Žrout času email a co s ním

Asi každý, kdo k práci používá počítač bude souhlasit s tím, že zvládání emailu (už samotný častý výskyt tohoto slovního spojení mluví sám za sebe) je v dnešní době docela výzvou. Nemluvím o spamu, ten už dnes řeší filry tak dobře, že je to problém spíš pro techniky (zahlcování sítí a serverů), ne pro uživatele. Mluvím o neúměrně nabobtnalé komunikaci. 

V návodech, jak se vypořádat se záplavou emailů, z nichž téměř každý vyžaduje nějakou reakci (a pokud ne, tak i samotné přečtení a vyhodnocení zabere nějaký čas), najdete často rady typu "omezte email na maximálně 2 hodiny denně". To mi přijde docela šílené ... Pokud pracujete 8 nebo 9 hodin denně, věnujete čtvrtinu (!) svého času emailu?  Myslím, že to není o stanovení limitu, i když ten může pomoci vám si uvědomit, kam až to zašlo. Ale pak by měl být spíš tak 1/2 hodiny, v některých případech možná max. hodinu. Spíš než o časovém limitu je dle mého zvládání emailu o přístupu k němu.

Pojďme se tedy podívat, jak na to. Největším nepřítelem efektivity v této oblasti je fakt, že my sami nebo lidé se kterými komunikujeme, používají email nevhodným způsobem. Nabízím přehled nejčastějších prohřešků a tipy, jak se s nimi vypořádat (přehled určitě není kompletní, ale snažil jsem se vypíchnout alespoň ty hlavní):

• Nevhodná volba komunikačního prostředku. Lidé často volí email tam, kdy by bylo lepší zavolat nebo se zastavit osobně, zvlášť pokud jste v jedné budově. Důvody jsou různé - často je to například nejistota v osobní komunikaci, předpokládají, že do mailu myšlenku lépe zformulují. Může jít i o snahu mít "důkaz" o tom, že například informaci předali, jak se k nějakému problému vyjádřili apod. Mimochodem, použití nevhodného komunikačního kanálu je velmi časté nejenom u emailu, ale prakticky při veškeré elektronické komunikaci - je poměrně mladá a lidé se ještě nenaučili rozlišovat vhodné volby. Často vám např. někdo pošle přes instant messaging komunikaci zprávu, která nevyžaduje okamžitou (instant) odpověď a právě email by byl vhodnější. Trochu z jiného soudku, ale dnes typické, je upozorňovaní bloggery na jejich nový článek na twitteru - přitom lze předpokládat, že 95% jejich followerů také odebírá RSS kanál jejich blogu. Zbytečná duplicita ... Ale zpět k emailu: "obrana" je v tomto případě nesnadná, protože jediná možnost je vychovávat ostatní, alespoň ty, se kterými komunikujete nejčastěji. Prostě svým kolegům a podřízeným vysvětlete, co vám mají posílat emailem a co ne. Chce to trpělivost, ale je to možné. Testováno na lidech :)
• Očekávání okamžité reakce. Vlastně souvisí s předchozím bodem. Pokud někdo potřebuje rekci ihned, neměl by používat email (leda že vám potřebuje poslat např. podklady k následnému telefonátu). Bohužel možnost často vyvolává očekávání (a proto je mimochodem také polovina lidí otroky mobilních telefonů, protože možnost vzít hovor takřka kdekoliv a kdykoliv vede k očekávání, že jste pro každého trvale na příjmu ...). Už se Vám asi stalo, že vás někdo hodinu nebo dvě po poslání mailu urgoval o odpověď a divil se, že na emaily nereagujete ihned. I zde je třeba vysvětlit okolí, na co je email určen a na co ne. Zde je výchovu možné podpořit tím, že těm, co nechápou, že email není real time aplikace, budete cíleně odpovídat s prodlením, i když na okamžitou reakci zrovna máte čas. Věřte, že se přizpůsobí ...
• Mor jménem Carbon Copy.  Rozšířeným nešvarem je posílání emailu v kopii (CC:) dalším lidem, kterých by se třeba jen vzdáleně mohl týkat. Často jde o alibismus - dáme do kopie kolegy, protože kdyby něco, tak "vždyť jsi o tom věděl, poslal jsem ti kopii a nic jsi nenamítal". A příště zase z alibismu dají do kopie oni nás. Takže všichni víme o všem, ale nikdo se pořádně nedostane ke svojí práci. Každý čte kopie mailů (o jejich několikastránkových přílohách ve wordu nemluvě) a jejich přílohy, protože co kdyby mu za týden někdo řekl "vždyť jsi o tom věděl ...".  Získat názor kolegů (rovná se učinit je spoluzodpovědnými za rozhodnutí) je také snadné - přepošlete email s otázkou "Co si o tom myslíš?", případně "Jaký je tvůj názor?". Alibismus zase někomu vygeneroval pár (desítek) minut práce ... A čím víc lidí je v kopii, tím víc - domyslete sami. Takže dávají vás alibisté také do CC:? Jediná možná obrana je odmítnutí, např. "Nezlob se, ale tenhle projekt se mně netýká, pokud bych to měl celé číst a být za to spoluzodpovědný, nestihl bych ten a ten projekt. Přílohy jsem tedy nečetl, pokud opravdu potřebuješ moje zapojení, domluv si to s mým šéfem, ať mi na to vyhradí potřebný čas. Díky za pochopení". Důležitá je pasáž "přílohy jsem nečetl" nebo "četl jsem jen prvních pár vět" - alibistovi se nepodařilo vás "namočit" a příště to už snad neudělá. A pokud ano, postup už znáte.
• Dlouhé maily. Je neuvěřitelné, jak dlouhé emaily jsou někteří lidé schopni napsat, když (a opět, jsme u prvního bodu) by stačil krátký telefonát. Problém totiž je, že do emailu tito lidé vypisují zaobaleně i "odpovědi" na vaše očekávané či možné reakce, přitom v telefonu by hned znali tu skutečnou a nemuseli by řešit všechny možné eventuality. Obrana je opět výchovná - pokud vám někdo napíše dlouhý email, místo psaní odpovědi mu zavolejte ...      
• Zahlcený Inbox. Pokud je vaše složka Doručená pošta trvale přeplněná, vede to k tomu, že se mnohým emailům věnujete opakovaně - x krát je otevřete a zase zavřete, protože třeba ještě nemáte podklady k odpovědi, záležitost není prioritní nebo se vám do ní třeba nechce. Samotná halda emailů v inboxu vede k časovým ztrátám a také ke stresu z pocitu nezvládání. Počet nevyřízených zpráv narůstá nejenom odkládáním jejich vyřízení, ale i tím, že si některé necháváte jako připomínku nějaké záležitosti, která ovšem není absolutně aktuální. To je samozřejmě v rozporu s GTD, nicméně na druhé straně - teoreticky správný postup, tzn. záležitost si poznačit do některého z ToDo listů může být při velkém množství těchto případů docela časově náročné a ubíjející. Moje rada zní: vytvořte si složky, pojmenované např. _Denně, _Týdně, _Měsíčně (podtržítko na začátku zajistí, že budou v seznamu na začátku). Do nich přesouvejte všechny maily, které nebudete řešit DNES. A vyberte složku podle toho, kdy se potřebujete či chcete k mailu vrátit. Naprosto zásadní je, aby jste rychle prolétli obsah složky dle jejího názvu, tedy _Denně každý den (nejlépe ráno), _Týdně nejlépe v pátek a _Měsíčně nejlépe posledního. Pokud pak například ve středu dostanete email, který budete chtít probrat další úterý na poradě s kolegou, přesunete ho do složky _Týdně. Do pátku pak od něj máte pokoj a v Doručené poště vám nezavazí.  V pátek (pokud používáte GTW, tak v rámci Weekly Review) jej přesunete do složky _Denně. V pondělí jej při ignorujete jako neaktuální, v úterý jej přesunete do Doručené pošty a s kolegou projednáte. V doručené poště tak máte vždy jen maily na vyřízení v daný den plus nové maily k roztřídění nebo okamžitému vyřízení. Cílem je samozřejmě prázdný inbox každý den :-). Tento postup vřele doporučuji, nicméně upozorňuji, že jeho zavedení jako rutiny k plnému užitku nějaký čas trvá, obvykle zhruba měsíc.

Doufám, že vám těchto pár rad pomůže k lepšímu zvládání emailu. Vaše případné zkušenosti vítám v diskusi.