samy o sobě "každému jasné" dává do logického celku, rozebere je i vazby mezi nimi tak důkladně, že funkčnost celého systému a jeho jednotlivých prvků je "nezpochybnitelná". Sám jsem si po dočtení knihy uvědomil, že nejlepším důkazem vhodnosti tohoto postupu je, kolik věcí jsem si v knize podtrhal, přestože jde o věci známé - důvodem byla mnohdy samotná preciznost definice či popisu, nepochybně užitečná.

Jednu, druhou, nebo obě? Obě!
Jak jsem už uvedl, MIAW není nějakým upgradem GTD, čtenáře možná proto zajímá, zda si tedy přečíst knížku jednu, druhou nebo obě. Odpověď je jednoznačná, obě. Téma se u obou z části překrývá, ale pokaždé je napsané trochu jinak a už to je samo o sobě pro jasné pochopení užitečné. Pro mě navíc možná o to víc, že mezi čtením obou knih uběhla nějaká doba, takže to, co jsem znal, jsem si připomněl, a také jsem našel hodně věcí k zamyšlení. David Allen v knize uvádí, že bylo pro něj výzvou napsat MIAW tak, aby kniha byla zajímavá pro lidi, co jsou s jeho prací obeznámení, i pro nové čtenáře. Zejména první část knihy proto vlastně opakuje vysvětlení GTD, ale díky novým pohledům a příkladům je dostatečně zajímavá i pro zkušené Allenovy pro čtenáře. Pak je tu část, týkající se "perspektivy", tedy práce s cíli atd. na vyšších úrovních "nad ranvejí", které je v MIAW věnován o dost větší prostor. Pro čtenáře GTD řekl bych povinné pokračování.

Takže suma sumárum: přesto, že jsem vlastně původně od MIAW čekal něco trochu jiného, zklamaný jsem rozhodně nebyl. V češtině kniha vyjde v létě a máte se tedy na co těšit - já za zapůjčení originálu tímto děkuji vydavatelství Jan Melvil Publishing.

Článek byl napsán pro server www.mitvsehotovo.cz.
Přečtěte si také recenzi MIAW na blogu Workaholica.

Proč je dobré být bohatý

Málo kdo pochybuje o tom, že je lepšie byť bohatý a zdravý ako chudobný a chorý , ale když vypustíme to zdraví - vyplatí se usilovat o to být bohatý (myslím nyní v tom finančním slova smyslu)?

Není sporu o tom, že štěstí nikomu peníze samy o sobě nepřinesou - takže když pomineme bonmoty typu "Peníze neznamenají štěstí, ale raději se budu trápit v Jaguáru než v autobuse", má snaha o získání finančního bohatství nějaký význam i pro obohacení vnitřní? Ne pro toho, kdo usiluje o zbohatnutí za každou cenu. Teď nemyslím jen extrémy v podobě bankovního lupiče, ale obecně to, co bych nazval vyděláváním peněz pro peníze.

Ale ten, kdo se zaměří na svůj osobní rozvoj a bohatství získá férově třeba tím, že dokáže rozjet nějaký svůj byznys nebo se stane špičkovým, skvěle placeným odborníkem ve svém oboru, dostane jako bonus navíc benefit, který je krásně vyjádřen v citátu Johna Wickera, který jsem ji připomenul při plnění blogu Motivační citáty:

Bohatství nespočívá ve vydělávání peněz, ale v utváření člověka, když ty peníze vydělává.

Motivační citáty

V rámci každoročního bilancování jsem si při revizi hodnot, návyků a principů mimo jiné připomenul důležitost motivace a řekl jsem si, že si pro povzbuzení "podsunu" každé pondělí jeden ze sbírky motivačních citátů . Nasypal jsem je do blogu motivacnicitaty.blogspot.com jako samostatné příspěvky a nastavil jejich zveřejnění na každé pondělí (a sem tam něco navíc). RSS zdroj blogu jsem si přidal do čtečky , což nabízím i vám, blog je veřejný … Citáty jsem tam dal na nějakou dobu dopředu a nastavil jsem si upozornění, abych včas doplnil další. Takže nebojte, postarám se, aby zdroj nevyschnul :-)

Na nákup s iPhonem

Pokud používáte iPhone, může se vám hodit tip na zajímavou aplikaci pro tvorbu nákupních seznamů. Jste-li "GTD pozitivní", nejspíš máte ve svém systému několik nákupních seznamů pro různé typy obchodů jako je hypermarket, sport, hobbymarket, knihkupectví a nejspíš pro jejich vedení používáte stejný software jako pro ostatní GTD seznamy. Nebo možná požíváte standardní "Notes" na iPhonu. Já jsem také dříve všechny nákupní položky evidoval spolu s ostatními, nejprve v RTM, posléze v aplikaci Life Balance, kterou používám nyní. Nicméně aby se nehromadily položky typu "koupit mléko", "koupit jogurty" atd. a seznam neúměrně nenarůstal, používal jsem vždy jeden záznam (úkol) pro daný kontext, např. "@Potraviny" a jednotlivé nákupní položky jsem pak uváděl do poznámky.

Existuje však pohodlnější řešení - specializované aplikace na nákupní seznamy. Je jich hodně, bezplatných i placených - nijak jsem složitě nevybíral a zvolil jsem tu, co v dané době byla uváděna jako nejoblíbenější. Jde o bezplatnou aplikaci ShopShop.
Výhodou je především obrovská ergonomie, jak při vytváření seznamu, tak při vlastním pobíhání po obchodě.

          

K hlavním vlastnostem:

• Program si pamatuje již jednou vložené položky, takže pokud jednou vložíte "mléko", příště ho jen klepnutím vyberete ze seznamu (můžete zadat i množství) nebo pokud máte seznam delší, rychle se k položce dostanete tak, že začnete psát začátek textu. Po pár nákupech máte seznam dobře naplněný a vytvoření seznamu před běžným nákupem je otázkou několika vteřin.
  
• Díky tomu, že jsou k dispozici již použité položky, nemusíte také příliš přemýšlet, když vyrážíte na pravidelné doplnění zásob do ledničky a kuchyně - a také na nic důležitého nezapomenete. Nemusíte si vzpomínat "co tak ještě", ale vyberete ze seznamu.
  
• Položkám snadno posouváním můžete nastavit pořadí - to se hodí, pokud např. víte, že po vstupu supermarketu, kam chodíte pravidelně, je zelenina a ovoce, potom jogurty a sýry atd... Neběháte potom po obchodě sem a tam, případně nemusíte seznam procházet opakovaně jako když ho máte nesetřiditelný napsaný rukou na lístku papíru (který na rozdíl od mobilu taky snadnějí někde založíte - aspoň já tedy ano, a zkuste si pak prozvonit papír z druhého papíru :-).
  
• V prodejně pak po vložení zboží do košíku položku přeškrtnete, od vyřízených položek můžete seznam pročistit tlačítkem Clear. Vše je velmi rychlé a nemusíte stojíce u regálu něco složitě řešit.
  

Aplikace je jednoduchá a jednoúčelová - ten jeden účel ale plní dokonale a jak už jsem zmínil, vše je opravdu velmi ergonomické. Jedinou nevýhodnou je snad fakt, že seznam použitch položek je společný pro všechny nákupní seznamy (těch může být více a můžete si je pojmenovat), takže při zadání položky "křížový šroubovák" do seznamu hobbymarketu se bude nabízet i při vytváření seznamu na nákup potravin ... Mně osobně tato věc ale moc nevadí, protože ShopShop používám opravdu jen pro nákupy v potravinách, ostatní věci k nákupu vedu v Life Balance, protože se obvykle vztahují k nějakým projektům, takže je mám pro přehlednost u nich.

Pokud používáte iPhone a zatím žádnou nákupní aplikaci nevyužíváte, ShopShop určitě zkuste.

Timemanagement není o minutách

Je zajímavé, kolik prostoru se v literatuře nebo na seminářích o timemanagementu věnuje technikám, umožňujícím zaplnit časové mezery, využít každou minutu. Znám také pár lidí, co takhle fungují - prostor mezi většími úkoly vyplní za každou cenu nějakou aktivitou. Stejně tak pokud dělají nějakou činnost, kde nemůžou přímo pracovat na nějakém úkolu, třeba při řízení auta, vyplní tanto "hluchý" čas beze zbytku telefonáty, poslechem audioknih atd.
Aby jsme si rozuměli - čas je určitě dobré a potřebné využívat efektivně a pokud těch časových mezer je moc a nebo jsou dlouhé, je samozřejmě přínosné je zaplnit. Nesmí to ale jít přes určitou zdravou míru - a to především proto, že také potřebujete nějaký čas na přemýšlení.
Vím o čem mluvím, sám jsem v určitém období dosáhl takové "dokonalosti" ve yužívání pracovního času (tedy ve smyslu jeho vyplňování úkoly, ne ve smyslu skutečně efektivního využítí, proto ta "dokonalost" v uvozovkách ...), že jsem začal cítit, že to co mi vlastně chybí, je čas na přemýšení ... I když se člověk snaží mít mind like water, ten průběžný brainsorming je také užitečný a pak si člověk naopak nemusí vyhrazovat čas na "promyšlení projektu XY". Takže ta časová mezera je nakonec taky využita, na přemýšlení.
Někdy i jen tak, na volné přemítání, mně ale přitom mnohdy napadají ty nejlepší myšlenky.
Je to o tom, nevyplňovat časové mezery drobnými úkoly fanaticky, ale jen pokud je to přínosné.

Timemanagement není o minutách, ale o prioritách.

Life Balance - skvělá aplikace pro time management

Pokud pro organizaci času a úkolů používáte metodiku Getting Things Done, možná jste zjistili, že zvládáte daleko víc věcí na nižší úrovni, tj. jednotlivých drobných úkolů a povinností, na druhé straně ale možná máte pocit, že se nedostatečně věnujete věcem, které pro vás jsou dlouhodobé priority. GTD uplatňuje přístup zdola nahoru, tj. díky zvládnutí záplavy drobných úkolů by jste měli mít více času a energie na vyšší úrovně organizace času, jako je stanovení hodnot, priorit, dlouhodobých cílů apod. Této části se autor David Allen ve své knize věnuje poměrně okrajově - ne proto, že by tato část měla menší význam (to právě naopak), ale spíše proto, že přístupu shoda dolů (tj. od hodnot k cílům a od nich k úkolům) se věnuje celá řada dalších autorů (doporučit lze určitě klížky Stephena Coveye nebo Jacka Canfielda).

Při uplatňování GTD se však můžete občas dostat do situace, že ve snaze vyřešit co nejvíce úkolů (tj. odškrtnout co nejvíce položek na vašich To Do listech pro jednotlivé kontexty) spadnete do pasti řešení věcí neprioritních - možná urgentních, ale bez větší vazby na vaše dlouhodobé cíle. Budete tak produktivnější z hlediska kvantity, ne však efektivnější z hlediska  zaměření na priority. Důvodem je to, že kdykoliv se rozhodujete, jakou další práci vykonáte v daném kontextu (v práci, u počítače, doma ...), po přihlédnutí k času a energii, kterou máte k dispozici, by jste měli zvolit úkol s nejvyšší prioritou - toto rozhodování musíte dělat stále znovu a znovu, přičemž se spoléháte především na svoji intuici.
Tento postup má svoje úskalí, časem nejspíše narazíte na to, že když se podíváte zpět na uplynulý den, týden nebo měsíc, splnili jste spoustu úkolů, ale mnoho prioritních věcí zůstalo stát. Permanentní rozhodování o prioritách je poměrně náročné, protože svým způsobem vyžaduje mít v hlavě pro okamžik rozhodnutí všechny relevantní projekty a cíle - avšak držení věcí v hlavě je jedna z věcí, kterou se GTD naopak snaží potlačit. Problém rizika nižšího zaměření na priority je podle mého jedním z hlavních úskalí aplikace GTD.

Proč o tom píšu? Protože jsem narazil na zajímavé řešení tohoto problému, kterým je aplikace Life Balance . Jedná se o software pro správu úkolů a času pro Windows, Mac, Palm a iPhone. Z mého pohledu se jedná vlastně o implementaci GTD, avšak s několika velmi zajímavými vlastnostmi.

Jak Life Balance funguje? Základem je část, nazvaná Outline, kde si ve stromové struktuře nadefinujete jednotlivé oblasti života, např. práce, rodina, zdraví/kondice, osobní rozvoj atd. Ty se pak dále větví na projekty, podprojekty (do libovolné hloubky) a nakonec na jednotlivé úkoly. U každého úkolu tak ve stromu jasně vidíte jeho vazbu směrem nahoru až k nejvyšší úrovni. Příkladem může být vaše práce, která se dělí na jednotlivé oblasti - řekněme že jste majitelem firmy a tu si v Life Balance rozdělíte na Finance, Obchod, Marketing, Logistiku, Provoz, Personalistiku atd. Toto větvení dále rozčleníte, např. Marketing na venkovní reklamu, péči o stálé zákazníky a web. Takto můžete postupuvat dále, a hloubka může být pro různé větve odlišná, dle potřeby. K jednotlivým oblastem pak můžete přidat aktuální projekty, k nim pak úkoly. Úkolem je položka nejnižší úrovně, tedy taková položka, která již nemá podpoložky. To mimochodem přesně odpovídá filozofii GTD, neboť pokud daná záležitost vyžaduje více kroků (akcí), jde o projekt. V LB tak stačí úkolu přidat podúkol a hned se z něj stává projekt. Allen by zaplesal :-)

Pro jednotlivé položky se v LB nastavuje jednak důležitost (importance), a to velmi zajímavým způsobem - posuvníkem. Nemusíte tedy uvažovat o prioritě v intencích A/B/C nebo 1-5 apod. ale prostě pocitově posunete posuvník mezi minimální hodnotou none na levé straně a maximální essential na pravé staně. Ale pozor. Nejde o prioritu, ale důležitost - rozdíl vysvětlím za chvíli. A další podstatná věc: důležitost (nebo chcete-li význam) nastavujete ne absolutně, ale ve vztahu k nadřazené položce. Např. u úkolu tedy nastavujete, jak je důležitý pro příslušný projekt, nikoliv ve srovnání se všemi vašimi úkoly (což je super, protože je to mnohem snadnější).

Dále položkám nastavíte, kdy mají být hotovy, a to buď ponecháním výběru na volbě Once, kterou použijete, pokud úkol nemá pevný termín nebo nastavením konkrétního data - také můžete úkol označit jako opakovaný, např. každé 2 týdny. U termínovaných úkolů pak nastavujete položku Lead time, tj. čas nutný na přípravu.

A nyní se dostáváme k prioritizaci úkolů. V záložce To Do najdete seznam úkolů k vykonání, který můžete filtrovat dle kontextů (ty se v LB označují Places a ještě se k nim dostaneme). Zde ale najdete největší změnu, oproti jiným systémům - a jde o to, co jsem již naznačil, tj. že vám Life Balance usnadňuje rozhodování o tom, který úkol upřednostnit a navíc se zřetelem nejen na jeho urgentnost dle termínu, ale zejména s ohledem na jeho skutečnou důležitost. Úkoly totiž LB zařazuje do To Do seznamu sám a také stanovuje pořadí položek (prioritu) -  chtělo by  se říci na základě vlastního uvážení :), ale buďmě přesnější - na základě interního algoritmu. U každého úkolu vyhodnotí, jakou jste mu posuvníkem přiřadili význam v rámci projektu, ale také jaký význam má projekt v rámci kategorie a tak dále až ke kořeni stromu - jaký význam má kategorie v dané oblasti vašeho života. Dále zohlední termín splnění úkolu stejně jako termín splnění projektu, do nějž spadá, pokud jsou nastaveny. Svůj význam zde také najde Lead time - když nastane doba na přípravu, LB vám začne úkol podstrkovat do To Do listu a postupně ho s blížícím se termínem posouvá v seznamu výš a výš. Poslední věc, která je zohledněně při tvorbě To Do seznamu (tedy jeho dynamické generování z Outline) pro daný kontext (Place) je balancování mezi jednotlivými oblastmi vašeho života (odtud název Life Balance). Úplně na začátku, o čemž jsem se zatím nezmínil, totiž nastavíte pro jednotlivé oblasti života (nebo jiné kořenové kategorie, pokud se rozhodnete používat program jinak - sami tvůrci zde uvádí ve vzorových datech spíše hlavní cíle) na koláčovém grafu žádoucí rozdělení času resp. úsilí mezi jednotlivé oblasti. Vždy při splnění úkolu se připočte k dané oblasti určitý kredit (podle toho, jak u daného úkolu, projektu nebo kategorie nastavíte - opět intuitivně posuvníkem- tzv. Effort, pod kterým si můžete představit třeba čas, ale lépe opravdu úsilí, protože i krátký úkol vám může sebrat hodně energie) a pokud věnujete některé oblasti více nebo méně úsilí než jste si stanovili jako žádoucí, LB podle toho koriguje, které úkoly zařazuje a v jakém pořadí do To Do listu. Věnujete-li se tedy napříkad příliš práci na úkor rodiny nebo osobního rozvoje, LB vám začne podstrkovat do To Do listů úkoly z těchto oblastí.

Funguje to opravdu skvělě, nemusíte se zabývat prioritizací úkolů, LB to dělá za vás - předpokladem je samozřejmě správné nastavení parametrů u jednotlivých položek (zejména Importance, Effort, Lead time). Vždy máte pro jednotlivé kontexty k dispozici aktuální To Do list a to jednak seřazený podle priorit s přihlednutím k opravdu dlouhodobým prioritám a jednak bez úkolů, na které je dost času a objeví se samy později (např. si nastavíte úkol Posekat trávník jednou za 2 týdny s Lead time 2 dny a po jeho splnění na vás tento úkol nebude nikde (na rozdíl třeba od Remember The Milk , kde se objeví znovu na konci seznamu) vykukovat a stresovat díky vizuálnímu zvětšívání délky seznamu, objeví se zase až 2 dny před dalším termínem.

Výborně jsou propracované také Places, které odpovídají kontextům GTD. Place nastavujete pro každou položku - můžete také využít možnosti Anywhere, tedy kdekoliv. Places ale mají 2 další velmi zajímavé možnosti. Jednak je to možnost nastavení, že některý place zahrnunuje jiný. Např. place Telefon může být zahrnutý v places Doma i Práce. Takže se vám na obou  místech mohou ukazovat i naplánované telefonáty. Já třeba mám udělané places na jednotlivé podřízené, takže když úkolu např. přidělím place Novák a jinému Blažek, oba se mi mohou ukazovat v Agendas resp. Waiting For (viz. GTD kontexty v originále, nevím jak jsou pojmenované v českém překladu) a ty zase v rámci Work. Pokud mám poradu s Blažkem, vyberu si ale jen place Blažek ... Když se chci soustředit na práci na počítači a tyto úkoly v rámci Work nevidět, zvolím příslušný place Computer, který je jinak také zahrnutý ve Work ...
Nebo položka Errands (pochůzky) mi zahrnuje Shopping (nákupy) a ta zase Hypermarket, Hobbymarket, Sportshop atd. Pokud jsem tedy v OBI nebo Bauhausu, zobrazím si (na iPhone, pro který existuje nativní aplikace Life Balance, synchronizovaná s desktopovou verzí) To Do pro place Hobbymarket, ale pokud mám obecně víc času na vyřízení pochůzek, zobrazím si place Errands a mám v něm zahrnuté i ty věci k nákupu v hobbymarketu.  A zde se uplatní další vlastnost places - Hours. Je možné v kalendáři přehledně označit otevírací doby jednotlivých places, takže se pak úkoly v Errands To Do listu zobrazují jen pro places, které mají zrovna otevřeno. Toto s výhodou používám opět pro Agendas/WaitingFor, neboť pro podřízené mám vyzačenou jejich pracovní dobu, takže když si přivstanu a jsem v práci v 7 ráno, nemotají se mi v seznamu Work položky, vztahující se k lidem, kteří přijdou až na osmou. Po osmé mi tam pak samy přískočí - super :-)

Zajímavé také je, že pokud s Life Balance průběžně pracujete, podstatně se zkrátí doba potřebná pro týdenní plánování (resp. GTD weekly review) neboť celý váš systém se vlastně aktualizuje průběžně a dynamicky.

Life Balance je prostě skvělý program, určitě ho doporučuji vyzkoušet - k dispozici je i 30 denní verze. Nenechte se odradit trošku obstarožněji vypadajícím uživatelským rozhraním (na to, jak jsem to skvělý program, má design jako z roku 2000 :-) a ovládáním, které se může na první ozkoušení zdát trochu neohrabané. Stáhněte si demo z webu Life Balance, dejte si nějaký čas na vyzkoušení a určitě si zvyknete - objevíte také určitě pár vychytávek, které jsem zapoměl zmínit - můžete se s ostatním podělit zde v komentářích pod článkem ...

O jednu se podělím i já: jde o možnost částo Outline exportovat a později importovat do větví. To je super pro opakované projekty, např. přípravu každoročního setkání zákazníků. Nebo si můžete vyexportovat seznam úkolů souvisejících s odjezdem na lyžařský výlet (co zabalit atd.) a za rok si seznam zase naimportovat snadno k projektu ...

Na Life Balance jsem zcela přešel z dosavadního RTM (které má mimochodem od tohoto týdne také k dispozici nativní iPhone aplikaci, pěkně zpracovanou) a rozhodně nelituji, naopak.